■概要
Googleカレンダーに新しい予定を登録するたびに、関連資料を保管するためのOneDriveフォルダを手作業で作成していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーへの予定登録をきっかけに、OneDriveへのフォルダ作成と関係者へのOutlook通知を自動化し、calendarとOneDriveを連携させたスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定と連携してOneDriveのフォルダを管理したいと考えている方
- 手作業によるフォルダ作成や関係者への共有連絡に手間を感じているチームのリーダーの方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を追加するだけでOneDriveのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- フォルダの作成忘れや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有体制を構築することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、OneDrive、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信オペレーションでは、通知するメールの宛先（To,Cc,Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったGoogleカレンダーの予定名や日時といった情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます
■注意事項
- Googleカレンダー、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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