■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、プロジェクト管理ツールのSmartsheetへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした繰り返し行う作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、HubSpotで特定の条件に合致するコンタクトが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加します。smartsheet hubspot間のデータ連携を自動化することで、手作業による負担やミスを減らし、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに手動で入力しているご担当者様
- smartsheetとhubspotを連携させ、データ入力の自動化を実現したい方
- SaaS間の連携によって、定型業務の工数を削減したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでのコンタクト作成をトリガーにSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- smartsheetとhubspotのデータ連携をシステムが実行することで、手作業による入力ミスや情報更新の漏れといったリスクの低減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションでHubSpotから取得した情報を追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Smartsheetに行を追加したいコンタクトの条件を任意で設定してください
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、HubSpotから取得した情報のうち、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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