Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、内容を要約しTodoistにタスクを作成する

■概要

日々の業務で多くのメールを受信していると、重要な依頼を見逃してしまったり、タスク管理ツールへの転記に手間がかかったりしていませんか。特にGmailで受け取った情報を手作業でTodoistに登録する作業は、時間もかかり入力漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しTodoistへタスクとして登録することで、こうした課題を解決し、タスク管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとTodoistを連携させ、メールからのタスク登録を自動化したいと考えている方
• メールの確認漏れや、Todoistへのタスク登録漏れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
• 日々の定型業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信後、自動でTodoistにタスクが作成されるため、手作業での転記や登録にかかっていた時間を短縮できます
• 手作業によるタスクの登録漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します
4. 続いて、別のAI機能である「要約する」アクションで、メールの内容や抽出したデータを任意の条件で要約します
5. 最後に、オペレーションでTodoistを選択し、「タスクを作成」アクションで、要約した内容などを元にタスクを登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（例：「依頼」「至急」など）を任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、メールの件名や本文など、前のステップで取得した情報を変数として利用し、抽出したい項目（例：依頼者、納期など）を自由に設定できます
• AI機能の要約では、要約対象の文章に前のステップで取得した情報を変数として設定でき、文字数や形式といった要約の条件もカスタマイズが可能です
• Todoistのタスク作成では、タスク名や詳細に前のステップで取得した情報を変数として設定したり、登録先のプロジェクトを指定したりと、柔軟な設定が可能です

■注意事項

• Gmail、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。