■概要
Smartsheetで顧客情報やタスクを管理し、HubSpotで顧客関係管理を行っている場合、双方のデータを手作業で同期させるのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、特定の条件を満たす重要なデータをHubSpotへ迅速に反映させる際には、入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、SmartsheetとHubSpotの連携を自動化し、Smartsheetに特定の条件で新しい行が追加されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速かつ正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetのシート情報を基に、HubSpotへ手作業でコンタクト情報を登録している営業担当の方
- SmartsheetとHubSpot間のデータ連携を自動化し、入力の手間やミスをなくしたいと考えている方
- リード情報や顧客情報をSmartsheetで管理しており、HubSpotへの迅速な反映を求めているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに特定の行が追加されると自動でHubSpotにコンタクトが作成され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ入力が不要になるため、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetで追加された行が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をマッピングしてコンタクトを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定で、どのような条件の行が追加された場合にHubSpotへコンタクトを作成するのか、その分岐条件を任意で設定してください
- HubSpotでコンタクトを作成する際に、Smartsheetから取得したどの情報を、コンタクトのどの項目（氏名、メールアドレス、会社名など）に反映させるか、マッピング内容を任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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