Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した回答内容を、手作業でDropboxにフォルダ分けして管理する業務に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、情報の整理には不可欠なため、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、JotformとDropboxをスムーズに連携させ、フォームが送信されたタイミングで自動的にフォルダを作成できます。手作業による手間や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け取った回答をもとに、Dropboxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォーム回答に関連するファイルの管理を効率化し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
- JotformとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformでフォームが送信されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxで作成するフォルダ名は、Jotformの回答内容（氏名や受付番号など）を動的に利用して任意に設定できます
- 作成したフォルダをDropbox内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- JotformとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
「Jotformで集めた回答をDropboxで管理したい！」
「でも、回答者ごとに専用フォルダを作成するのは、命名ミスや保存漏れが起きないか心配…」
JotformとDropbox間での手作業によるデータ連携に、このような時間や手間といった課題を感じていませんか？
そんな時、Jotformに送信された回答を基にして自動でDropboxにフォルダを作成する仕組みがあれば便利ですよね！入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止でき、コア業務に集中できる時間も生み出せます。
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの記事を参考にして、面倒なファイル管理業務を楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。以下のバナーをクリックすることで、今すぐスタートできますよ！
Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した回答内容を、手作業でDropboxにフォルダ分けして管理する業務に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、情報の整理には不可欠なため、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、JotformとDropboxをスムーズに連携させ、フォームが送信されたタイミングで自動的にフォルダを作成できます。手作業による手間や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け取った回答をもとに、Dropboxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォーム回答に関連するファイルの管理を効率化し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
- JotformとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformでフォームが送信されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxで作成するフォルダ名は、Jotformの回答内容（氏名や受付番号など）を動的に利用して任意に設定できます
- 作成したフォルダをDropbox内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- JotformとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
JotformとDropboxのAPIを連携すれば、Jotformのフォーム回答情報をトリガーにして、Dropbox上で様々な操作を自動化することが可能になります。
ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！
Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する
Jotformに新しい回答が送信されるたびに、その回答内容（氏名や会社名、問い合わせ内容など）をフォルダ名としたフォルダを自動で作成するシンプルなフローです。
手作業によるファイル整理の手間やヒューマンエラーを削減し、管理の標準化を実現します。
Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した回答内容を、手作業でDropboxにフォルダ分けして管理する業務に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、情報の整理には不可欠なため、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、JotformとDropboxをスムーズに連携させ、フォームが送信されたタイミングで自動的にフォルダを作成できます。手作業による手間や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け取った回答をもとに、Dropboxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォーム回答に関連するファイルの管理を効率化し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
- JotformとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformでフォームが送信されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxで作成するフォルダ名は、Jotformの回答内容（氏名や受付番号など）を動的に利用して任意に設定できます
- 作成したフォルダをDropbox内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- JotformとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Dropboxにフォルダを作成する
全ての回答に対してフォルダを作成するのではなく、「特定の選択肢を選んだ回答」や「種別が”重要”の回答」に対応したフォルダだけを作成したいケースもありますよね。
こちらのフローでは、Jotformの回答内容に応じて処理を分岐させてフォルダを作成するため、不要なフォルダの乱立を防いで重要な情報だけを効率的に整理できます。
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
オンラインフォームのJotformで集めた回答をもとに、Dropboxで個別のフォルダを作成する作業は、手動で行うと手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、特定の回答があった場合のみフォルダを作成するといった条件分岐があると、確認作業はさらに煩雑になります。このワークフローを活用すれば、JotformとDropboxを連携し、フォームの回答内容に応じたフォルダ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた回答を、手作業でDropboxのフォルダに整理している方
- Jotformの回答内容によって、Dropboxでのフォルダ作成の要否を判断している方
- 2つのツールを連携し、ファイルや情報の管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformで特定の回答があった際にDropboxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した回答内容をもとに処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、特定の条件を満たした場合にのみフォルダが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Jotformから取得した回答内容をもとに、どのような条件で後続の処理を実行するかを任意で設定してください
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どの場所にフォルダを格納するかを任意で指定します
- 作成するフォルダ名は、固定のテキストだけでなく、Jotformの回答内容などを組み合わせて動的に設定することも可能です
■注意事項
- JotformとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ここからは、JotformとDropboxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
● 今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- JotformとDropboxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Jotformのトリガー設定と各アクション（回答取得・フォルダ作成）の設定
- フロー稼働の準備
Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した回答内容を、手作業でDropboxにフォルダ分けして管理する業務に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、情報の整理には不可欠なため、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、JotformとDropboxをスムーズに連携させ、フォームが送信されたタイミングで自動的にフォルダを作成できます。手作業による手間や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け取った回答をもとに、Dropboxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォーム回答に関連するファイルの管理を効率化し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
- JotformとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformでフォームが送信されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxで作成するフォルダ名は、Jotformの回答内容（氏名や受付番号など）を動的に利用して任意に設定できます
- 作成したフォルダをDropbox内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- JotformとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：JotformとDropboxのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するJotformとDropboxのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Jotformのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でJotformを検索して選択。
- 「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
- アクセストークンを取得するために、JotformのAPI設定画面にアクセスしましょう。
- 「Create New Key」をクリックすると、APIキーが生成されます。
これをコピーして、Yoomのアプリ登録画面の「アクセストークン」に設定してください。
- 「追加」をクリック。
連携が完了し、マイアプリ画面にJotformが追加されます。
② Dropboxのマイアプリ登録
登録方法は以下のナビをご参照ください。
Dropboxも連携できれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した回答内容を、手作業でDropboxにフォルダ分けして管理する業務に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、情報の整理には不可欠なため、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、JotformとDropboxをスムーズに連携させ、フォームが送信されたタイミングで自動的にフォルダを作成できます。手作業による手間や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け取った回答をもとに、Dropboxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォーム回答に関連するファイルの管理を効率化し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
- JotformとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformでフォームが送信されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxで作成するフォルダ名は、Jotformの回答内容（氏名や受付番号など）を動的に利用して任意に設定できます
- 作成したフォルダをDropbox内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- JotformとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Jotformのトリガー設定
まずは、起点となるフォームを設定していきましょう。
ここで指定したフォームが送信された際にフローが起動します。
- Jotformの「フォームが送信されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- Jotformのフォーム送信を検知するためのWebhookを設定していきましょう。
表示されるWebhookURLをコピーしてください。
- Jotformのワークスペースで、フォーム送信を検知したいフォームの編集画面にアクセス。
- 「設定」から「統合（インテグレーション）」に進み、「Webhook」を検索してクリック。
- コピーしたWebhookURLを設定し、「統合する」をクリック。
- 「FINISH」をクリック。Webhookの設定はこれで完了です。
- トリガーが正常に動作するか確かめるため、対象フォームでテスト用の回答を送信してください。
※ テスト用回答の例
- フローボットの「テスト」をクリック。
- JotformからのWebhookイベントを受信できていれば、「テスト成功」が表示されます。
- 「保存する」をクリックして、アクションの選択画面に戻りましょう。
ステップ4：最新の回答の取得
次に、検知した回答の内容を取得していきます。
- Jotformの「最新の回答を取得する」をクリック。
- 「タイトル」を任意で変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォームID」の入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるフォームを選択してください。
※ 検索欄にフォーム名を入れることで候補が絞られます。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に回答IDや回答日時などが追加されます。
- フォームの回答を取得するにあたっては、「取得する値を追加」をクリックして、フォームの各項目（フォルダ名に使用したい項目）を追加してください。
参考：「取得する値」を追加する方法
- 項目を追加できたら、「保存する」をクリック。
これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：作成するフォルダの設定
それでは、取得したファイルIDを用いてDropboxにフォルダを作成しましょう。
- Dropboxの「フォルダを作成」をクリック。
- 「タイトル」を任意で変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダのパス」にフォルダの作成先となるパスとフォルダ名を設定。
入力欄クリック時に表示される回答取得アクションのメニューから、取得した各項目を選択できます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
※ この動的な値を使用せずに固定テキストで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じフォルダが作成されてしまうためご注意ください。
- 「テスト」をクリック。
Dropboxの指定したパスに新しいフォルダが作成されます。
- テストに成功すると、作成されたフォルダの情報が取得した値に追加されます。
- Dropboxの指定したフォルダを確認しましょう。
- 期待通りにフォルダが作成されていれば、フローボットの「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：フロー稼働の準備
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォームで回答を送信し、その回答を基にしたフォルダが自動でDropboxに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Jotformを使った便利な自動化例
フォームに回答が送信されると、その内容をデータベースやCRMツールなどに自動で連携できます。
また、問い合わせ内容を基にチケットを作成したり、フォーム内容から広告のコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信することも可能です。
これにより、手作業でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、フォーム回答後の業務プロセスを効率化します。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Jotformで送信された情報をSalesforceのリードオブジェクトに自動的に連携するフローボットです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
■注意事項
・JotformとSalesforceの設定内容を自由に変更してご利用ください。
・Salesforce、JotformそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・顧客からの問い合わせやリクエストを効率的に管理したいチーム
・フォーム送信内容を自動でチケット化し、迅速に対応したいサポート部門
2.営業部門
・見込み顧客の問い合わせを効率的に管理し、迅速に対応したい営業チーム
・フォームから送信された情報を基に、フォローアップアクションを実行したい部門
3.IT部門やシステム管理者
・フォーム送信内容を一元管理し、システム上で効率的に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でフォーム送信内容を確認し、HubSpotに入力する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・顧客対応履歴が一元管理されるため、対応の品質が向上してより効果的なサポートを提供することができます。
■注意事項
・Jotform、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
- データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたびに自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームに回答があった際にフローが起動するようにします
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した回答内容をNotionのデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Notionのオペレーションでは、レコードを追加したいデータベースIDを任意に指定します。また、データベースの各項目に登録する内容は、Jotformから取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと柔軟に設定が可能です。
■注意事項
- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに追加する
試してみる
■概要
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに回答内容を追加するフローです。
JotformとMicrosoft Excelを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコードが追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Jotform、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
試してみる
■概要
Jotformで獲得したコンバージョン情報を、手作業でMeta広告のシステムに反映させていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、反映漏れや入力ミスによって、正確な広告効果の測定が難しくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、自動でMetaコンバージョンAPIへイベント情報が送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMeta広告を併用し、手作業での連携に手間を感じているマーケティング担当者の方
- コンバージョンデータの反映漏れや遅延を防ぎ、広告効果測定の精度を高めたいと考えている方
- 専門知識なしで、JotformとMetaコンバージョンAPIの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformにフォームが送信されると、自動でMetaコンバージョンAPIにイベントが送信されるため、手作業での対応時間を短縮することができます。
- 手作業によるコンバージョンイベントの送信漏れや入力ミスを防ぎ、広告効果測定のデータ精度を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMetaコンバージョンAPIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMetaコンバージョンAPIの「コンバージョンイベントを送信」を設定し、取得したフォーム情報を基にイベントを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で指定してください。
■注意事項
- Jotform、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Dropboxを使った便利な自動化例
ファイルが作成されたら通知したり、特定のツールに自動送信してチームに共有したりすることが可能です。
また、メールやフォームで受信した画像をアップロードすることもできます。
これにより、手作業によるファイル操作やデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Dropboxにファイルが追加されたら、OCRで読み取りTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でTrelloにタスクを作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル追加をトリガーとして、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その情報を基にTrelloのカードを自動で作成できます。DropboxとTrelloを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を自動化し、作業効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存されたファイルの内容を手作業でTrelloに転記している方
- DropboxとTrelloを連携させ、請求書や申込書の管理業務を効率化したい方
- OCR機能を活用して書類の情報をデータ化し、タスク管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からTrelloのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
- OCRによるテキスト読み取りと自動転記によって、手作業で発生しがちな入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止できます
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- OCR機能では、読み取りたいファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタマイズすることが可能です
- Trelloでカードを作成する際に、作成先のボードやリストを任意で設定できます。また、カードのタイトルや説明文には、OCRで読み取った情報などを動的に設定することが可能です
■注意事項
- Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
本記事ではJotformとDropboxを連携して、フォーム回答に基づくファイル管理を自動化する方法をご紹介しました。
これにより、Jotformに回答があるたびに発生するフォルダ作成やファイル整理といった業務をなくして、入力ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は煩雑なファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォルダを複数階層で自動作成できますか？
A：はい、できます。
例えば「/親フォルダ/新規フォルダ1/新規フォルダ2」のように、複数階層でフォルダを作成可能です。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、できます。
フォルダ名には、フォームの回答から取得した値が利用できるだけでなく、固定テキストや動的な日付を組み合わせることが可能です。
動的な日付は、入力欄クリック時に表示されるメニューの「日付」タブから選択してください。
Q：既に同じ名前のフォルダがある場合の動作は？
A：「テストA」というフォルダが既にある状態で同名のフォルダを作成した場合、自動的に連番されたフォルダ「テストA(1)」が作成されます。
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