・
「Gmailで受け取ったお客様からの問い合わせ内容を、Googleドキュメントに手作業でコピー＆ペーストしている」
「チームで共有しているプロジェクトの進捗報告メールを、1つのドキュメントに転記している」
このように、GmailとGoogleドキュメント間の情報連携に時間や手間を取られていませんか。こうした定型的で重要な作業は、手作業だと入力ミスや転記漏れが起きやすく、多くの時間を奪ってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailに届いた特定のメール情報を自動でGoogleドキュメントに追記・集約する仕組み</span>があれば、面倒な作業から解放され、情報の正確性と更新スピードを高められます。これにより、浮いた時間や労力を戦略的な分析や企画立案などのコア業務に充てられるようになります。
今回紹介する自動化設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとGoogleドキュメントのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や集約といった作業を自動化できます。
例えば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動で指定のGoogleドキュメントに追記することが可能になります。これにより、手作業による手間やミスを減らし、情報の一元管理をスムーズに実現できます。
これからご紹介する自動化の例は、アカウント登録後すぐにテンプレートとして利用できます。気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください。
問い合わせ管理やプロジェクトの進捗共有など、特定メールの内容を1つのドキュメントに集約したい場合に便利な自動化です。この連携を設定すると、例えば「問い合わせあり」という件名のメールを受信するたびに、<span class="mark-yellow">その本文や送信者情報を自動で顧客対応リストのGoogleドキュメントに追記</span>します。
手作業での転記遅れや対応漏れを防ぎ、チーム全体で最新の情報を共有できます。
長文のレポートメールや業界ニュース、メルマガが多く届く場合におすすめの自動化です。この連携ではAIを活用し、受信したメールの本文を自動で要約してからGoogleドキュメントに記録。
<span class="mark-yellow">重要な情報だけを短時間で把握し、情報収集にかかる時間を大幅に短縮</span>できます。
それでは、さっそく実際にGmailとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogleドキュメントの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントに内容を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。この設定を最初に済ませておくと、その後の工程がとてもスムーズになります。
また、事前にメールを送信しておくと、後の設定が楽になりますよ！
今回は、以下のような内容をGmailに添付して送信しています。
マイアプリ連携の流れは以下の動画を確認しておきましょう！
画面右上の検索窓に「Gmail」と入力し、表示されたアイコンを選択してください。
Gmailを選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
Googleドキュメントのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
【用語解説：フローボット】フローボットは、Yoomで作る自動化の「流れ（フロー）」を実行するロボットのことです。トリガー（きっかけ）とアクション（処理）を組み合わせて動作します。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「キーワード」を設定します。このキーワードを含むメールを受信したらフローボットが起動します。
キーワードを含むテストメールを送信し、Yoomの画面で「テスト」をクリックします。以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
「新しいドキュメントを作成する」をクリックする。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してください。設定が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを設定しましょう。下記のように入力欄をクリックすると、取得した値から指定することができます。
今回は、取得した値のプルダウンから「件名」の値を選択し設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Google DriveのマイドライブにGoogleドキュメントが新規作成されます。「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほど作成したGoogleドキュメントの文末にテキストを追加する設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、前のステップと同じようにタイトルとアクションを修正・確認し次へ進みましょう。
画面が切り替わり、API接続設定の画面になります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
成功すると、下記のように指定したGoogleドキュメントにテキストが追加されているはずなのでチェックしてみましょう!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
GmailやGoogleドキュメントを組み合わせれば、メール処理や書類作成の手間をぐっと減らせます。日常のちょっとした繰り返し作業も自動化できるので、時間と気持ちに余裕が生まれ、より大事な仕事に集中できます。
受信したメールからファイルを各種クラウドストレージへ自動で整理したり、特定のメール内容をタスク管理ツールに連携したりすることが可能です。
さらに、AIを活用した返信文の自動生成や、イベント後のフォローアップメールの自動送信により、メール処理にかかる時間と労力を削減します。
これにより、コミュニケーションの効率と質を向上させ、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
Googleドキュメントは、フォームやメールの情報、PDFの内容をもとに書類を自動生成する用途に適しています。
見積書や履歴書などの作成を自動化することで、作業時間の短縮や記載ミスの防止につながるでしょう。
GmailとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記や情報集約にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、更新される正確な情報をもとに、顧客対応やプロジェクト管理といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q : Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A : API連携やメール送信などの機能を利用する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。また、プロプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。Yoomを安心してお使いいただくための機能についてはこちらも併せてご参照ください。
Q : 連携が失敗したらどうなりますか？
A : Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
Q : Googleの共有ドライブでも連携設定はできますか？
A : 可能です。普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
.avif){kind=small}
.png)
.webp)
.webp)
