Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や契約書の内容を確認し、Confluenceに手動でフォルダを作成して情報を整理する作業は、手間がかかりミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRがファイル内容を読み取り、その情報をもとにConfluenceへ自動でフォルダを作成するため、BoxとConfluenceを連携させた効率的なドキュメント管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納したファイルの情報をConfluenceへ手作業で転記している方
• BoxとConfluenceを連携させ、ファイルやナレッジの管理を効率化したいと考えている方
• 請求書などの定型的な書類処理業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納からConfluenceでのフォルダ作成までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による書類内容の確認ミスや転記漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減することで、正確な情報管理に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとConfluenceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
5. 次に、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します
6. 最後に、Confluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに任意のフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、自動化の対象としたいファイルの条件を任意に設定してください
• AI機能のOCR設定では、請求書番号や日付、取引先名など、ファイルから抽出したい情報の項目を任意に指定することが可能です
• Confluenceでフォルダを作成する際、OCRで抽出した情報などを組み合わせてフォルダ名を動的に設定したり、格納先のスペースや親ページを任意に指定したりできます

■注意事項‍

• BoxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。