Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントに要約した内容を追加する

■概要

Gmailで受信する大量のメールの中から、重要な情報だけを抜き出して管理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、後から参照するためにGoogleドキュメントへ手作業で内容をコピー＆ペーストしていると、時間もかかり、転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、指定のGoogleドキュメントに追記するため、手作業による情報集約の手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定のメール情報をGoogleドキュメントに手動で転記している方
• 顧客からの問い合わせやフィードバックメールの管理を効率化したいと考えている担当者の方
• 複数のプロジェクトに関する通知メールを、ドキュメントで一元管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールの内容が自動で要約されGoogleドキュメントに追加されるため、手作業での転記や要約に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなることで、情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、トリガーで取得したメール本文を「要約する」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」のアクションで、作成したドキュメントに要約文を追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
• AI機能による要約では、メールの件名や本文など、要約したい箇所を変数として指定したり、要約の条件をカスタマイズしたりすることが可能です
• Googleドキュメントで新規作成するドキュメントのタイトルは、固定のテキストや、メールの件名などの変数を用いて自由に設定できます
• Googleドキュメントに追加するテキストは、AIによる要約結果だけでなく、メールの送信者や受信日時といった情報もあわせて記載することが可能です

■注意事項

• Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。