Outlookで特定件名のメール受信をしたら、AIで分析してAirtableにレコードを作成する

■概要

Outlookに届く問い合わせや報告メールを、一件一件確認してAirtableに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール内容をAIが自動で分析し、Airtableへレコードとして追加できます。AirtableとOutlookを連携させ、定型業務の自動化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く問い合わせメールをAirtableで管理しているカスタマーサポート担当の方
• AirtableとOutlookを用いた情報集約やタスク管理を手作業で行っている方
• AIを活用してメールからのデータ抽出や転記作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をトリガーにAirtableへのレコード作成が自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します
4. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したデータをもとに分析や要約を行います
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、抽出・生成したデータを任意のテーブルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDや件名のキーワードを任意で指定できます
• AIによるテキスト抽出では、メール本文から名前や会社名、問い合わせ内容といった、任意の情報を抽出するように設定が可能です
• AIによるテキスト生成では、メール内容の要約や分析を行うための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます※プロンプトの文字数で消費タスクが変動します
• Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルや各フィールドに登録する値を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むことも可能です

■注意事項

• Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。