Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の際、新しいタスクや行が追加されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は重要な一方で、連絡漏れや遅延のリリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると自動でOutlookからメールを送信できるため、smartsheetとoutlookを連携させた効率的な情報共有体制を構築し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetでのタスク更新をOutlookを使い手動で関係者に通知している方
• smartsheetとoutlook間での転記や連絡作業におけるミスや漏れをなくしたい方
• 定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetに行が作成されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務にかかる時間を短縮できます
• 手作業による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、業務の信頼性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを選択します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください
• Smartsheetのトリガーで取得した情報を本文に含めることで、より具体的な通知が可能です

■注意事項‍

• SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。