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「カレンダーに新しい予定が入るたびに、関連資料を保管するためのフォルダをOneDriveに手動で作成していて手間…」
「会議が連続すると、フォルダの作成を忘れてしまったり、命名規則を間違えたりといったミスも起こりがちで困る…」
このように、日々のスケジュールに紐づくファイル管理業務に手間やストレスを感じていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">カレンダーに新しい予定が登録されたら、自動的にOneDriveに議事録や資料を格納するためのフォルダを作成できる仕組み</span>！この仕組みがあれば、こうした定型的な作業やそれに伴うミスから解放され、会議の準備や顧客対応といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveにフォルダを作成する業務フローを自動化できる</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
普段お使いのカレンダーツールとOneDriveを連携し、フォルダ作成などを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介！
予定が登録されるたびに発生する定型業務を自動化することで、作業の手間を削減し、本来の業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールに新しい予定が登録された際に、自動でOneDriveにフォルダを作成し、必要に応じてメールやチャットツールに通知を送る</span>ことができるので、会議の準備や情報共有を漏れなくスムーズに進めることが可能になるでしょう。
それではここから代表的な例として、「Googleカレンダーに予定が作成された際に、OneDriveにフォルダを自動で作成する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずは下図をご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
【Googleカレンダーのマイアプリ登録】
検索窓でGoogleカレンダーを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
【OneDriveのマイアプリ登録】
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
※「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを使用しているので、以下のバナーをクリックし、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Googleカレンダーに予定が作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、API接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スムーズなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ここで設定したカレンダーに予定が作成されると、フローが起動するようになりますよ！
「種別」や「検索キーワード」を設定することもできるので、フローを活用する業務内容に合わせて適宜設定してください。
「検索キーワード」が未設定の場合は、全てのイベントがフローの起動対象となります。
キーワードを設定した場合は、設定したキーワードに一致する予定（イベント）が作成された場合にのみ、フローが起動するようになりますよ！
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、「カレンダーID」に設定したGoogleカレンダーに、テスト用のイベントを作成してください。
テストなので架空の予定（「Demo会議」や「Sample MTG」など）」でOKです！
作成したらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したイベントの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※取得した値とは？
「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指し、Yoomでは「アウトプット」と呼んでいます。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
※「テスト」の重要性について
各オペレーションの設定画面では、それぞれ「テスト」を実施し、テストを成功させることが重要です。
テストを成功させることで「取得した値」が取得でき、前述したように後続のオペレーション設定時に活用できます。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Googleカレンダーに作成された予定（イベント）情報を基に、OneDriveにフォルダを自動作成する設定を行います。
「フォルダを作成」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは「フォルダを作成」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、指定したOneDriveの親フォルダ内に、フォルダが作成されているかを確認してみましょう！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「Googleカレンダーに予定が作成された際に、OneDriveにフォルダを自動で作成する」フローの作成手順でした！
さらなる業務の効率化を目指すなら、Outlookと様々なアプリケーションを組み合わせてフローを構築しましょう。
OneDriveは、データベース管理ツールや業務システム、電子契約サービス、メール、さらにはグループウェアなど、幅広い外部サービスと柔軟な連携が可能です。
例えば、電子契約の締結ファイルを保管し、その旨をチャットツールに通知する流れも自動化できるため、情報整理や進捗連携に役立ちます。
以下に用意されているテンプレートも活用しつつ、ご自身の業務スタイルに合った仕組みを見つけてみてください！
いかがでしたか？
カレンダーとOneDriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">会議や打ち合わせの予定が入るたびに行っていたフォルダ作成の手間を削減し、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーも防ぐことが期待できます。</span>
これにより、議事録や関連資料の管理がスムーズになり、より重要な会議の準備やフォローアップに集中できる時間を確保できるようになるでしょう。
Yoomを使えば、このような業務自動化の設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！
自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
日々の業務効率を改善するための第一歩として、本記事を参考にまずはカレンダーとOneDriveの連携からスタートしてみてくださいね！
Q：フォルダ名に日付など、より複雑な命名規則は設定できますか？
A：はい、できます。複数のアウトプットを用いて設定することができるので、たとえば「今日_予定のタイトル」や「（予定の）開始日_場所」など、柔軟にカスタマイズしてご利用いただけます。
Q：作成したフォルダを、予定の参加者に自動で共有できますか？
A：はい、OneDriveの「フォルダを作成」するアクションの次に、メール送信やチャットツールへの通知アクションを追加することで実現可能です。
メールの本文や通知内容に自動作成したフォルダのURLを載せることができるので、ぜひご活用ください！
共有方法はGmailやOutlookなどを使ったメールでの共有や、Slackやチャットワークなどを使ったチャットツールでの共有等、さまざまです。
連携可能なアプリは豊富にありますので、使用できるアプリはこちらからご確認ください。
Q：Outlookカレンダーでも同じ自動化は可能ですか？
A：はい、Outlookをトリガーとしたフローを構築する場合、主に以下のアクションをきっかけにフローを起動することが可能です。
「カレンダーにイベントが登録されたら」というトリガーを使い、今回ご紹介したフローと同様に設定して頂くことで、同じように自動化できますよ！
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