Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する

■概要

Boxに保存された契約書や請求書などの内容をConfluenceに手作業で転記する際、手間や時間がかかると感じていませんか？
こうした作業は入力ミスなども起こりやすく、情報の正確性を保つのが難しいという課題もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をもとにConfluenceへ新規ページを作成するため、手作業による転記業務を効率化し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとConfluenceを利用して、書類内容のナレッジ化を行っている方
• 契約書や請求書などの情報を手作業で転記しており、入力ミスに課題を感じている方
• 定型的な情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで、OCRでの読み取りからConfluenceへのページ作成までが自動で実行されるため、転記作業にかかる時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ナレッジの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. その次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
5. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」を設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとに新規ページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、文字数に応じた後続アクションの分岐や、特定の項目のみの抽出、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
• Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページの公開ステータスなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Box、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。