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【ノーコードで実現】GmailのデータをGoogleドキュメントに自動的に連携する方法
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailで受け取ったお客様からの問い合わせ内容を、Googleドキュメントに手作業でコピー＆ペーストしている」
「チームで共有しているプロジェクトの進捗報告メールを、1つのドキュメントに転記している」
このように、GmailとGoogleドキュメント間の情報連携に時間や手間を取られていませんか。こうした定型的で重要な作業は、手作業だと入力ミスや転記漏れが起きやすく、多くの時間を奪ってしまいます。
もし、Gmailに届いた特定のメール情報を自動でGoogleドキュメントに追記・集約する仕組みがあれば、面倒な作業から解放され、情報の正確性と更新スピードを高められます。これにより、浮いた時間や労力を戦略的な分析や企画立案などのコア業務に充てられるようになります。
今回紹介する自動化設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとGoogleドキュメントを連携してできること
GmailとGoogleドキュメントのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や集約といった作業を自動化できます。
例えば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動で指定のGoogleドキュメントに追記することが可能になります。これにより、手作業による手間やミスを減らし、情報の一元管理をスムーズに実現できます。
これからご紹介する自動化の例は、アカウント登録後すぐにテンプレートとして利用できます。気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントに内容を追加する
問い合わせ管理やプロジェクトの進捗共有など、特定メールの内容を1つのドキュメントに集約したい場合に便利な自動化です。この連携を設定すると、例えば「問い合わせあり」という件名のメールを受信するたびに、その本文や送信者情報を自動で顧客対応リストのGoogleドキュメントに追記します。
手作業での転記遅れや対応漏れを防ぎ、チーム全体で最新の情報を共有できます。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントに要約した内容を追加する
長文のレポートメールや業界ニュース、メルマガが多く届く場合におすすめの自動化です。この連携ではAIを活用し、受信したメールの本文を自動で要約してからGoogleドキュメントに記録。
重要な情報だけを短時間で把握し、情報収集にかかる時間を大幅に短縮できます。
■概要
Gmailで受信する大量のメールの中から、重要な情報だけを抜き出して管理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、後から参照するためにGoogleドキュメントへ手作業で内容をコピー＆ペーストしていると、時間もかかり、転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、指定のGoogleドキュメントに追記するため、手作業による情報集約の手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定のメール情報をGoogleドキュメントに手動で転記している方
- 顧客からの問い合わせやフィードバックメールの管理を効率化したいと考えている担当者の方
- 複数のプロジェクトに関する通知メールを、ドキュメントで一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの内容が自動で要約されGoogleドキュメントに追加されるため、手作業での転記や要約に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなることで、情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、トリガーで取得したメール本文を「要約する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」のアクションで、作成したドキュメントに要約文を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能による要約では、メールの件名や本文など、要約したい箇所を変数として指定したり、要約の条件をカスタマイズしたりすることが可能です
- Googleドキュメントで新規作成するドキュメントのタイトルは、固定のテキストや、メールの件名などの変数を用いて自由に設定できます
- Googleドキュメントに追加するテキストは、AIによる要約結果だけでなく、メールの送信者や受信日時といった情報もあわせて記載することが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信する大量のメールの中から、重要な情報だけを抜き出して管理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、後から参照するためにGoogleドキュメントへ手作業で内容をコピー＆ペーストしていると、時間もかかり、転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、指定のGoogleドキュメントに追記するため、手作業による情報集約の手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定のメール情報をGoogleドキュメントに手動で転記している方
- 顧客からの問い合わせやフィードバックメールの管理を効率化したいと考えている担当者の方
- 複数のプロジェクトに関する通知メールを、ドキュメントで一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの内容が自動で要約されGoogleドキュメントに追加されるため、手作業での転記や要約に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなることで、情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、トリガーで取得したメール本文を「要約する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」のアクションで、作成したドキュメントに要約文を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能による要約では、メールの件名や本文など、要約したい箇所を変数として指定したり、要約の条件をカスタマイズしたりすることが可能です
- Googleドキュメントで新規作成するドキュメントのタイトルは、固定のテキストや、メールの件名などの変数を用いて自由に設定できます
- Googleドキュメントに追加するテキストは、AIによる要約結果だけでなく、メールの送信者や受信日時といった情報もあわせて記載することが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogleドキュメントの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントに内容を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定およびGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GmailとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
まずは、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。この設定を最初に済ませておくと、その後の工程がとてもスムーズになります。
また、事前にメールを送信しておくと、後の設定が楽になりますよ！
今回は、以下のような内容をGmailに添付して送信しています。
マイアプリ連携の流れは以下の動画を確認しておきましょう！
画面右上の検索窓に「Gmail」と入力し、表示されたアイコンを選択してください。
Gmailを選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
GoogleドキュメントとYoomの連携方法
Googleドキュメントのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
- メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
- 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
- ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
【用語解説：フローボット】フローボットは、Yoomで作る自動化の「流れ（フロー）」を実行するロボットのことです。トリガー（きっかけ）とアクション（処理）を組み合わせて動作します。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるGmailの設定
特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「キーワード」を設定します。このキーワードを含むメールを受信したらフローボットが起動します。
キーワードを含むテストメールを送信し、Yoomの画面で「テスト」をクリックします。以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
ステップ4：Googleドキュメントの作成設定
「新しいドキュメントを作成する」をクリックする。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してください。設定が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを設定しましょう。下記のように入力欄をクリックすると、取得した値から指定することができます。
今回は、取得した値のプルダウンから「件名」の値を選択し設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Google DriveのマイドライブにGoogleドキュメントが新規作成されます。「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Googleドキュメントのテキスト追加設定
続いて、先ほど作成したGoogleドキュメントの文末にテキストを追加する設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、前のステップと同じようにタイトルとアクションを修正・確認し次へ進みましょう。
画面が切り替わり、API接続設定の画面になります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- ドキュメントID：入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されます。先ほど新規作成したGoogleドキュメントを選択してください。
- 追加するテキスト：ここにはGoogleドキュメントに追加したい文章を入力しましょう。今回は日付を自動で入力したかったので、下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
成功すると、下記のように指定したGoogleドキュメントにテキストが追加されているはずなのでチェックしてみましょう!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
GmailやGoogleドキュメントを活用したその他の自動化テンプレート
GmailやGoogleドキュメントを組み合わせれば、メール処理や書類作成の手間をぐっと減らせます。日常のちょっとした繰り返し作業も自動化できるので、時間と気持ちに余裕が生まれ、より大事な仕事に集中できます。
Gmailを使った便利な自動化例
受信したメールからファイルを各種クラウドストレージへ自動で整理したり、特定のメール内容をタスク管理ツールに連携したりすることが可能です。
さらに、AIを活用した返信文の自動生成や、イベント後のフォローアップメールの自動送信により、メール処理にかかる時間と労力を削減します。
これにより、コミュニケーションの効率と質を向上させ、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Gmailで管理している問い合わせや依頼メールなどを、Asanaでタスク化して管理しているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか？重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすることで、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの内容を、自動でAsanaのタスクとして登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
- Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
- 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
- タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
- Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
- 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方
- Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
- タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
Googleドキュメントを使った便利な自動化例
Googleドキュメントは、フォームやメールの情報、PDFの内容をもとに書類を自動生成する用途に適しています。
見積書や履歴書などの作成を自動化することで、作業時間の短縮や記載ミスの防止につながるでしょう。
■概要Notionで管理している顧客情報をもとに、都度Googleドキュメントで見積書を作成し、Gmailで手動送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は、入力ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報をトリガーに、Googleドキュメントでの見積書作成からGmailでのメール送信までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionを活用して案件管理を行なっており、見積書作成の手間を削減したい営業担当者の方
- GoogleドキュメントとGmailを使った手作業での書類作成や送付に課題を感じている方
- 顧客情報管理から見積書の送付まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに見積書の作成からGmailでのメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、見積金額の入力ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートをもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、発行した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのレコード取得では、検索対象とするデータベースや検索条件を任意に設定できます。固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を利用することも可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意に指定でき、Notionから取得した顧客名や金額などを書類の特定箇所に差し込む設定が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名などを件名や本文に含めることも可能です。
■注意事項- Gmail、Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Googleフォームで受け付けた申込内容やアンケート回答をもとに、手作業でGoogleドキュメントの書類を作成していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストによる入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したテンプレートからGoogleドキュメントの書類を自動で発行でき、こうした課題を解消します。■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
- 申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
- フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Googleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意したテンプレートと、フォームの回答内容を差し込む箇所を指定することで書類が自動で生成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- トリガーに設定するGoogleフォームは、申込受付やアンケートなど、ユーザーの業務に合わせて任意のもので設定が可能です。
- オペレーションで設定するGoogleドキュメントのテンプレートや、フォームの回答内容を反映させる箇所は、発行したい書類に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項- GoogleフォームとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要採用候補者からGmailで履歴書を受け取るたびに、添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で別の書類に転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付された履歴書からOCRで情報を自動抽出し、Googleドキュメントで書類を自動発行するため、採用業務の効率化に繋がります。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った履歴書をもとに、手作業で書類を作成している採用担当者の方
- Googleドキュメントを活用した書類作成業務の効率化を検討している方
- 採用フローにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 履歴書メールの受信から書類発行までが自動化されるため、手作業での情報転記や書類作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したメールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「作成した書類を送る」アクションで、完成した書類を指定のアドレスにメールで送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルから抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定できます。
- 書類を発行する機能では、ベースとなるGoogleドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、OCRで読み取った情報を差し込む箇所なども設定可能です。
- Gmailで書類を送付するアクションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはOCRで取得した氏名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項・GmailとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
- 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionを活用して案件管理を行なっており、見積書作成の手間を削減したい営業担当者の方
- GoogleドキュメントとGmailを使った手作業での書類作成や送付に課題を感じている方
- 顧客情報管理から見積書の送付まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに見積書の作成からGmailでのメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、見積金額の入力ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートをもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、発行した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのレコード取得では、検索対象とするデータベースや検索条件を任意に設定できます。固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を利用することも可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意に指定でき、Notionから取得した顧客名や金額などを書類の特定箇所に差し込む設定が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名などを件名や本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Gmail、Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- GoogleフォームとGoogleドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
- 申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
- フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Googleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意したテンプレートと、フォームの回答内容を差し込む箇所を指定することで書類が自動で生成されます。
- トリガーに設定するGoogleフォームは、申込受付やアンケートなど、ユーザーの業務に合わせて任意のもので設定が可能です。
- オペレーションで設定するGoogleドキュメントのテンプレートや、フォームの回答内容を反映させる箇所は、発行したい書類に合わせて自由にカスタマイズできます。
- GoogleフォームとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受け取った履歴書をもとに、手作業で書類を作成している採用担当者の方
- Googleドキュメントを活用した書類作成業務の効率化を検討している方
- 採用フローにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- 履歴書メールの受信から書類発行までが自動化されるため、手作業での情報転記や書類作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したメールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「作成した書類を送る」アクションで、完成した書類を指定のアドレスにメールで送付します。
- OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルから抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定できます。
- 書類を発行する機能では、ベースとなるGoogleドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、OCRで読み取った情報を差し込む箇所なども設定可能です。
- Gmailで書類を送付するアクションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはOCRで取得した氏名などを変数として差し込むことも可能です。
■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
- 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
GmailとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や情報集約にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、更新される正確な情報をもとに、顧客対応やプロジェクト管理といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q : Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A : API連携やメール送信などの機能を利用する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。
また、プロプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。
Yoomを安心してお使いいただくための機能についてはこちらも併せてご参照ください。
Q : 連携が失敗したらどうなりますか？
A : フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q : Googleの共有ドライブでも連携設定はできますか？
A : 可能です。
普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
