Googleフォームで回答があったら、kickflowにチケットを作成する

■概要

Googleフォームで収集したアンケート回答や申請情報を、kickflowへ手作業で入力し、チケットを作成する業務に手間を感じていませんか。また、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、kickflowへ自動でチケットを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた申請や問い合わせをkickflowで管理している方
• フォーム回答の手動転記による時間ロスや入力ミスをなくしたいと考えている方
• 申請承認プロセスの迅速化と業務効率の向上を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答があると自動でkickflowにチケットが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや申請漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、GoogleフォームとkickflowをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 3.続いて、オペレーションでkickflowを選択し、「チケットを作成」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報をマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームの質問項目は、kickflowでチケット作成時に必要な情報（申請者名、申請内容、希望納期など）に合わせて自由に設定してください。
• kickflowの「チケットを作成」アクションでは、フォームの回答内容を変数として埋め込むだけでなく、特定の項目に固定値を設定したり、予め用意された選択肢から選ぶなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133