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「Confluenceで議事録や仕様書を管理しているけど、進捗管理はMicrosoft Excelで行っているため、毎回手動で転記するのが面倒…」
「Confluenceに新しいページが作成されるたびに、Microsoft Excelの管理台帳にURLやタイトルをコピペしており、手間がかかる上に記入漏れも発生してしまう…」
このように、ConfluenceとMicrosoft Excelを併用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成された際に、その情報を自動でMicrosoft Excelの指定した行に追記する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な転記作業やヒューマンエラーから解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとMicrosoft ExcelのAPIを連携すれば、Confluenceで作成されたページの情報をMicrosoft Excelへ自動的に連携することが可能になります。
これにより、手作業による転記ミスや更新漏れを防ぎ、最新の情報をMicrosoft Excel上で管理できるようになるはずです。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにConfluenceとMicrosoft Excelの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Confluenceで新しいページが作成されるたびに、そのページのタイトルやURL、作成者といった情報を自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行として追加できます。
これにより、<span class="mark-yellow">手動で作成ページリストを更新する手間がなくなり、記録漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防止</span>できるため、正確なページ管理台帳を維持することが可能になります。
Confluenceで議事録や日報など、特定のラベルが付いたページが作成された場合に、そのページ内容をAIで自動的に要約し、結果をMicrosoft Excelに記録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">長文のページ内容を都度確認しなくても、Microsoft Excel上で要点だけを素早く把握できる</span>ため、情報共有の効率化や、チーム全体の状況把握の円滑化を図れます。
それでは、さっそく実際にConfluenceとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はConfluenceでページが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft Excelの連携
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、対象のアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Confluenceの連携
検索ボックスにConfluenceと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Confluenceにログインします。
Eメールアドレスを入力するか、他のログイン方法を選択してください。
ここではGoogleアカウントでログインしていきます。
連携したいアカウント情報を選択してください。
画面をスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、Confluenceでページを作成してください。
Confluenceの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値＝アウトプットは、この後のステップで使用します！
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、Confluenceから抽出したデータを、Microsoft Excelのレコードに追加する設定をしましょう。
赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう！
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルと実行アクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
次の画面では、追加するレコードを設定していきます。
それぞれの入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されるのでカスタマイズしてください。
例えば、「日付」タブを選択することで追加した日付を動的に設定することが出来ます。
また、「取得した値」タブを選択することでConfluenceで取得した情報を活用することも可能です。
取得した値＝アウトプットを用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとにMicrosoft Excelへ動的にレコードを追加できます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じ内容のレコードが追加されてしまうため注意が必要です。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。
下記のように指定したデータが反映していればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
ConfluenceやMicrosoft ExcelのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
HRアプリと連携することで、Confluenceへユーザーを招待する作業を自動化できます。
これにより、新入社員をConfluenceへ招待し忘れることを防げるため、オンボーディング業務の精度を向上させたいときは、以下のテンプレートも利用してみてください。
フォームアプリなどと連携することで、送信された回答をMicrosoft Excelへ転記する作業を自動化できます。
これにより、手動での入力作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
ConfluenceとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたConfluenceのページ情報をMicrosoft Excelへ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報が反映された管理表をもとに業務を進められるようになり、単純な更新作業から解放され、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしConfluenceとMicrosoft Excelの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Excelの既存の行を更新できますか？
A：可能です。以下の手順で設定することで、既存の行を更新することもできます。
以上の方法で、既存のレコードの更新が可能になります。
Q：Confluenceの特定スペースのページだけを連携対象にできますか？
A：はい、特定のスペースを連携対象にすることは可能です。
分岐機能を使用することで、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行するよう設定ができます。
例えば、特定のスペースのページだけや、タイトルに特定のキーワードが含まれる場合のみを連携するといった条件設定が可能です。
分岐の設定方法については、こちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：フローボットでエラーが発生すると、設定したメールアドレスにエラー通知が送信されます。
通知にはエラーの発生箇所やオペレーションが記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
Slack・Chatworkへの通知設定
エラー時の対応方法について
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