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「Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、顧客管理で使っているAirtableに毎回手入力している…」
「メールの情報をAirtableに転記する際に、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生してしまう…」
このように、OutlookとAirtable間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した特定のメール情報をトリガーに、Airtableへ自動でレコードを作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中するための時間を創れるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとAirtableのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報連携を自動化することが可能になります。
例えば、Outlookで受信したメールの内容をAirtableのデータベースに自動で追加したり、更新したりするフローを組むことで業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防止できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定の件名を含むメールを受信した際に、そのメールの本文や送信者、受信日時といった情報を自動で抽出し、Airtableの指定したテーブルに新しいレコードとして追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">問い合わせ管理やタスク管理などをAirtableで行っている場合に、手動でのデータ入力作業をなくし、対応漏れや転記ミスを防ぐことができます。</span>
特定のメールをOutlookで受信したことをトリガーに、そのメール内容をAIが自動で分析・要約し、その結果をAirtableにレコードとして作成する連携です。
この仕組みを活用することで、<span class="mark-yellow">長文の報告メールや顧客からのフィードバックメールの要点だけを抽出し、Airtableに記録できる</span>ため、内容の把握にかかる時間を大幅に短縮し、迅速な意思決定をサポートします。
それでは、さっそく実際にOutlookとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Airtable
[Yoomとは]
今回はOutlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
OutlookとAirtableをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてAirtableをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からAirtableを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続く」をクリックしましょう。
5.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
次の画面で、「ベースを追加」をクリックしてベースを追加し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
事前に、Airtableでテーブルを作成しておきましょう。
今回は、以下画像のようなテーブルを作成してみました。
マイアプリにOutlookとAirtableが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookに、メールを送信しておきましょう！
※後続のOutlookのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、メール内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.「キーワード」は、入力欄下の注釈に沿って、入力してください。
6.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
1.続いて、AI技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
()内のタスク数を消費します。
設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いてAirtableにデータを追加するため、Airtableに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「レコードを作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ベースID」「テーブルIDまたは名前」は、入力欄下の注釈に沿って、URLから取得して入力しましょう。
3.フィールド情報の各項目を設定していきましょう。
「フィールド名」は、Airtableで事前に作成したテーブルの項目を入力しましょう。
「値」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にAirtableにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はOutlookからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Airtableのデータベース更新をトリガーにしてOutlookで通知を送信したり、カレンダーに予定を登録したりといった自動化も可能です。
Airtableの特定のテーブルに新しいレコードが登録されたことをトリガーとして、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信します。
この連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクトの進捗更新や新規タスクの追加といった情報を、関係者にタイムリーに共有できる</span>ため、確認漏れを防ぎ、スムーズな情報伝達を実現します。この自動化は、AirtableでのアクションをきっかけにOutlookへ直接データを連携するシンプルな構成です。
Airtableで管理しているタスクやスケジュール情報を含むレコードが登録された際に、その情報を基にOutlookのカレンダーへ自動でイベントを登録します。
この仕組みを使えば、<span class="mark-yellow">Airtableで日程調整やタスクの期日管理を行うだけで、手動でカレンダーに入力する手間なく、チームメンバーのスケジュールに反映される</span>ため、ダブルブッキングや登録漏れのリスクを大幅に削減できます。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやAirtableのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
レコード登録や更新をトリガーに、顧客管理、人事管理、プロジェクト管理など、様々な外部ツールへ情報をシームレスに連携。
また、他のアプリのデータをAirtableに集約することで、データの一元管理を促進します。
これにより、手作業によるデータ入力や転記の手間をなくし、情報共有のスピードと正確性も向上するでしょう。
OutlookとAirtableの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容のデータ転記作業の手間を削減し、コピー＆ペーストによるヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:既存のAirtableレコードを更新することは可能ですか？
A:はい、可能です。
トリガーを「レコードが更新されたら」に変更することで実現できます。
Q:連携のトリガー条件をさらに細かく設定できますか？
A:はい、できます。
トリガー直下に分岐オペレーションを追加することで実現可能です。
※分岐は有料プランで利用可能です。
Q:連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A:エラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておくとメールなどで自動通知されますが、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
また、認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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