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とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceとBoxを連携して、専用フォルダを自動作成するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Confluenceで議事録を作成したら、関連資料をBoxのフォルダにも格納している」
「ConfluenceのページタイトルとBoxのフォルダ名を手作業で合わせているので、手間がかかるし、たまに間違えてしまう…」
このように、ナレッジ管理ツールのConfluenceとオンラインストレージのBoxを併用する中で、手作業での情報連携に限界を感じていませんか？
もし、Confluenceで新しいページを作成した際に、関連するフォルダがBoxに自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放され、業務全体の生産性を向上させることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
フォルダ作成の効率化アップを目指すための自動化
従来、Confluenceでページを作成した後のBoxでのフォルダ作成は手動で行う必要があります。
手動作業がメインになるため、意図せずに対応を忘れてしまうこともあるかもしれません。
また、作業には時間がかかるので、その他の業務に充分なリソースを充てられないと悩む方も多いはず。
この課題を解決に導くため、有効なツールはないものか。そう考える方にとって、ノーコード自動化ツールのYoomは最適解となる可能性があります。ConfluenceとBoxを連携してできること
ConfluenceとBoxのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたConfluenceからBoxへの情報登録などを自動化できます。
この連携により、手作業による時間や手間を削減できるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報管理を実現します。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Confluenceで新しいページを作成するたびに、そのページのタイトルと同じ名前のフォルダがBoxに自動で作成されるため、手作業でフォルダを作成し、名前を合わせるといった手間を省くことが可能です。
これにより、ドキュメントと関連ファイルの管理が効率化され、情報の散在や命名ミスを防ぎます。
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
特定のプロジェクトに関するページや、特定のラベルが付与されたページなど、あらかじめ設定した条件に合致するConfluenceページが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを自動生成します。
この連携により、不要なフォルダの作成を防ぎ、Box内をより整理された状態に保ちながら、重要な情報だけを的確に管理することが可能です。
■概要
Confluenceでナレッジや議事録を作成するたびに、関連ファイルを格納するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、ConfluenceとBoxの連携を自動化でき、特定のページが作成されたことをトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ConfluenceとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にConfluenceとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はConfluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceの連携
以下のナビを参考に操作を進めてください。
Confluenceの連携が完了しました！
Boxの連携
こちらもナビに沿って登録作業を行いましょう。
これで、2つのアプリの登録が完了しました！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Confluenceで議事録や仕様書などのページを作成した後、関連資料を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といった課題に繋がることがあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成とBoxのフォルダ作成を自動で連携させることができ、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めます。
ステップ3：Confluenceのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、この後のテスト操作でConfluenceのページが作成されている必要があります。
架空の情報（「テスト」や「Confluence」など）で良いので、ページを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなページを作成しました！
Confluenceの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
最後に「保存する」を選択し、次のステップへ進みましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：Boxのフォルダ作成設定
続いて、Confluenceで抽出したデータを用いて、Boxにフォルダを作成する設定をしましょう。
赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は例として、Confluenceから取得した値を活用しました！
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに異なるフォルダ名が動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じフォルダ名が設定されてしまうため注意が必要です。
「親フォルダのコンテンツID」を枠下の説明に沿って設定します。
設定できたら「テスト」を行います。
成功すると、下記のようにBoxへ指定したタイトルのフォルダが作成されているはずなので、確認してみてください。
最後に、Yoom画面に戻ったら「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認を行いましょう！
BoxのデータをConfluenceに連携したい場合
今回はConfluenceからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの画像ファイルからOCR機能でテキスト情報を自動抽出し、その内容を本文としてConfluenceのページを新規作成できるため、手作業での文字起こしや転記作業が不要になります。
この連携は、OCRによるテキスト抽出処理を含むパターンであり、紙媒体の情報を効率的にデジタル化し、ナレッジとして蓄積する際に役立つでしょう。
■概要
Boxに保存された契約書や請求書などの内容をConfluenceに手作業で転記する際、手間や時間がかかると感じていませんか？
こうした作業は入力ミスなども起こりやすく、情報の正確性を保つのが難しいという課題もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をもとにConfluenceへ新規ページを作成するため、手作業による転記業務を効率化し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する
Boxの特定のフォルダに格納されたファイルなど、条件に合致するファイルのみを対象にOCR処理を行い、Confluenceにページを作成することで、関連性の高い情報だけを効率的にドキュメント化し、情報管理の精度を高めます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させることが可能なパターンであり、必要な情報だけを自動でナレッジベースに集約したい場合に最適です。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書の内容を確認し、Confluenceに手動でフォルダを作成して情報を整理する作業は、手間がかかりミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRがファイル内容を読み取り、その情報をもとにConfluenceへ自動でフォルダを作成するため、BoxとConfluenceを連携させた効率的なドキュメント管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ConfluenceとBoxを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、ConfluenceとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ConfluenceとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Confluenceを使った便利な自動化例
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceに招待したり、GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを自動作成したりできます。
また、Confluenceで作成・更新されたページをトリガーに、Microsoft SharePointにフォルダを作成したり、Notionに追加したり、ChatGPTで内容を解析してコメントを追加したりと、様々なツールとの連携が可能です。
■概要
Confluenceで作成・更新されるドキュメントの数が多く、内容のキャッチアップに手間がかかると感じていませんか。このワークフローは、ConfluenceとChatGPTを連携させることで、ページの更新をトリガーにChatGPTが自動で内容を解析し、フッターにコメントを追加する作業を自動化します。手作業での確認や要約作成の手間を省き、チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
Boxを使った便利な自動化例
Boxにファイルがアップロードされたら、自動でSlackに通知したり、OneDriveに連携したりできます。
また、DocuSignで署名された証明書をBoxに格納したり、Salesforceに新規レコードが登録された際にBoxにフォルダを作成したりも可能です。
さらに、Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することで、情報の整理や共有を効率化できます。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
ConfluenceとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたConfluenceのページ作成に伴うBoxでのフォルダ作成作業の手間を削減し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はドキュメントとファイルの整合性を気にすることなく、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Microsoft Excelと連携したフローを紹介した記事
Q：Confluenceの「ページ更新」をきっかけに連携できますか？
A：
Confluenceの「ページが作成または更新されたら」というトリガーと、分岐オペレーションを使用することで実現可能です。
なお、分岐オペレーションはミニプラン以上で利用可能です。
分岐の設定方法について詳しくは以下をご覧ください。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：
はい、可能です。
今回は、Confluenceで取得した値を活用してフォルダ名を設定しましたが、例えば【プロジェクト名】_ページタイトル」など、固定テキストを組み合わせることも可能です。
また、下記画像のように「日付」タブを選択することで任意の変動日付をファイル名に追加することもできます。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：
Yoomでは進行していたフローボットにエラーが生じた場合、エラー箇所でオペレーションが停止されます。
その際にはワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
メール内のリンクからエラーになったオペレーションと、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
