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「HubSpotに登録したコンタクト情報を、プロジェクト管理のためにSmartsheetにも転記している」
「両方のツールで情報が異なってしまい、確認に時間がかかる…」
このように、HubSpotとSmartsheetのデータ連携を手作業で行うことに、非効率さやストレスを感じていませんか？
反復的で単純な作業であるにもかかわらず、入力ミスが許されないため、常に神経を使う業務の一つです。
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotで新しいコンタクトが作成されたタイミングで、自動的にSmartsheetに関連情報が追加される仕組み</span>があれば、こうした日々の反復作業から解放され、入力ミスによる手戻りもなくなります。
また、戦略的な顧客対応やプロジェクト推進といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できそうです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HubSpotとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有を完全に自動化できます。
例えば、HubSpotに新しいコンタクトが登録された際に、その情報をSmartsheetの特定のシートへ自動で行として追加する、といったことが可能す。
これにより、データ入力の手間やミスを削減し、業務の正確性とスピードを向上させます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
HubSpotに新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報をSmartsheetに手動で転記する作業は、時間がかかり入力ミスの原因にもなります。
この自動化を設定することで、<span class="mark-yellow">HubSpotのコンタクト情報を素早くでSmartsheetに反映させ、転記作業を完全になくして常に最新の顧客情報に基づいたプロジェクト管理を実現します。</span>
すべてのコンタクトではなく「特定のライフサイクルステージの顧客」や「特定の地域からの問い合わせ」といった条件に合致するコンタクトだけをSmartsheetで管理したい場合、手動での選別と転記は非常に手間がかかります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">指定した条件に合うコンタクトのみを自動で抽出しSmartsheetに追加できるため、手作業での判断が不要になり、重要な情報だけを効率的に管理できます。</span>
それでは、さっそく実際にHubSpotとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
まず、HubSpotをマイアプリに登録するには権限を追加する必要があります。
権限追加方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
※権限の追加は、「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加について確認してください。
権限の確認ができたら、検索ボックスにHubSpotと入力し対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、赤枠をクリックしてください。
画面が遷移するのでIDとパスワードを入力しサインインします。
Yoomと連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
こちらの画面は設定されていますが、タイトルを変更したい場合は入力し、HubSpotと連携するアカウント情報とトリガーアクション「新しくコンタクトが作成されたら」を確認したら次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定画面になったら「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
プルダウンメニューから5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。
特にこだわりがなければ、最短の起動間隔を選ぶのがおすすめです！
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
次に、テスト実行の前にHubSpotに移動してトリガーとなる新しいコンタクトを作成しましょう。
今回はテストなので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）のコンタクトを作成してください。
HubSpotのコンタクトを作成したら、Yoom画面に戻り「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のようなアウトプットが表示されるので、HubSpotのコンタクト情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
次に、先ほど取得したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
下記のようなシートを作成したので、こちらにデータを反映させていきます!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。
(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はHubSpotからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
例えば、イベント参加者リストをSmartsheetで管理し、それをHubSpotのコンタクトとして登録するようなケースです。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで管理している見込み顧客やイベント参加者のリストを、HubSpotに一件ずつ手作業で登録するのは非効率です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行を追加するだけで、その情報がHubSpotにコンタクトとして自動で作成されるため、リード情報の登録漏れを防ぎ、迅速なマーケティング活動へと繋げることができます。</span>
Smartsheetで管理しているリストの中から「対応ステータスが完了になった」など、特定の条件を満たす行だけをHubSpotに登録したい場合、このテンプレートが役立ちます。
手動での選別作業をなくし、<span class="mark-yellow">条件に合致したデータのみを自動でHubSpotに連携することで、コンタクトリストの質を高く保ち、効果的なナーチャリングを実現します。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
新しい顧客情報やフォームの送信をトリガーとして、チャットツールへの通知、メールの自動送信、Web会議の作成などを行います。
また、外部のメールソフトや別の顧客管理ツールからの情報を同期することで、手動でのデータ入力の手間をなくし、顧客対応の迅速化と効率的な情報連携を実現します。
新しい情報が追加されると、チャットツールやメールで関係者に自動通知したり、別のデータベースからの情報を同期したりします。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務の効率を向上させます。
また、ユーザー情報や広告のリード情報なども自動で同期することで、プロジェクト管理と情報の一元化をスムーズにするでしょう。
HubSpotとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたコンタクト情報の転記作業から完全に解放され、入力ミスやデータの不整合といったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報をもとにプロジェクトを管理でき、本来注力すべき顧客との関係構築や戦略的な業務に集中できる理想的な環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。
もしHubSpotとSmartsheetの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を直接体験してみてください！
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