HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をSmartsheetに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが追加されるだけで、Smartsheetへの行追加が自動で完了します。SmartsheetとHubSpotの連携をスムーズにし、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetで管理しており、手入力に課題を感じている方 SmartsheetとHubSpotを用いた顧客データ管理の二重入力をなくしたいと考えている営業担当者の方 HubSpotからSmartsheetへのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SmartsheetとHubSpot間のデータ整合性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。この設定で、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに追加するよう指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションで、どのシートに行を追加するかを任意で設定してください HubSpotから取得した情報のうち、Smartsheetのどの列にどの情報を追加するかを任意でマッピングしてください。例えば、コンタクトの名前、会社名、メールアドレスなど、必要なデータ項目を選択して設定が可能です ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「HubSpotに登録したコンタクト情報を、プロジェクト管理のためにSmartsheetにも転記している」
もし、HubSpotで新しいコンタクトが作成されたタイミングで、自動的にSmartsheetに関連情報が追加される仕組み があれば、こうした日々の反復作業から解放され、入力ミスによる手戻りもなくなります。
また、戦略的な顧客対応やプロジェクト推進といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できそうです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotとSmartsheetを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をSmartsheetに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが追加されるだけで、Smartsheetへの行追加が自動で完了します。SmartsheetとHubSpotの連携をスムーズにし、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetで管理しており、手入力に課題を感じている方 SmartsheetとHubSpotを用いた顧客データ管理の二重入力をなくしたいと考えている営業担当者の方 HubSpotからSmartsheetへのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SmartsheetとHubSpot間のデータ整合性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。この設定で、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに追加するよう指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションで、どのシートに行を追加するかを任意で設定してください HubSpotから取得した情報のうち、Smartsheetのどの列にどの情報を追加するかを任意でマッピングしてください。例えば、コンタクトの名前、会社名、メールアドレスなど、必要なデータ項目を選択して設定が可能です ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとSmartsheetを連携してできること
HubSpotとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有を完全に自動化できます。
例えば、HubSpotに新しいコンタクトが登録された際に、その情報をSmartsheetの特定のシートへ自動で行として追加する、といったことが可能す。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
HubSpotに新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報をSmartsheetに手動で転記する作業は、時間がかかり入力ミスの原因にもなります。
この自動化を設定することで、HubSpotのコンタクト情報を素早くでSmartsheetに反映させ、転記作業を完全になくして常に最新の顧客情報に基づいたプロジェクト管理を実現します。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
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■概要
HubSpotで管理している顧客情報をSmartsheetに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが追加されるだけで、Smartsheetへの行追加が自動で完了します。SmartsheetとHubSpotの連携をスムーズにし、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetで管理しており、手入力に課題を感じている方 SmartsheetとHubSpotを用いた顧客データ管理の二重入力をなくしたいと考えている営業担当者の方 HubSpotからSmartsheetへのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SmartsheetとHubSpot間のデータ整合性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。この設定で、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに追加するよう指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションで、どのシートに行を追加するかを任意で設定してください HubSpotから取得した情報のうち、Smartsheetのどの列にどの情報を追加するかを任意でマッピングしてください。例えば、コンタクトの名前、会社名、メールアドレスなど、必要なデータ項目を選択して設定が可能です ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
すべてのコンタクトではなく「特定のライフサイクルステージの顧客」や「特定の地域からの問い合わせ」といった条件に合致するコンタクトだけをSmartsheetで管理したい場合、手動での選別と転記は非常に手間がかかります。
この連携を活用すれば、指定した条件に合うコンタクトのみを自動で抽出しSmartsheetに追加できるため、手作業での判断が不要になり、重要な情報だけを効率的に管理できます。
HubSpotで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
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■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、プロジェクト管理ツールのSmartsheetへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした繰り返し行う作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、HubSpotで特定の条件に合致するコンタクトが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加します。smartsheet hubspot間のデータ連携を自動化することで、手作業による負担やミスを減らし、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに手動で入力しているご担当者様 smartsheetとhubspotを連携させ、データ入力の自動化を実現したい方 SaaS間の連携によって、定型業務の工数を削減したいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでのコンタクト作成をトリガーにSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます smartsheetとhubspotのデータ連携をシステムが実行することで、手作業による入力ミスや情報更新の漏れといったリスクの低減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションでHubSpotから取得した情報を追加するよう設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Smartsheetに行を追加したいコンタクトの条件を任意で設定してください Smartsheetの「行を追加」アクションでは、HubSpotから取得した情報のうち、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotとSmartsheetの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にHubSpotとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する 」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
HubSpotとSmartsheetをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
HubSpotのトリガー設定およびSmartsheetのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
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■概要
HubSpotで管理している顧客情報をSmartsheetに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが追加されるだけで、Smartsheetへの行追加が自動で完了します。SmartsheetとHubSpotの連携をスムーズにし、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetで管理しており、手入力に課題を感じている方 SmartsheetとHubSpotを用いた顧客データ管理の二重入力をなくしたいと考えている営業担当者の方 HubSpotからSmartsheetへのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SmartsheetとHubSpot間のデータ整合性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。この設定で、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに追加するよう指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションで、どのシートに行を追加するかを任意で設定してください HubSpotから取得した情報のうち、Smartsheetのどの列にどの情報を追加するかを任意でマッピングしてください。例えば、コンタクトの名前、会社名、メールアドレスなど、必要なデータ項目を選択して設定が可能です ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携 まず、HubSpotをマイアプリに登録するには権限を追加する必要があります。ヘルプページ
※権限の追加は、「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
Yoomと連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をSmartsheetに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが追加されるだけで、Smartsheetへの行追加が自動で完了します。SmartsheetとHubSpotの連携をスムーズにし、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetで管理しており、手入力に課題を感じている方 SmartsheetとHubSpotを用いた顧客データ管理の二重入力をなくしたいと考えている営業担当者の方 HubSpotからSmartsheetへのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SmartsheetとHubSpot間のデータ整合性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。この設定で、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに追加するよう指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションで、どのシートに行を追加するかを任意で設定してください HubSpotから取得した情報のうち、Smartsheetのどの列にどの情報を追加するかを任意でマッピングしてください。例えば、コンタクトの名前、会社名、メールアドレスなど、必要なデータ項目を選択して設定が可能です ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
こちらの画面は設定されていますが、タイトルを変更したい場合は入力し、HubSpotと連携するアカウント情報とトリガーアクション「新しくコンタクトが作成されたら」を確認したら次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定画面になったら「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。こちら
次に、テスト実行の前にHubSpotに移動してトリガーとなる新しいコンタクトを作成しましょう。
HubSpotのコンタクトを作成したら、Yoom画面に戻り「テスト」を実行してみましょう。
※アウトプット とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
ステップ4：Smartsheetの行を追加する設定
次に、先ほど取得したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
シートID：入力欄をクリックし、作成したシートを候補から選択しましょう。
カラムID：こちらも入力欄をクリックし、候補からデータを反映させたいカラムを選びましょう。
値：入力欄を選択し、前のステップで取得したアウトプットを選びましょう。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
SmartsheetのデータをHubSpotに連携したい場合
今回はHubSpotからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
Smartsheetで管理している見込み顧客やイベント参加者のリストを、HubSpotに一件ずつ手作業で登録するのは非効率です。
この自動化により、Smartsheetに新しい行を追加するだけで、その情報がHubSpotにコンタクトとして自動で作成されるため、リード情報の登録漏れを防ぎ、迅速なマーケティング活動へと繋げることができます。
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方 二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetへの情報追加をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボット起動の対象としたいシートのIDを任意で設定してください HubSpotのコンタクト作成オペレーションで、氏名やメールアドレスなどの各項目にSmartsheetのどの列の情報を紐付けるかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
Smartsheetで管理しているリストの中から「対応ステータスが完了になった」など、特定の条件を満たす行だけをHubSpotに登録したい場合、このテンプレートが役立ちます。
手動での選別作業をなくし、条件に合致したデータのみを自動でHubSpotに連携することで、コンタクトリストの質を高く保ち、効果的なナーチャリングを実現します。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
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■概要
Smartsheetで顧客情報やタスクを管理し、HubSpotで顧客関係管理を行っている場合、双方のデータを手作業で同期させるのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、特定の条件を満たす重要なデータをHubSpotへ迅速に反映させる際には、入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、SmartsheetとHubSpotの連携を自動化し、Smartsheetに特定の条件で新しい行が追加されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速かつ正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetのシート情報を基に、HubSpotへ手作業でコンタクト情報を登録している営業担当の方 SmartsheetとHubSpot間のデータ連携を自動化し、入力の手間やミスをなくしたいと考えている方 リード情報や顧客情報をSmartsheetで管理しており、HubSpotへの迅速な反映を求めているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに特定の行が追加されると自動でHubSpotにコンタクトが作成され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータ入力が不要になるため、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetで追加された行が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をマッピングしてコンタクトを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定で、どのような条件の行が追加された場合にHubSpotへコンタクトを作成するのか、その分岐条件を任意で設定してください HubSpotでコンタクトを作成する際に、Smartsheetから取得したどの情報を、コンタクトのどの項目（氏名、メールアドレス、会社名など）に反映させるか、マッピング内容を任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotやSmartsheetを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
HubSpotを使った便利な自動化例
新しい顧客情報やフォームの送信をトリガーとして、チャットツールへの通知、メールの自動送信、Web会議の作成などを行います。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム
・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム
・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門
3.マーケティング部門
・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム
・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する
試してみる
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方 Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方 新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方 手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方 HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。 HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
Salesforceにリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Salesforceにリードオブジェクトにレコードが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Salesforceで管理しているリードをHubSpotにも自動で反映させ、営業活動を効率化したいチーム
・リード情報を一元管理し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
2.マーケティングチーム
・Salesforceで取得したリード情報をHubSpotで活用し、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングを強化したいチーム
・リードの行動履歴を基に、パーソナライズされたマーケティング戦略を実施したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Salesforceのリード情報をHubSpotにも共有し、顧客対応の一貫性を保ちたいチーム
・リードから顧客への変換プロセスをスムーズに管理したいチーム
■このテンプレートを使う
・リードデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・Salesforceにリードが登録されるたびに自動でHubSpotにコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Smartsheetを使った便利な自動化例
新しい情報が追加されると、チャットツールやメールで関係者に自動通知したり、別のデータベースからの情報を同期したりします。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方 Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方 リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の際、新しいタスクや行が追加されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は重要な一方で、連絡漏れや遅延のリリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると自動でOutlookからメールを送信できるため、smartsheetとoutlookを連携させた効率的な情報共有体制を構築し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでのタスク更新をOutlookを使い手動で関係者に通知している方 smartsheetとoutlook間での転記や連絡作業におけるミスや漏れをなくしたい方 定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が作成されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務にかかる時間を短縮できます 手作業による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、業務の信頼性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを選択します 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください Smartsheetのトリガーで取得した情報を本文に含めることで、より具体的な通知が可能です ■注意事項
SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方 Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方 チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。 システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。 Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。 ■注意事項
Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
HubSpotとSmartsheetの連携を自動化することで、これまで日常的に発生していたコンタクト情報の転記作業から完全に解放され、入力ミスやデータの不整合といったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
これにより、担当者は常に正確な情報をもとにプロジェクトを管理でき、本来注力すべき顧客との関係構築や戦略的な業務に集中できる理想的な環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」 を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。こちら
