■概要

Notionでイベントプランニングの情報を管理する際、関係者への共有や通知に手間を感じていませんか？
手動でのメール連絡は時間がかかるだけでなく、重要な情報の伝達漏れや遅延につながることもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいイベントプランが追加されると、自動でGmailから関係者へ通知メールを送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionを活用したイベントプランニング業務の効率化を目指しているイベント担当者の方
• Notionでの情報更新を手作業で関係者にメール共有しているプロジェクトリーダーの方
• イベント企画におけるチーム内のコミュニケーションを自動化し、抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionでのevent planning情報追加をトリガーにメールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
• 手作業でのメール作成が不要になることで、宛先間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomに連携してください
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、対象のデータベースを指定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件の場合にのみ後続のアクションが実行されるようにします
4. その後、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名に任意の値を設定してください
• メールの本文には、固定のテキストだけでなく、前のオペレーションでNotionから取得したイベント名や日付などの値を組み込んで、動的に作成することが可能です‍

■注意事項‍

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。