.avif)
・
「Jotformで集めた回答をDropboxで管理したい！」
「でも、回答者ごとに専用フォルダを作成するのは、命名ミスや保存漏れが起きないか心配…」
JotformとDropbox間での手作業によるデータ連携に、このような時間や手間といった課題を感じていませんか？
そんな時、<span class="mark-yellow">Jotformに送信された回答を基にして自動でDropboxにフォルダを作成する仕組み</span>があれば便利ですよね！入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止でき、コア業務に集中できる時間も生み出せます。
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの記事を参考にして、面倒なファイル管理業務を楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。以下のバナーをクリックすることで、今すぐスタートできますよ！
JotformとDropboxのAPIを連携すれば、Jotformのフォーム回答情報をトリガーにして、Dropbox上で様々な操作を自動化することが可能になります。
ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！
Jotformに新しい回答が送信されるたびに、その回答内容（氏名や会社名、問い合わせ内容など）をフォルダ名としたフォルダを自動で作成するシンプルなフローです。
<span class="mark-yellow">手作業によるファイル整理の手間やヒューマンエラーを削減し、管理の標準化を実現</span>します。
全ての回答に対してフォルダを作成するのではなく、「特定の選択肢を選んだ回答」や「種別が”重要”の回答」に対応したフォルダだけを作成したいケースもありますよね。
こちらのフローでは、<span class="mark-yellow">Jotformの回答内容に応じて処理を分岐させてフォルダを作成する</span>ため、不要なフォルダの乱立を防いで重要な情報だけを効率的に整理できます。
ここからは、JotformとDropboxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
● 今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Dropbox
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Jotformの回答内容をもとにDropboxにフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するJotformとDropboxのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Jotformのマイアプリ登録
② Dropboxのマイアプリ登録
登録方法は以下のナビをご参照ください。
Dropboxも連携できれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
まずは、起点となるフォームを設定していきましょう。
ここで指定したフォームが送信された際にフローが起動します。
次に、検知した回答の内容を取得していきます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
それでは、取得したファイルIDを用いてDropboxにフォルダを作成しましょう。
※ この動的な値を使用せずに固定テキストで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じフォルダが作成されてしまうためご注意ください。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォームで回答を送信し、その回答を基にしたフォルダが自動でDropboxに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
フォームに回答が送信されると、その内容をデータベースやCRMツールなどに自動で連携できます。
また、問い合わせ内容を基にチケットを作成したり、フォーム内容から広告のコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信することも可能です。
これにより、手作業でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、フォーム回答後の業務プロセスを効率化します。
ファイルが作成されたら通知したり、特定のツールに自動送信してチームに共有したりすることが可能です。
また、メールやフォームで受信した画像をアップロードすることもできます。
これにより、手作業によるファイル操作やデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。
本記事ではJotformとDropboxを連携して、フォーム回答に基づくファイル管理を自動化する方法をご紹介しました。
これにより、<span class="mark-yellow">Jotformに回答があるたびに発生するフォルダ作成やファイル整理といった業務をなくして、入力ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は煩雑なファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダを複数階層で自動作成できますか？
A：はい、できます。
例えば「/親フォルダ/新規フォルダ1/新規フォルダ2」のように、複数階層でフォルダを作成可能です。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、できます。
フォルダ名には、フォームの回答から取得した値が利用できるだけでなく、固定テキストや動的な日付を組み合わせることが可能です。
動的な日付は、入力欄クリック時に表示されるメニューの「日付」タブから選択してください。
Q：既に同じ名前のフォルダがある場合の動作は？
A：「テストA」というフォルダが既にある状態で同名のフォルダを作成した場合、自動的に連番されたフォルダ「テストA(1)」が作成されます。
.png)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
