Dropboxにファイルが追加されたら、OCRで読み取りTrelloにカードを作成する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でTrelloにタスクを作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル追加をトリガーとして、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その情報を基にTrelloのカードを自動で作成できます。DropboxとTrelloを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を自動化し、作業効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存されたファイルの内容を手作業でTrelloに転記している方
• DropboxとTrelloを連携させ、請求書や申込書の管理業務を効率化したい方
• OCR機能を活用して書類の情報をデータ化し、タスク管理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加からTrelloのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
• OCRによるテキスト読み取りと自動転記によって、手作業で発生しがちな入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• OCR機能では、読み取りたいファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタマイズすることが可能です
• Trelloでカードを作成する際に、作成先のボードやリストを任意で設定できます。また、カードのタイトルや説明文には、OCRで読み取った情報などを動的に設定することが可能です

■注意事項

• Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924