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「Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、チームで使っているAsanaにも素早く共有したい…」
「両方のツールを見ながら手作業で情報を転記しているけど、時間がかかるし、入力ミスも心配…」
このように、SmartsheetとAsana間でのデータ連携に関する手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されたタイミングで、その情報を自動的にAsanaにタスクとして作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の定型業務を削減して作業を楽にするものなので、ぜひこの機会に導入してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとAsanaのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化することが可能になります！
この連携により、タスクの登録漏れや二重入力といったミスを防ぎ、プロジェクト管理の正確性とスピードを向上させることができます。
具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetのシートに新しい行が追加されるたびに、その情報を基にしてAsanaへタスクを自動作成することが可能です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Smartsheetで発生した新しいタスクや課題を、手作業なしで素早くAsanaに反映させることができ、チーム内での情報共有の漏れや遅延を防ぎます。</span>
Smartsheetに追加された行の中から、例えば「ステータスが未着手」や「優先度が高い」といった特定の条件に一致するものだけを抽出し、Asanaにタスクとして自動作成します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">対応が必要な重要タスクだけをAsanaに通知し、チームメンバーがやるべきことに集中できる環境を整えられるはずです。</span>
それでは、さっそく実際にSmartsheetとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとAsanaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSmartsheetで行が追加されたら、Asanaにタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにAsanaと入力し、対象のアイコンをクリックします。
すると、サインイン画面が表示されるので、連携したいアカウントにサインインしましょう。
下記のような画面になったら、Yoomへの権限の付与を許可してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。なお、この後のテスト操作ために、カラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。
テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。Smartsheetのシート情報が正しく反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Asanaにタスク作成する設定をしましょう。下記赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
Asanaに追加するタスクの情報を設定します。
以下を参考に、それぞれの項目を入力してください。
その他にも、担当者のメールアドレスや開始日などを設定することも可能です。タスクに反映したい内容に合わせ、設定してください。
入力が完了したら、テストを実行し成功するか確認しましょう。Asanaにタスクが追加されているはずなので、チェックしてください。
下記のように設定したタスク内容が反映されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次へ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加された際に、そのタスク情報をSmartsheetの指定したシートに自動で行として追加可能です。
この連携により、<span class="mark-yellow">Asanaで管理しているタスクの進捗状況や詳細をSmartsheetに集約し、レポート作成やデータ分析を一元的に行えるようになります。</span>
Asanaで作成されたタスクの中から、「特定の担当者が割り当てられた」や「期限が近い」といった条件に合致するものだけをフィルタリングし、Smartsheetのシートに自動で追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">プロジェクト全体の状況の中から特に注目すべきタスクだけをSmartsheetに記録し、より効率的な進捗管理や課題把握を実現できますよ！</span>
今回ご紹介した連携以外にも、SmartsheetやAsanaを活用することで、タスク管理や顧客対応、情報整理といった業務を効率化できます。
複数のツールを横断する業務において、自動化によって作業負担を軽減し、業務スピードを向上できるかもしれません。
フォームやGoogle スプレッドシート、広告ツールからの情報を一元管理できる連携に優れています。
社内外のアクションに応じて行の追加や通知を行うことで、スピーディーな情報共有が可能です。
他ツールで発生したトリガーをもとにAsanaでタスクを自動生成できるため、プロジェクト管理の一元化が可能です。
営業やSNSなどの外部情報も取り込むことで、チーム全体の行動をスムーズに連携できます。
SmartsheetとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新の正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきプロジェクトの計画や戦略策定といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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