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「Confluenceで議事録を作成したら、関連資料をBoxのフォルダにも格納している」
「ConfluenceのページタイトルとBoxのフォルダ名を手作業で合わせているので、手間がかかるし、たまに間違えてしまう…」
このように、ナレッジ管理ツールのConfluenceとオンラインストレージのBoxを併用する中で、手作業での情報連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceで新しいページを作成した際に、関連するフォルダがBoxに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放され、業務全体の生産性を向上させることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとBoxのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたConfluenceからBoxへの情報登録などを自動化できます。
この連携により、手作業による時間や手間を削減できるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報管理を実現します。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで新しいページを作成するたびに、<span class="mark-yellow">そのページのタイトルと同じ名前のフォルダがBoxに自動で作成される</span>ため、手作業でフォルダを作成し、名前を合わせるといった手間を省くことが可能です。
これにより、ドキュメントと関連ファイルの管理が効率化され、情報の散在や命名ミスを防ぎます。
特定のプロジェクトに関するページや、特定のラベルが付与されたページなど、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致するConfluenceページが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを自動生成</span>します。
この連携により、不要なフォルダの作成を防ぎ、Box内をより整理された状態に保ちながら、重要な情報だけを的確に管理することが可能です。
それでは、さっそく実際にConfluenceとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Box
[Yoomとは]
今回はConfluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceの連携
検索ボックスにConfluenceと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Confluenceにログインします。
Eメールアドレスを入力するか、他のログイン方法を選択してください。
ここではGoogleアカウントでログインしてました。
連携したいアカウント情報を選択してください。
画面をスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Boxの連携
先ほどと同じように検索ボックスにBoxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
メールアドレスとパスワードを入力して「承認」を選択します。
アクセス権限について確認して、「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、この後のテスト操作でConfluenceのページが作成されている必要があります。
架空の情報（「テスト」や「Confluence」など）で良いので、ページを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなページを作成しました！
Confluenceの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
最後に「保存する」を選択し、次のステップへ進みましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、Confluenceで抽出したデータを用いて、Boxにフォルダを作成する設定をしましょう。
赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は例として、Confluenceから取得した値を活用しました！
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに異なるフォルダ名が動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じフォルダ名が設定されてしまうため注意が必要です。
「親フォルダのコンテンツID」を枠下の説明に沿って設定します。
設定できたら「テスト」を行います。
成功すると、下記のようにBoxへ指定したタイトルのフォルダが作成されているはずなので、確認してみてください。
最後に、Yoom画面に戻ったら「保存する」を選択しましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認を行いましょう！
今回はConfluenceからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの<span class="mark-yellow">画像ファイルからOCR機能でテキスト情報を自動抽出し、その内容を本文としてConfluenceのページを新規作成</span>できるため、手作業での文字起こしや転記作業が不要になります。
この連携は、OCRによるテキスト抽出処理を含むパターンであり、紙媒体の情報を効率的にデジタル化し、ナレッジとして蓄積する際に役立つでしょう。
Boxの特定のフォルダに格納されたファイルなど、<span class="mark-yellow">条件に合致するファイルのみを対象にOCR処理を行い、Confluenceにページを作成</span>することで、関連性の高い情報だけを効率的にドキュメント化し、情報管理の精度を高めます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させることが可能なパターンであり、必要な情報だけを自動でナレッジベースに集約したい場合に最適です。
Yoomでは、ConfluenceとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ConfluenceとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceに招待したり、GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを自動作成したりできます。
また、Confluenceで作成・更新されたページをトリガーに、Microsoft SharePointにフォルダを作成したり、Notionに追加したり、ChatGPTで内容を解析してコメントを追加したりと、様々なツールとの連携が可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、自動でSlackに転送したり、OneDriveに連携したりできます。
また、DocuSignで署名された証明書をBoxに格納したり、Salesforceに新規レコードが登録された際にBoxにフォルダを作成したりも可能です。
さらに、Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することで、情報の整理や共有を効率化できます。
ConfluenceとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたConfluenceのページ作成に伴うBoxでのフォルダ作成作業の手間を削減し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はドキュメントとファイルの整合性を気にすることなく、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Confluenceの「ページ更新」をきっかけに連携できますか？
A：Confluenceの「ページが作成または更新されたら」というトリガーと、分岐オペレーションを使用することで実現可能です。
なお、分岐オペレーションはミニプラン以上で利用可能です。
分岐の設定方法について詳しくは以下をご覧ください。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。
今回は、Confluenceで取得した値を活用してフォルダ名を設定しましたが、例えば【プロジェクト名】_ページタイトル」など、固定テキストを組み合わせることも可能です。
また、下記画像のように「日付」タブを選択することで任意の変動日付をファイル名に追加することもできます。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
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