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「Notionでイベント企画を管理しているけど、更新のたびに関係者へ連絡するのが面倒…」
「手作業での情報共有だと、どうしても抜け漏れや伝達ミスが起きてしまう…」
このように、Notionを使ったイベント企画管理において、関連するコミュニケーションや情報共有の作業に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに新しいイベント企画が追加されたら、自動でチャットツールに通知が届いたり、別のデータベースに情報が記録されたりする仕組み</span>があれば、これらの手作業による手間やミスから解放され、企画そのものに集中するための貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Notionに登録されたイベント企画情報を活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのNotionと様々なツールを連携し、イベント企画に関する業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Notionのイベント企画データベースに新しい情報が追加された際に、Slackなどのチャットツールへ自動で通知を送信できる</span>ので、関係者への迅速な情報共有が実現し、プロジェクトの進行をスムーズにします！
<span class="mark-yellow">Notionのイベント企画データベースの情報を、Google スプレッドシートなどの他のデータベースに自動で記録できる</span>ため、データのバックアップや複数ツール間での情報の一元管理が容易になり、手作業での転記ミスを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Notionのイベント企画データベースに新しい項目が追加されたタイミングで、Gmailなどのメールツールから関係者へ自動で通知メールを送信できる</span>ので、重要な更新の見落としを防ぎ、確実な情報伝達を実現することが可能です。
それではここから代表的な例として、Notionのイベント企画データベースに新しい情報が追加された際に、Slackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
NotionとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
1.右上の検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
2.次の画面で、「ページを選択する」をクリックしてください。
3.次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
Slackは、動画で紹介しているので、割愛させていただきます。
マイアプリにNotionとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Notionにイベントプランニングが追加されたら、Slackで通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するNotionに、イベントプランニングを追加しておきましょう！
※後続のNotionのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなイベントプランニングを追加してみました。
テスト用のため、イベントプランニングの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「データベースID」は、入力欄下の注釈に沿って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.データベースを操作する「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
「Notionと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.「データベースID」は、事前に作成したデータベースを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※レコードIDに対応した「オブジェクトID」を選択します。
設定完了後は「テスト」を行い、レコードのデータが取得されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「Notionでイベントプランニングが追加されました。」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Notionを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Notionに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Notionでのイベント企画業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係者への情報共有やタスク管理にまつわる手間を削減し、コミュニケーションの抜け漏れや遅延を防ぐことができます。</span>
これにより、企画担当者は面倒な連絡業務から解放され、イベントの企画内容そのものをブラッシュアップするなど、より創造的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:イベント情報の「更新時」にも通知できますか？（特定の項目が変更された場合だけ通知する設定方法）
A:はい、可能です。
Yoomには、本記事でご紹介したテンプレート以外にも様々なテンプレートをご用意しております。
テンプレートの検索は、こちらをご参照ください。
Q:連携が失敗した場合にエラーを知る方法は？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q:SlackからNotionのステータスを変更できますか？
A:はい、可能です。
ここではNotionからSlackへの連携方法をご紹介していますが、Slackのメッセージ内容をNotionに追加することもできます。
一から全てフローボットを作成したり、操作に不安がある方はYoomのテンプレートサイトからテンプレートをコピーして作成することもできます。
もし興味のある方はこちらからテンプレートも確認してみてください。
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