とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceとBoxを連携して、専用フォルダを自動作成するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
- ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
- チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceにページが作成されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成忘れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceのページ情報などを基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなど、トリガーで取得した情報を活用すると便利です。
- 作成したフォルダをBox内のどの場所に格納するか、親フォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Confluenceで議事録を作成したら、関連資料をBoxのフォルダにも格納している」
「ConfluenceのページタイトルとBoxのフォルダ名を手作業で合わせているので、手間がかかるし、たまに間違えてしまう…」
このように、ナレッジ管理ツールのConfluenceとオンラインストレージのBoxを併用する中で、手作業での情報連携に限界を感じていませんか？
もし、Confluenceで新しいページを作成した際に、関連するフォルダがBoxに自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放され、業務全体の生産性を向上させることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
フォルダ作成の効率化アップを目指すための自動化
従来、Confluenceでページを作成した後のBoxでのフォルダ作成は手動で行う必要があります。
手動作業がメインになるため、意図せずに対応を忘れてしまうこともあるかもしれません。
また、作業には時間がかかるので、その他の業務に充分なリソースを充てられないと悩む方も多いはず。
この課題を解決に導くため、有効なツールはないものか。そう考える方にとって、ノーコード自動化ツールのYoomは最適解となる可能性があります。
ConfluenceとBoxを連携してできること
ConfluenceとBoxのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたConfluenceからBoxへの情報登録などを自動化できます。
この連携により、手作業による時間や手間を削減できるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報管理を実現します。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Confluenceで新しいページを作成するたびに、そのページのタイトルと同じ名前のフォルダがBoxに自動で作成されるため、手作業でフォルダを作成し、名前を合わせるといった手間を省くことが可能です。
これにより、ドキュメントと関連ファイルの管理が効率化され、情報の散在や命名ミスを防ぎます。
Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
- ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
- チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceにページが作成されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成忘れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceのページ情報などを基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなど、トリガーで取得した情報を活用すると便利です。
- 作成したフォルダをBox内のどの場所に格納するか、親フォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
特定のプロジェクトに関するページや、特定のラベルが付与されたページなど、あらかじめ設定した条件に合致するConfluenceページが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを自動生成します。
この連携により、不要なフォルダの作成を防ぎ、Box内をより整理された状態に保ちながら、重要な情報だけを的確に管理することが可能です。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceでナレッジや議事録を作成するたびに、関連ファイルを格納するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、ConfluenceとBoxの連携を自動化でき、特定のページが作成されたことをトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとBoxを連携させて、プロジェクトのドキュメントやファイルを管理している方
- Confluenceでのページ作成後、手作業でBoxにフォルダを作成しており手間を感じている方
- 情報管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されるとBoxにフォルダが自動生成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、ConfluenceとBoxでの情報管理の一貫性を保てます
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、フローボットを起動させたいページの条件を任意で設定してください。例えば、特定のスペースや特定のラベルが付いたページのみを対象とすることが可能です
- Boxでフォルダを作成する設定では、作成するフォルダの名称や、どのフォルダ配下に作成するかを任意で設定してください。Confluenceのページタイトルをフォルダ名にすることも可能です
■注意事項
- ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ConfluenceとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にConfluenceとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はConfluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ConfluenceとBoxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Confluenceのトリガー設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
- ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
- チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceにページが作成されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成忘れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceのページ情報などを基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなど、トリガーで取得した情報を活用すると便利です。
- 作成したフォルダをBox内のどの場所に格納するか、親フォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceの連携
以下のナビを参考に操作を進めてください。
Confluenceの連携が完了しました！
Boxの連携
こちらもナビに沿って登録作業を行いましょう。
これで、2つのアプリの登録が完了しました！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
- ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
- チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceにページが作成されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成忘れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceのページ情報などを基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなど、トリガーで取得した情報を活用すると便利です。
- 作成したフォルダをBox内のどの場所に格納するか、親フォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めます。
ステップ3：Confluenceのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのですが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
- クラウドID：入力欄を選択すると、候補が表示されるので対象のクラウドIDを選択してください。
設定が完了したら、この後のテスト操作でConfluenceのページが作成されている必要があります。
架空の情報（「テスト」や「Confluence」など）で良いので、ページを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなページを作成しました！
Confluenceの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
最後に「保存する」を選択し、次のステップへ進みましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：Boxのフォルダ作成設定
続いて、Confluenceで抽出したデータを用いて、Boxにフォルダを作成する設定をしましょう。
赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は例として、Confluenceから取得した値を活用しました！
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに異なるフォルダ名が動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じフォルダ名が設定されてしまうため注意が必要です。
「親フォルダのコンテンツID」を枠下の説明に沿って設定します。
設定できたら「テスト」を行います。
成功すると、下記のようにBoxへ指定したタイトルのフォルダが作成されているはずなので、確認してみてください。
最後に、Yoom画面に戻ったら「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認を行いましょう！
BoxのデータをConfluenceに連携したい場合
今回はConfluenceからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの画像ファイルからOCR機能でテキスト情報を自動抽出し、その内容を本文としてConfluenceのページを新規作成できるため、手作業での文字起こしや転記作業が不要になります。
この連携は、OCRによるテキスト抽出処理を含むパターンであり、紙媒体の情報を効率的にデジタル化し、ナレッジとして蓄積する際に役立つでしょう。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Boxに保存された契約書や請求書などの内容をConfluenceに手作業で転記する際、手間や時間がかかると感じていませんか？
こうした作業は入力ミスなども起こりやすく、情報の正確性を保つのが難しいという課題もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をもとにConfluenceへ新規ページを作成するため、手作業による転記業務を効率化し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとConfluenceを利用して、書類内容のナレッジ化を行っている方
- 契約書や請求書などの情報を手作業で転記しており、入力ミスに課題を感じている方
- 定型的な情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで、OCRでの読み取りからConfluenceへのページ作成までが自動で実行されるため、転記作業にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ナレッジの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」を設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとに新規ページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、文字数に応じた後続アクションの分岐や、特定の項目のみの抽出、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページの公開ステータスなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する
Boxの特定のフォルダに格納されたファイルなど、条件に合致するファイルのみを対象にOCR処理を行い、Confluenceにページを作成することで、関連性の高い情報だけを効率的にドキュメント化し、情報管理の精度を高めます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させることが可能なパターンであり、必要な情報だけを自動でナレッジベースに集約したい場合に最適です。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書の内容を確認し、Confluenceに手動でフォルダを作成して情報を整理する作業は、手間がかかりミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRがファイル内容を読み取り、その情報をもとにConfluenceへ自動でフォルダを作成するため、BoxとConfluenceを連携させた効率的なドキュメント管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納したファイルの情報をConfluenceへ手作業で転記している方
- BoxとConfluenceを連携させ、ファイルやナレッジの管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの定型的な書類処理業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納からConfluenceでのフォルダ作成までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による書類内容の確認ミスや転記漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減することで、正確な情報管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとConfluenceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します
- 最後に、Confluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに任意のフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、自動化の対象としたいファイルの条件を任意に設定してください
- AI機能のOCR設定では、請求書番号や日付、取引先名など、ファイルから抽出したい情報の項目を任意に指定することが可能です
- Confluenceでフォルダを作成する際、OCRで抽出した情報などを組み合わせてフォルダ名を動的に設定したり、格納先のスペースや親ページを任意に指定したりできます
■注意事項
- BoxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
ConfluenceとBoxを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、ConfluenceとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ConfluenceとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Confluenceを使った便利な自動化例
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceに招待したり、GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを自動作成したりできます。
また、Confluenceで作成・更新されたページをトリガーに、Microsoft SharePointにフォルダを作成したり、Notionに追加したり、ChatGPTで内容を解析してコメントを追加したりと、様々なツールとの連携が可能です。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方
- ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方
- ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。
- ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
- ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
- ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、トリガーで作成されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を活用し、取得したページ情報が特定の条件に合致する場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにConfluenceのページ情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionに追加したいConfluenceページの条件を任意で設定してください。例えば、ページのタイトルやラベルに特定のテキストが含まれる場合のみ連携するといったカスタムが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、連携先のデータベースIDを任意で設定できます。また、どの項目に何の情報を追加するかも自由に設定でき、Confluenceから取得したページタイトルやURLなどを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceでページが更新されたら、ChatGPTで解析し任意の情報をフッターコメントに追加する
試してみる
■概要
Confluenceで作成・更新されるドキュメントの数が多く、内容のキャッチアップに手間がかかると感じていませんか。このワークフローは、ConfluenceとChatGPTを連携させることで、ページの更新をトリガーにChatGPTが自動で内容を解析し、フッターにコメントを追加する作業を自動化します。手作業での確認や要約作成の手間を省き、チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceをナレッジベースとして活用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- ChatGPTを活用して、Confluenceのドキュメント管理をさらに便利にしたい方
- ページの更新内容を手作業で確認・要約する業務に時間を要しているチームメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが更新されるとChatGPTが自動で解析するため、内容の確認や要約作成にかかる時間を短縮できます
- フッターに要約などが自動で追加されることで情報の見落としを防ぎ、チーム内での認識齟齬の発生を抑制します
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに分岐機能を設け、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むように設定します
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、更新されたページの内容を取得します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したページ内容を元に任意のテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページにフッターコメントを追加」アクションを設定し、生成されたテキストをコメントとして追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定では、対象とするクラウドIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、特定のスペースでの更新のみを対象にするなど、後続の処理に進むための条件を自由にカスタマイズできます
- ChatGPTに与えるプロンプトは自由に編集可能です。「このページの内容を3行で要約して」など、目的に応じて設定してください
- Confluenceへのコメント追加時には、ChatGPTが生成したテキストだけでなく、固定の文言などを組み合わせて内容を自由に設定できます
■注意事項
- Confluence、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとConfluenceを利用し、新入社員の招待を手作業で行っている方
- 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業による招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、円滑な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceに従業員が登録されると自動でConfluenceへ招待されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待メールの送り間違いや、招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の基盤を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、検索したユーザーのメールアドレス宛に招待を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索の条件となる項目とキーワードを任意で設定してください。
- Confluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションでは、招待先のクラウドIDや、招待するユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubとConfluence間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている開発担当者の方
- Issueに基づいた仕様書や議事録の作成漏れを防ぎ、管理を徹底したいプロジェクトマネージャーの方
- 開発チームのドキュメント管理プロセスを自動化し、標準化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのIssue作成後に自動でConfluenceのページが作成されるため、ドキュメント作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるページの作成漏れや、Issue情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGitHubの「Issueを取得」アクションを設定し、トリガーとなったIssueの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得したIssueの情報をもとにページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceの「ページを作成」オペレーションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のGitHubから取得したIssueのタイトルや担当者といった動的な値を組み合わせて、独自のフォーマットでページを作成することが可能です。
■注意事項
- GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxを使った便利な自動化例
Boxにファイルがアップロードされたら、自動でSlackに通知したり、OneDriveに連携したりできます。
また、DocuSignで署名された証明書をBoxに格納したり、Salesforceに新規レコードが登録された際にBoxにフォルダを作成したりも可能です。
さらに、Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することで、情報の整理や共有を効率化できます。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
まとめ
ConfluenceとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたConfluenceのページ作成に伴うBoxでのフォルダ作成作業の手間を削減し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はドキュメントとファイルの整合性を気にすることなく、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Microsoft Excelと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：Confluenceの「ページ更新」をきっかけに連携できますか？
A：
Confluenceの「ページが作成または更新されたら」というトリガーと、分岐オペレーションを使用することで実現可能です。
なお、分岐オペレーションはミニプラン以上で利用可能です。
分岐の設定方法について詳しくは以下をご覧ください。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：
はい、可能です。
今回は、Confluenceで取得した値を活用してフォルダ名を設定しましたが、例えば【プロジェクト名】_ページタイトル」など、固定テキストを組み合わせることも可能です。
また、下記画像のように「日付」タブを選択することで任意の変動日付をファイル名に追加することもできます。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：
Yoomでは進行していたフローボットにエラーが生じた場合、エラー箇所でオペレーションが停止されます。
その際にはワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
メール内のリンクからエラーになったオペレーションと、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
