■概要
Notionで管理している案件のステータスが契約締結に進んだ際、契約書を作成し、GMOサインで署名依頼を送付する一連の作業を手動で行っていませんか? この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、GMOサインでの契約書作成から署名依頼までを自動化できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行っており、契約書作成業務を自動化したいと考えている方
- GMOサインを利用した契約締結プロセスに、手間や時間を要している法務・営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、契約業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新を起点に契約書の発行から署名依頼までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
- Notionの正確なデータをもとに契約書が作成されるため、顧客情報などの転記ミスや署名依頼の送付漏れを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、契約管理に利用しているデータソースを指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- オペレーションの分岐機能で、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
- 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに契約書を作成します
- 最後に、GMOサインの各種アクションを設定し、作成した契約書をアップロードして署名依頼を送付します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、契約ステータスを管理しているデータソースやプロパティを任意で設定してください
- 分岐機能の条件は、「ステータスが契約締結になったら」など、業務フローに合わせて任意の内容で設定できます
- Googleドキュメントで書類を発行する際に、元となる契約書の雛形ファイルは任意のものに設定可能です
■注意事項
- Notion、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。