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「会議が終わるたびに、録画データから文字起こしをするのが大変…」
「文字起こしした内容を要約して、kickflowで申請するのに時間がかかって、次の業務になかなか移れない…」
このように、会議後の議事録作成や申請業務に多くの時間を費やし、本来の業務が圧迫されていると感じていませんか？
もし、Web会議が終了すると自動で文字起こしと要約が行われ、その内容を基にkickflowのチケットを自動で作成できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはWeb会議の文字起こしからkickflowでのチケット作成までを自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Web会議が終了したら自動で文字起こしと要約を行い、kickflowにチケットを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kickflow
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
kickflowの連携方法
検索欄にkickflowと記入して、表示されたアイコンをクリックします。
アカウント名とアクセストークンを記入して、「追加」ボタンをクリックしましょう！
下記のような表示が出たら、連携は成功です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まずは、Web会議トリガーの設定を行います。1つ目の赤枠をクリックしてください。
トリガーとなる会議を作成します。会議に参加して、会議リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議URLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加を承認して、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「完了」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
文字起こしのデータから文章を要約する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
変換タイプがデータの条件に当てはまっているか確認しましょう。
今回は、15,000文字以下のデータを処理するため、こちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
取得した値の中から、要約したい対象のテキストを選択します。
文字数を指定します。任意で、要約の条件などを細かく指定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
ページ下部の「完了」をクリックしておきましょう！
これまでに取得した値を使用して、kickflow上にチケットを作成する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしましょう！
連携するアカウント情報を確認して、問題がなければアクションはテンプレートのままで次の設定へ進みます。
ステータスをドロップダウンから選択して、ワークフローのUUIDを候補から選択します！
組織図IDを選択してください。
申請者チームのUUIDも同様に選択します！
入力フィールドリストを設定していきます。アクション内の注意事項に注意して設定していきましょう！
※入力値には、ステップ4で取得した要約結果を忘れずに選択しましょう。
※取得した値を活用することで、フローボットが起動する度に、最新の情報が連携されます！
その他の設定を任意で行い、希望通りの設定が行えたらテストを実行します。
テスト成功という表記が確認できたら、kickflowでチケットが作成されています。
kickflowを確認してみましょう！
確認ができたら、最後にYoomにて完了ボタンをクリックして設定を保存しておきます。
最後に、フローボットをONに切り替えて、実際にWeb会議を実施し録画を終了させてみましょう。
フローが正常に起動し、 kickflowにチケットが作成されるか確認してみてくださいね！
■概要
従業員の入社や異動に伴うアカウント管理は、人事・情報システム部門にとって重要な業務ですが、複数のSaaSを利用している場合、それぞれのシステムへの情報登録は手間がかかる作業ではないでしょうか。特に手作業では入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録された際に特定の条件に基づいてkickflowへ自動でユーザーを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneにレコードが登録されたらkickflowの汎用マスタに自動で登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを使用して企業や顧客管理を行なっている方
・対応企業を管理する営業アシスタントや経理担当
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・kintoneを使用して様々なアプリを作成し、運用しているチームの方
2.kickflowを使用して汎用マスタの作成を担当している方
・IT管理者やシステム管理者
・人事、営業部署の担当者
・ワークフローの担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneにレコードが登録されたらkickflowの汎用マスタに自動で登録することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・kickflowへの汎用マスタ登録を自動化できるため、手作業によるヒューマンエラーの防止に効果があります。
・kickflowから手作業で汎用マスタを作成する必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローをカスタマイズすることで、登録完了後に特定のユーザーに通知を出すことができ、迅速な情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintoneとkickflowを連携してください。
■概要
Notionで情報を管理し、kickflowでユーザーアカウントを発行する業務において、手作業でのデータ入力やアカウント作成は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、新しいメンバーが増えるたびに同じ作業を繰り返すのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成または更新されると、自動でkickflowにユーザーを作成できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申請情報を、kickflowへ手作業で入力し、チケットを作成する業務に手間を感じていませんか。また、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、kickflowへ自動でチケットを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kickflowで申請が承認されたらSlackに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローの効率化のためにkickflowを利用している企業
・申請者に承認したことを手動で通知している管理者
2.社内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入している方
・Slackを日常的に使っていて申請の承認状況をリアルタイムで把握したい方
・通知漏れなく、迅速に情報共有を行いたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowとSlackを連携させることにはいくつかのメリットがあります。
まず、申請が承認された際に即座にSlackで通知を受け取ることができるため、承認後に必要な作業がある場合、すぐに着手することができます。
これにより、一連のプロセスがスムーズに進行し、業務の効率化が図れます。
また、Slack上で通知を受けることで、メンバー間の連携が強化されます。
申請内容に関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りできるため、コミュニケーションの円滑化につながります。
■注意事項
・kickflowとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・営業担当者からの経費申請をコラボフローで受け取っている経理担当者
・kickflowで経費申請を受け取った後、freee会計にも取引の登録を行っている方
2.会計ソフトとしてfreeeを利用している企業
・freeeを利用して会計処理を行っている経理担当者
・kickflowの情報をもとにfreee会計に経費申請を作成している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は、会計処理を効率化する優れたサービスですが、kickflowで申請された経費の申請ごとに毎回手動で取引を登録するのは手間がかかります。
このテンプレートを活用すれば、kickflowで申請された情報に基づき、freee会計に自動で経費申請が登録され、手入力の手間を省けます。
これにより、担当者の作業時間が軽減され、生産性の向上を図ることが可能になります。
また、手入力が減ることで入力ミスや情報の抜け漏れも防ぎやすくなり、正確な会計処理の実現につながります。
■注意事項
・kickflowとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でkickflowを利用している方
・企業の総務担当者
・申請のワークフローとしてkickflowを導入している企業
2. Notionを使用してタスク管理を行っている方
・kickflowからの申請をタスクとして管理している方
・kickflowとNotionの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowは企業のワークフローを効率化することができ、従業員からの申請を一元管理できます。
しかし、申請内容に応じた後続業務がある場合、担当者に都度連絡するのは時間がかかり手間です。
このフローでは、kickflowで申請が行われるとNotionにタスクとして追加することができ、情報共有を円滑にできます。
Notionを確認することで、申請内容に応じた後続業務を進めることができるため、作業の進行状況を一元的に把握することが可能です。
また、タスクの優先順位や期日を任意で設定できるため、担当者へのタスクの割り振りも容易になります。
■注意事項
・kickflow、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで新たに申請が承認されたらGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループ管理やメンバー追加作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのグループメンバー追加作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kickflowとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・グループメンバーの追加作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・kickflowで承認された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、入力ミスが減少します。
■注意事項
・kickflow、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kickflowの情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.Googleドキュメントを利用している企業やチーム
3.GMOサインを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書の作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・契約書が安全に作成および送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
Web会議後の文字起こしや要約、そしてkickflowへの申請起票といった一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎ正確な情報共有を実現できます。
これにより、会議で決定した事項の実行がスムーズになり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Meet以外のWeb会議ツールも使えますか？
A：
Google Meet以外のWeb会議ツールとしては、Zoomが使用可能です。日常でお使いの会議ツールを選択して設定してください。
Q：Web会議トリガーでは、複数人の発言を区別して記録できますか？
A：
はい、記録できます。ですが、複数人が同時に話したり、早口や専門用語の多い会話は精度が下がる可能性があります。はっきりとわかりやすく発言することで、より精度の高い会議の議事録を作成することができます。
Q：より良い回答を得る要約条件のコツは？
A：
今回の例では箇条書きで要約する指示をしましたが、他の指示文を入れて実行することもできます。以下のようなコツが挙げられます。
・目的を最初に明示する
・入力する文章の形式を揃える or パターンを伝える
・判断を任せるときは条件を明確にする
