Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する

‍■概要

Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの依頼事項をTodoistで管理しており、手入力の手間をなくしたいと考えている方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、確実にタスク化して対応漏れをなくしたいビジネスパーソンの方
• 手作業によるタスク登録を自動化し、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにTodoistへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記や登録作業の時間を短縮できます。
• 手動でのタスク化による登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な依頼の見落としをなくします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで受信したGmailの本文から、タスク名や期日などの必要なデータを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTodoistを選択し、「タスクを作成」アクションを設定して、抽出したデータを基に新しいタスクを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例：「依頼」「至急」など）を任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Gmailのメール本文や件名といった前段で取得した情報を基に、タスク名や内容など抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
• Todoistでタスクを作成する際に、タスクの件名や詳細、担当者、プロジェクトなどを、固定のテキストや前段のステップで取得した情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。