【簡単設定】ConfluenceのデータをもとにBoxでフォルダを自動作成する方法

とにかく早く試したい方へ

YoomにはConfluenceとBoxを連携して、専用フォルダを自動作成するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
・ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方

■注意事項
・ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

「Confluenceで議事録を作成したら、関連資料をBoxのフォルダにも格納している」
「ConfluenceのページタイトルとBoxのフォルダ名を手作業で合わせているので、手間がかかるし、たまに間違えてしまう…」

このように、ナレッジ管理ツールのConfluenceとオンラインストレージのBoxを併用する中で、手作業での情報連携に限界を感じていませんか？

もし、Confluenceで新しいページを作成した際に、関連するフォルダがBoxに自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放され、業務全体の生産性を向上させることができます。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！

フォルダ作成の効率化アップを目指すための自動化

従来、Confluenceでページを作成した後のBoxでのフォルダ作成は手動で行う必要があります。
手動作業がメインになるため、意図せずに対応を忘れてしまうこともあるかもしれません。
また、作業には時間がかかるので、その他の業務に充分なリソースを充てられないと悩む方も多いはず。
この課題を解決に導くため、有効なツールはないものか。そう考える方にとって、ノーコード自動化ツールのYoomは最適解となる可能性があります。

ConfluenceとBoxを連携してできること

ConfluenceとBoxのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたConfluenceからBoxへの情報登録などを自動化できます。

この連携により、手作業による時間や手間を削減できるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報管理を実現します。

これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

Confluenceで新しいページを作成するたびに、そのページのタイトルと同じ名前のフォルダがBoxに自動で作成されるため、手作業でフォルダを作成し、名前を合わせるといった手間を省くことが可能です。

これにより、ドキュメントと関連ファイルの管理が効率化され、情報の散在や命名ミスを防ぎます。

Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
・ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方

■注意事項
・ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

特定のプロジェクトに関するページや、特定のラベルが付与されたページなど、あらかじめ設定した条件に合致するConfluenceページが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを自動生成します。

この連携により、不要なフォルダの作成を防ぎ、Box内をより整理された状態に保ちながら、重要な情報だけを的確に管理することが可能です。

Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Confluenceでナレッジや議事録を作成するたびに、関連ファイルを格納するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、ConfluenceとBoxの連携を自動化でき、特定のページが作成されたことをトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成し、情報管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとBoxを連携させて、プロジェクトのドキュメントやファイルを管理している方
・Confluenceでのページ作成後、手作業でBoxにフォルダを作成しており手間を感じている方
・情報管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ConfluenceとBoxの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にConfluenceとBoxを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Box

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はConfluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• ConfluenceとBoxをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Confluenceのトリガー設定およびBoxのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
・ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方

■注意事項
・ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Confluenceの連携
以下のナビを参考に操作を進めてください。

Confluenceの連携が完了しました！

Boxの連携

こちらもナビに沿って登録作業を行いましょう。

これで、2つのアプリの登録が完了しました！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成したドキュメントとBoxのファイルを紐付けて管理したい方
・ConfluenceとBox間の手作業によるフォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内でのドキュメントやナレッジ管理のルールを統一し、効率化したい方

■注意事項
・ConfluenceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めます。

ステップ3：Confluenceのトリガー設定

それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。

次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。

設定が完了したら「次へ」を押してください。

画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのですが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
  

• クラウドID：入力欄を選択すると、候補が表示されるので対象のクラウドIDを選択してください。
  

設定が完了したら、この後のテスト操作でConfluenceのページが作成されている必要があります。
架空の情報（「テスト」や「Confluence」など）で良いので、ページを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなページを作成しました！

Confluenceの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！

最後に「保存する」を選択し、次のステップへ進みましょう。

※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。

ステップ4：Boxのフォルダ作成設定

続いて、Confluenceで抽出したデータを用いて、Boxにフォルダを作成する設定をしましょう。
赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

画面が切り替わったら、「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は例として、Confluenceから取得した値を活用しました！

取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに異なるフォルダ名が動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じフォルダ名が設定されてしまうため注意が必要です。

「親フォルダのコンテンツID」を枠下の説明に沿って設定します。

設定できたら「テスト」を行います。
成功すると、下記のようにBoxへ指定したタイトルのフォルダが作成されているはずなので、確認してみてください。
最後に、Yoom画面に戻ったら「保存する」を選択しましょう。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認を行いましょう！

BoxのデータをConfluenceに連携したい場合

今回はConfluenceからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する

Boxにアップロードされた請求書や契約書などの画像ファイルからOCR機能でテキスト情報を自動抽出し、その内容を本文としてConfluenceのページを新規作成できるため、手作業での文字起こしや転記作業が不要になります。

この連携は、OCRによるテキスト抽出処理を含むパターンであり、紙媒体の情報を効率的にデジタル化し、ナレッジとして蓄積する際に役立つでしょう。

Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する

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■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、ファイルのデジタル化とドキュメント管理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたファイルをOCR技術で自動的に読み取り、必要な情報を抽出します。
そのデータをもとにConfluenceで新規ページを自動生成することで、資料作成の手間を削減し、情報の一元管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとConfluenceを利用しており、手動でのファイル管理やページ作成に時間がかかっている方
・大量の文書データを効率的に処理したいと考えているプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を目指し、Yoomを活用してワークフローを最適化したいIT担当者
・OCR技術を導入して、データの正確性と作業効率を向上させたい企業の運営者

■注意事項
・Box、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する

Boxの特定のフォルダに格納されたファイルなど、条件に合致するファイルのみを対象にOCR処理を行い、Confluenceにページを作成することで、関連性の高い情報だけを効率的にドキュメント化し、情報管理の精度を高めます。

この連携は、特定の条件で処理を分岐させることが可能なパターンであり、必要な情報だけを自動でナレッジベースに集約したい場合に最適です。

Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する

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■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書の内容を確認し、Confluenceに手動でフォルダを作成して情報を整理する作業は、手間がかかりミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRがファイル内容を読み取り、その情報をもとにConfluenceへ自動でフォルダを作成するため、BoxとConfluenceを連携させた効率的なドキュメント管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに格納したファイルの情報をConfluenceへ手作業で転記している方
・BoxとConfluenceを連携させ、ファイルやナレッジの管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの定型的な書類処理業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■注意事項
・BoxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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ConfluenceとBoxを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、ConfluenceとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。

ConfluenceとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！

Confluenceを使った便利な自動化例

Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceに招待したり、GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを自動作成したりできます。

また、Confluenceで作成・更新されたページをトリガーに、Microsoft SharePointにフォルダを作成したり、Notionに追加したり、ChatGPTで内容を解析してコメントを追加したりと、様々なツールとの連携が可能です。

Confluenceでページが更新されたら、ChatGPTで解析し任意の情報をフッターコメントに追加する

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■概要
Confluenceで作成・更新されるドキュメントの数が多く、内容のキャッチアップに手間がかかると感じていませんか。
このワークフローは、ConfluenceとChatGPTを連携させることで、ページの更新をトリガーにChatGPTが自動で内容を解析し、フッターにコメントを追加する作業を自動化します。
手作業での確認や要約作成の手間を省き、チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceをナレッジベースとして活用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
・ChatGPTを活用して、Confluenceのドキュメント管理をさらに便利にしたい方
・ページの更新内容を手作業で確認・要約する業務に時間を要しているチームメンバーの方

■注意事項
・Confluence、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する

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■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
・ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
・ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
・人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■注意事項
・Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する

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■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者

■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

試してみる

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローは、チームの情報共有とファイル管理をスムーズに行う業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが生まれるたびに、対応するフォルダが自動的にSharePointに作成されることで、情報の一元管理と整理が簡単になります。これにより、チームメンバーは必要な資料や情報に迅速にアクセスでき、作業効率が向上します。
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■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとMicrosoft SharePointを両方活用しているチームリーダーの方
情報共有とファイル管理のプロセスを自動化したいIT担当者の方
複数のプロジェクトで効率的なドキュメント管理を目指しているプロジェクトマネージャーの方
手動でのフォルダ作成による時間の無駄を感じている企業の経営者の方

■注意事項
・Confluence、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Boxを使った便利な自動化例

Boxにファイルがアップロードされたら、自動でSlackに通知したり、OneDriveに連携したりできます。

また、DocuSignで署名された証明書をBoxに格納したり、Salesforceに新規レコードが登録された際にBoxにフォルダを作成したりも可能です。
さらに、Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することで、情報の整理や共有を効率化できます。

BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する

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■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方

2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方

■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する

試してみる

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Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。

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Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する

試してみる

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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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DocuSignの証明書をBoxに格納

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Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。

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Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成

試してみる

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Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。

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まとめ

ConfluenceとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたConfluenceのページ作成に伴うBoxでのフォルダ作成作業の手間を削減し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者はドキュメントとファイルの整合性を気にすることなく、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

関連記事：Microsoft Excelと連携したフローを紹介した記事

よくあるご質問

Q：Confluenceの「ページ更新」をきっかけに連携できますか？

A：

Confluenceの「ページが作成または更新されたら」というトリガーと、分岐オペレーションを使用することで実現可能です。
なお、分岐オペレーションはミニプラン以上で利用可能です。
分岐の設定方法について詳しくは以下をご覧ください。

• 「分岐」の設定方法

Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？

A：

はい、可能です。
今回は、Confluenceで取得した値を活用してフォルダ名を設定しましたが、例えば【プロジェクト名】_ページタイトル」など、固定テキストを組み合わせることも可能です。
また、下記画像のように「日付」タブを選択することで任意の変動日付をファイル名に追加することもできます。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。