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OutlookとAirtableの連携イメージ
フローボット活用術

2025-10-17

【簡単設定】OutlookのデータをAirtableに自動的に連携する方法

Kanade Nohara
Kanade Nohara

■概要

Outlookで受信した重要な問い合わせメールなどを、手作業でAirtableへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。OutlookとAirtableを連携させることで、特定のメール受信をきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で抽出し、Airtableへレコードとして追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信した情報を基に、Airtableのデータベースを更新している方
  • AirtableとOutlook間での手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
  • 重要なメールの対応漏れや、タスクの起票漏れのリスクをなくしたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで特定のメールを受信すると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
  • 人の手によるコピー&ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、フローを起動させるための件名キーワードを任意に設定してください。
  • AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抜き出したい情報(例:問い合わせ内容、名前、メールアドレスなど)を自由に指定することが可能です。
  • Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルやフィールドを任意で設定できます。フィールドには固定値を入力したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

  • Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、顧客管理で使っているAirtableに毎回手入力している…」
「メールの情報をAirtableに転記する際に、コピー&ペーストのミスや入力漏れが発生してしまう…」
このように、OutlookとAirtable間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか?

もし、Outlookで受信した特定のメール情報をトリガーに、Airtableへ自動でレコードを作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中するための時間を創れるでしょう。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOutlookとAirtableを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


■概要

Outlookで受信した重要な問い合わせメールなどを、手作業でAirtableへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。OutlookとAirtableを連携させることで、特定のメール受信をきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で抽出し、Airtableへレコードとして追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信した情報を基に、Airtableのデータベースを更新している方
  • AirtableとOutlook間での手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
  • 重要なメールの対応漏れや、タスクの起票漏れのリスクをなくしたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで特定のメールを受信すると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
  • 人の手によるコピー&ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、フローを起動させるための件名キーワードを任意に設定してください。
  • AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抜き出したい情報(例:問い合わせ内容、名前、メールアドレスなど)を自由に指定することが可能です。
  • Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルやフィールドを任意で設定できます。フィールドには固定値を入力したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

  • Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

OutlookとAirtableを連携してできること

OutlookとAirtableのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報連携を自動化することが可能になります。
例えば、Outlookで受信したメールの内容をAirtableのデータベースに自動で追加したり、更新したりするフローを組むことで業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防止できます。

ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Outlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成する

Outlookで特定の件名を含むメールを受信した際に、そのメールの本文や送信者、受信日時といった情報を自動で抽出し、Airtableの指定したテーブルに新しいレコードとして追加します。

この連携により、問い合わせ管理やタスク管理などをAirtableで行っている場合に、手動でのデータ入力作業をなくし、対応漏れや転記ミスを防ぐことができます。


■概要

Outlookで受信した重要な問い合わせメールなどを、手作業でAirtableへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。OutlookとAirtableを連携させることで、特定のメール受信をきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で抽出し、Airtableへレコードとして追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信した情報を基に、Airtableのデータベースを更新している方
  • AirtableとOutlook間での手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
  • 重要なメールの対応漏れや、タスクの起票漏れのリスクをなくしたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで特定のメールを受信すると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
  • 人の手によるコピー&ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、フローを起動させるための件名キーワードを任意に設定してください。
  • AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抜き出したい情報(例:問い合わせ内容、名前、メールアドレスなど)を自由に指定することが可能です。
  • Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルやフィールドを任意で設定できます。フィールドには固定値を入力したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

  • Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Outlookで特定件名のメール受信をしたら、AIで分析してAirtableにレコードを作成する

特定のメールをOutlookで受信したことをトリガーに、そのメール内容をAIが自動で分析・要約し、その結果をAirtableにレコードとして作成する連携です。

この仕組みを活用することで、長文の報告メールや顧客からのフィードバックメールの要点だけを抽出し、Airtableに記録できるため、内容の把握にかかる時間を大幅に短縮し、迅速な意思決定をサポートします。


■概要

Outlookに届く問い合わせや報告メールを、一件一件確認してAirtableに手作業で転記していませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール内容をAIが自動で分析し、Airtableへレコードとして追加できます。AirtableとOutlookを連携させ、定型業務の自動化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookに届く問い合わせメールをAirtableで管理しているカスタマーサポート担当の方
  • AirtableとOutlookを用いた情報集約やタスク管理を手作業で行っている方
  • AIを活用してメールからのデータ抽出や転記作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookのメール受信をトリガーにAirtableへのレコード作成が自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します
  4. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したデータをもとに分析や要約を行います
  5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、抽出・生成したデータを任意のテーブルに追加します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDや件名のキーワードを任意で指定できます
  • AIによるテキスト抽出では、メール本文から名前や会社名、問い合わせ内容といった、任意の情報を抽出するように設定が可能です
  • AIによるテキスト生成では、メール内容の要約や分析を行うための指示(プロンプト)を自由にカスタマイズできます※プロンプトの文字数で消費タスクが変動します
  • Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルや各フィールドに登録する値を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むことも可能です

■注意事項

  • Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

OutlookとAirtableの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOutlookとAirtableを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト:OutlookAirtable

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はOutlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成するフローを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • OutlookとAirtableをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピーする
  • Outlookのトリガー設定と各アクション設定
  • トリガーをONにして、フローの動作確認をする

■概要

Outlookで受信した重要な問い合わせメールなどを、手作業でAirtableへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。OutlookとAirtableを連携させることで、特定のメール受信をきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で抽出し、Airtableへレコードとして追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信した情報を基に、Airtableのデータベースを更新している方
  • AirtableとOutlook間での手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
  • 重要なメールの対応漏れや、タスクの起票漏れのリスクをなくしたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで特定のメールを受信すると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
  • 人の手によるコピー&ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、フローを起動させるための件名キーワードを任意に設定してください。
  • AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抜き出したい情報(例:問い合わせ内容、名前、メールアドレスなど)を自由に指定することが可能です。
  • Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルやフィールドを任意で設定できます。フィールドには固定値を入力したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

  • Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ1:OutlookとAirtableをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

OutlookとAirtableをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ!

1.右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択します。

※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

4.続いてAirtableをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からAirtableを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続く」をクリックしましょう。

5.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

次の画面で、「ベースを追加」をクリックしてベースを追加し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

事前に、Airtableでテーブルを作成しておきましょう。
今回は、以下画像のようなテーブルを作成してみました。

マイアプリにOutlookとAirtableが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう!

簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。


■概要

Outlookで受信した重要な問い合わせメールなどを、手作業でAirtableへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。OutlookとAirtableを連携させることで、特定のメール受信をきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で抽出し、Airtableへレコードとして追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信した情報を基に、Airtableのデータベースを更新している方
  • AirtableとOutlook間での手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
  • 重要なメールの対応漏れや、タスクの起票漏れのリスクをなくしたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで特定のメールを受信すると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
  • 人の手によるコピー&ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、フローを起動させるための件名キーワードを任意に設定してください。
  • AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抜き出したい情報(例:問い合わせ内容、名前、メールアドレスなど)を自由に指定することが可能です。
  • Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルやフィールドを任意で設定できます。フィールドには固定値を入力したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

  • Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう!

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成する」という名前で格納されています。

「あれ?テンプレートどこいった?」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね!

ステップ3:Outlookのトリガー設定

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookに、メールを送信しておきましょう!
※後続のOutlookのトリガー設定時のテストで必要になります。

今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、メール内容は架空の情報(「株式会社test」や「テスト太郎」など)でOKです!

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

5.「キーワード」は、入力欄下の注釈に沿って、入力してください。

6.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます!

取得した値とは?
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。

ステップ4:テキストからデータを抽出する設定

1.続いて、AI技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。

2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
()内のタスク数を消費します。

設定内容を確認し、次へ進みましょう。


3.詳細設定を行います。

「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。

「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いてAirtableにデータを追加するため、Airtableに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。

複数の項目を設定する場合、カンマ(,)区切りで入力してくださいね!
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。

入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。

ステップ5:Airtableのレコード作成設定

1.アプリと連携する「レコードを作成」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ベースID」「テーブルIDまたは名前」は、入力欄下の注釈に沿って、URLから取得して入力しましょう。

3.フィールド情報の各項目を設定していきましょう。

「フィールド名」は、Airtableで事前に作成したテーブルの項目を入力しましょう。
「値」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。


設定完了後は「テスト」を行い、実際にAirtableにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。

ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう!

AirtableのデータをOutlookに連携したい場合

今回はOutlookからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Airtableのデータベース更新をトリガーにしてOutlookで通知を送信したり、カレンダーに予定を登録したりといった自動化も可能です。

Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する

Airtableの特定のテーブルに新しいレコードが登録されたことをトリガーとして、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信します。

この連携により、プロジェクトの進捗更新や新規タスクの追加といった情報を、関係者にタイムリーに共有できるため、確認漏れを防ぎ、スムーズな情報伝達を実現します。この自動化は、AirtableでのアクションをきっかけにOutlookへ直接データを連携するシンプルな構成です。


■概要

Airtableで管理しているデータが増えるたびに、手作業で関係者にOutlookからメール通知をしていませんか。このような定型的な連絡作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとOutlookを連携し、Airtableに新しいレコードが登録されると、Outlookから指定の宛先へ自動でメールを送信します。これにより、手作業による連絡業務の非効率を解消し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Airtableでタスクやプロジェクト管理を行い、登録された情報を手動でOutlookで共有している方
  • AirtableとOutlookを連携させ、情報伝達の迅速化と抜け漏れ防止を図りたいと考えている方
  • 手作業による連絡業務を削減し、より重要な業務に集中したいと考えているチームや部署の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Airtableへのレコード登録をトリガーに、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動でのメール作成や送信によって生じていた、宛先の間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を含んだ通知メールを送信するように設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Airtableのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のテーブルを選択可能です。また、メール本文に含めたいフィールドの情報を取得できます
  • Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前のステップでAirtableから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です

■注意事項

  • Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。

Airtableでレコードが登録されたら、Outlookのカレンダーにイベントを登録する

Airtableで管理しているタスクやスケジュール情報を含むレコードが登録された際に、その情報を基にOutlookのカレンダーへ自動でイベントを登録します。

この仕組みを使えば、Airtableで日程調整やタスクの期日管理を行うだけで、手動でカレンダーに入力する手間なく、チームメンバーのスケジュールに反映されるため、ダブルブッキングや登録漏れのリスクを大幅に削減できます。


■概要

Airtableでタスクや顧客情報を管理し、Outlookでスケジュール調整を行っているものの、手作業での情報転記に手間やミスを感じていませんか。このワークフローは、AirtableとOutlookの連携を自動化し、こうした課題を解決します。Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、その情報をもとにOutlookのカレンダーへ自動でイベントが登録されるため、スケジュール管理を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • AirtableとOutlookを併用し、手作業でのスケジュール登録に手間を感じている方
  • Airtableのデータを基にした予定管理で、転記ミスや登録漏れを防ぎたい担当者の方
  • チームの業務効率を高めるため、AirtableとOutlookの連携自動化を検討中の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Airtableへのレコード登録をトリガーに、Outlookへ自動でイベントが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます
  • 手入力による日付や内容の間違い、登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、スケジュール管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーとしてAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をイベントの件名や日時などに割り当てます

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいテーブルを任意で指定できるだけでなく、イベント情報として利用したいフィールドの値を自由に取得することが可能です
  • Outlookでイベントを登録する際、件名や詳細欄には固定のテキストだけでなく、前段のAirtableから取得した値を埋め込んで動的に内容を作成できます

■注意事項

  • Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。

OutlookやAirtableを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやAirtableのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!

Outlookを使った自動化例

メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。


■概要

Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。

OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、

素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。

■注意事項

・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。

OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。

■注意事項

・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。

Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。

Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。

件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。

■注意事項

・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。

・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。

kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。

■注意事項

・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
  • Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
  • フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
  • 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
  • Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
  • 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です

■注意事項

  • Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Airtableを使った自動化例

レコード登録や更新をトリガーに、顧客管理、人事管理、プロジェクト管理など、様々な外部ツールへ情報をシームレスに連携。
また、他のアプリのデータをAirtableに集約することで、データの一元管理を促進します。
これにより、手作業によるデータ入力や転記の手間をなくし、情報共有のスピードと正確性も向上するでしょう。


■概要

Airtableに新しいデータを登録した後、都度Google スプレッドシートで特定のシートをコピーして作業を開始するといった定型業務に手間を感じていませんか。手作業ではコピー漏れや誤ったシートをコピーしてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をきっかけに、指定したGoogle スプレッドシートのシートを自動でコピーするため、こうした手作業の手間やミスをなくし、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • AirtableとGoogle スプレッドシートを連携させてデータ管理を行っている方
  • Airtableへのレコード登録後、手作業でスプレッドシートをコピーしている方
  • データ入力後の後続タスクを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Airtableにレコードが登録されると自動でシートがコピーされるため、手作業での対応時間を短縮し、コア業務に集中できます。
  • 手作業によるシートのコピー漏れや、誤ったテンプレートをコピーしてしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、AirtableとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「シート(タブ)をコピーする」アクションを設定して、コピー対象のシートを指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Airtableのトリガー設定では、対象のベースIDやテーブルIDを任意で設定できます。また、特定のフィールド名を指定してフローボットを起動させることも可能です。

■注意事項

・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

Airtableに新しいレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.プロジェクト管理チーム

・Airtableでプロジェクト情報を管理し、その情報をHubSpotでチケットとして追跡・管理したいチーム

・新しいプロジェクトやタスクの登録を迅速にHubSpotで対応したいチーム

2.カスタマーサポートチーム

・Airtableで顧客情報やサポートリクエストを管理し、それをHubSpotでチケット化して対応したいチーム

・サポートリクエストがAirtableに登録されたら、HubSpotで対応状況を追跡したいチーム

3.営業部門

・Airtableで見込み顧客情報を管理し、その情報をHubSpotでチケット化してフォローアップを行いたいチーム

・新規リードや顧客の問い合わせをAirtableに登録し、HubSpotで対応を効率化したいチーム

4.データ管理チーム

・Airtableで管理しているデータをHubSpotでチケットとして処理し、データの一貫性と追跡を行いたいチーム

■このテンプレートを使うメリット

・レコード情報が常に最新の状態で管理されるため対応の質の向上に繋がります。

・Airtableで新しいレコードが登録されるたびに手動でHubSpotにチケットを作成する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。

■注意事項

・Airtable、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。


■概要

SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方

・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方

・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方

2.管理業務でAirtableを活用している方

・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方

・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。

このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。

また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。

■注意事項

・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

タスク管理ツールのTrelloで新しいカードを作成した際、プロジェクト管理DBであるAirtableにも同じ内容を手で入力していませんか?
こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Trelloにカードが登録されると、その情報が自動でAirtableのレコードとして追加されるため、手作業による情報連携の手間やミスをなくせるかもしれません。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TrelloとAirtableを併用し、タスクとプロジェクト情報を管理している方
  • ツール間の手作業でのデータ転記に時間と手間がかかっている方
  • データ入力のミスや漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Trelloへのカード登録のみでAirtableへ自動でレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
  • 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの信頼性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TrelloとAirtableをYoomと連携します。
  2. トリガーでTrelloの「カードが新たに作成されたら(Webhook)」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」を設定し、トリガーとなったカードの詳細情報を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、取得したTrelloのカード情報を元にレコードを自動で作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 「レコードを作成」では、前のオペレーションで取得したTrelloの情報をAirtableの対応するフィールドに変数として埋め込んでください。

■注意事項

  • TrelloとAirtableをYoomと連携してください。

■概要

Squarespaceで注文情報作成されたらAirtableに注文者情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.SquarespaceでECサイトを運営している方

・業務で自社のECサイトの運営や管理を行っている方

・商品やサービスの販売をECサイトを通じて行っている方

2.Airtableで注文情報を管理している方

・Squarespaceの注文情報をAirtableに都度追加して管理している方

・Airtableへの手動による情報追加を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

SquarespaceでECサイトを構築・運用することで商品販売や在庫管理をシンプルに行うことができるのがメリットです。
しかし、Squarespaceからの注文情報をAirtableに手動で追加して管理する場合、非効率で時間がかかります。

このテンプレートは、Squarespaceで注文情報が作成されると自動でAirtableにも注文情報を追加することができます。
Airtableへの注文情報の入力が自動化されるため、手動作業が効率化され、管理業務をスムーズに進めることができます。

また、大量の注文が発生した際にもAirtableへの注文情報の追加がシームレスに行われるため、管理工数を削減し、業務の効率化を図ることが可能です。

■注意事項

・Squarespace、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。

まとめ

OutlookとAirtableの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容のデータ転記作業の手間を削減し、コピー&ペーストによるヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。

これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう!

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

よくあるご質問

Q:既存のAirtableレコードを更新することは可能ですか?

A:はい、可能です。
トリガーを「レコードが更新されたら」に変更することで実現できます。

Q:連携のトリガー条件をさらに細かく設定できますか?

A:はい、できます。
トリガー直下に分岐オペレーションを追加することで実現可能です。

※分岐は有料プランで利用可能です。

Q:連携が失敗した場合、どのように気づけますか?

A:エラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておくとメールなどで自動通知されますが、自動での再実行(リトライ)は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
また、認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Kanade Nohara
Kanade Nohara
SE・プログラマー、新卒採用アシスタントやテーマパークアクターなど、多種多様な業務の経験があります。 その中でもSE・プログラマーでは、企業のシステムを構築し業務効率化に取り組んでいました。 Yoomを使い、業務の負担を軽減するための実践的なアプローチ方法を、丁寧にわかりやすく発信していきます。
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