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【簡単設定】SmartsheetのデータをGmailに自動的に連携する方法
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Smartsheetでタスクを更新するたびに、関係者にGmailで報告するのが面倒…」
「手作業での情報共有だと、どうしても連絡漏れや転記ミスが発生してしまう…」
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetを、コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方の中には、このように手作業でのデータ連携に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、Smartsheetで新しい行が追加されたり、情報が更新されたりした際に、その内容を自動でGmailから関係者に通知する仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を格段に向上させることができます。
また、報告作業に費やしていた時間をコア業務に充てられるようになり、チーム全体の生産性向上にも繋がります。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても設定できるため、どなたでも簡単にSmartsheetとGmailの連携自動化を実現できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartsheetとGmailを連携してできること
SmartsheetとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報共有プロセスを自動化できます。
例えば、Smartsheetに新しいタスク（行）が追加された瞬間に、その詳細をGmailで担当者や関係者に自動で送信するといったことが可能になります。
これにより、報告漏れや遅延を防ぎ、常に最新の情報をチーム全体で共有できるため、プロジェクトをよりスムーズに進行させることができます。
これから紹介する具体的な自動化例の中から、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで行が追加されたら、Gmailでメールを送信する
Smartsheetの特定のシートに新しい行が追加されたことをトリガーとして、指定した内容のメールをGmailから自動で送信します。
新しいタスクの割り当てや重要な更新があった際に、関係者へ素早く通知できるため、手動での連絡漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたらGmailでメールを送信する
Smartsheetに新しい行が追加された際、その行のデータが「優先度：高」や「ステータス：要確認」など、特定の条件に合致する場合にのみ、Gmailでメールを自動送信する連携です。
すべての更新ではなく、特に重要度の高い情報だけを絞って通知できるため、受け手は本当に必要な情報だけを確認でき、無駄な通知による混乱を防ぎます。
■概要
プロジェクト管理などでSmartsheetをご利用の際に、特定の更新があった場合に都度Gmailで関係者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。特に、SmartsheetとGmailを連携させる方法を探している方にとっては、手作業での運用が大きな負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されたことを検知し、自動でGmailからメールを送信できるため、こうした通知業務の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの情報更新時に、Gmailを使った手動での通知業務に手間を感じている方
- SmartsheetとGmailを連携させ、プロジェクトの進捗共有を自動化したいと考えている方
- 定型的な通知業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetで条件に合う行が追加されるとGmailから自動でメールが送信されるため、手作業での通知にかかっていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成時に発生しがちな、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetの特定の列の値などをもとに、後続のGmailでのメール送信アクションを実行するかどうかの条件を設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、Smartsheetのどの列がどのような値になった場合にメールを送信するのか、といった条件を任意で設定してください
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由にカスタマイズしてください。本文にはSmartsheetから取得した情報を差し込むことも可能です
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
プロジェクト管理などでSmartsheetをご利用の際に、特定の更新があった場合に都度Gmailで関係者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。特に、SmartsheetとGmailを連携させる方法を探している方にとっては、手作業での運用が大きな負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されたことを検知し、自動でGmailからメールを送信できるため、こうした通知業務の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの情報更新時に、Gmailを使った手動での通知業務に手間を感じている方
- SmartsheetとGmailを連携させ、プロジェクトの進捗共有を自動化したいと考えている方
- 定型的な通知業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetで条件に合う行が追加されるとGmailから自動でメールが送信されるため、手作業での通知にかかっていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成時に発生しがちな、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetの特定の列の値などをもとに、後続のGmailでのメール送信アクションを実行するかどうかの条件を設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、Smartsheetのどの列がどのような値になった場合にメールを送信するのか、といった条件を任意で設定してください
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由にカスタマイズしてください。本文にはSmartsheetから取得した情報を差し込むことも可能です
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にSmartsheetとGmailを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても直感的に業務フローを構築できるノーコードツール「Yoom」を使用します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Gmailでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- SmartsheetとGmailをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Smartsheetのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Gmailの連携
検索ボックスにGmailと入力し、対象のアイコンをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
- SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Smartsheetのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
- タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
- アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
- アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作のために、カラムに日付を作成してテスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
- トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔を選ぶのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したシートを選択してください。
- 作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、作成日時を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ステップ4：Gmailのアクション設定
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Gmailでメールを送る設定をしましょう。下記赤枠をクリックしてください。
画面が切り替わるので、送信するメールの内容を具体的に設定していきます。タイトルは先ほどと同様に、お好きな名前に変更してOKです。
ページを下に進み、メール内容を入力しましょう。
今回は必須項目のみ入力しますが、運用内容に合わせて他の項目をカスタマイズしてください。
まず、「To」項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されるので、Smartsheetで取得したメールアドレスを選びましょう。
続いて「件名」を入力します。
今回は下記のように入力しましたが、前述のようにアウトプットを活用してもOKです!
最後に、「本文」を設定しましょう。こちらも、入力欄をクリックすることでアウトプットが表示されるので、お好きなように組み合わせて入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
画面が切り替わると、先ほど設定したメール内容が反映した画面が表示されているので、内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!下記のように、設定したメール内容が届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
GmailのデータをSmartsheetに連携したい場合
今回はSmartsheetからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailで受信した情報をSmartsheetに自動で登録することも可能です。
問い合わせ管理や情報集約を効率化したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する
特定の条件（送信元アドレスや件名など）に合致するメールをGmailで受信した際に、そのメールの情報をSmartsheetの指定したシートに新しい行として自動で追加します。
この仕組みにより、問い合わせメールや各種申請メールなどを自動でタスク化し、Smartsheet上で一元管理できるため、対応漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくします。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Smartsheetへ自動で行を追加する処理を実現します。定型的な転記作業を自動化し、データの正確性を保ちながら業務の効率化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方
- Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方
- GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください
- Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Smartsheetへ自動で行を追加する処理を実現します。定型的な転記作業を自動化し、データの正確性を保ちながら業務の効率化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方
- Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方
- GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください
- Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでメールを受信したら、AIで要約してSmartsheetに行を追加する
Gmailで受信したメールの本文をAIが自動で要約し、その要約結果をSmartsheetの行として追加する、より高度な連携です。
長文の報告メールや問い合わせ内容も、AIが要点をまとめてくれるため、内容把握にかかる時間を短縮し、迅速な状況判断と次のアクションに繋げることができます。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていませんか。特に長文のメールから要点だけを抜き出してまとめる作業は、時間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとして、AIが自動で本文を要約しSmartsheetに行として追加します。GmailとSmartsheet間の情報連携を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせや連絡をSmartsheetで管理しているチームの方
- GmailとSmartsheet間の手作業による情報転記や要約を効率化したい方
- AIを活用して、メールの内容把握からデータ入力までを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からSmartsheetへの記録までが自動化され、これまで手作業での転記や要約に費やしていた時間を削減します
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールを特定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、トリガーとなったメールの本文を指定した内容で要約します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。AIが要約したテキストやメールの件名などを指定のシートに追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でメール本文を要約する際に、出力するテキストの文字数を任意で設定可能です。用途に応じて簡潔にしたり、詳細を残したりと調整してください
- Smartsheetの行に追加する情報は、AIによる要約テキストだけでなく、メールの件名、送信者アドレス、受信日時など、管理に必要な項目を自由に設定できます
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていませんか。特に長文のメールから要点だけを抜き出してまとめる作業は、時間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとして、AIが自動で本文を要約しSmartsheetに行として追加します。GmailとSmartsheet間の情報連携を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせや連絡をSmartsheetで管理しているチームの方
- GmailとSmartsheet間の手作業による情報転記や要約を効率化したい方
- AIを活用して、メールの内容把握からデータ入力までを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からSmartsheetへの記録までが自動化され、これまで手作業での転記や要約に費やしていた時間を削減します
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールを特定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、トリガーとなったメールの本文を指定した内容で要約します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。AIが要約したテキストやメールの件名などを指定のシートに追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でメール本文を要約する際に、出力するテキストの文字数を任意で設定可能です。用途に応じて簡潔にしたり、詳細を残したりと調整してください
- Smartsheetの行に追加する情報は、AIによる要約テキストだけでなく、メールの件名、送信者アドレス、受信日時など、管理に必要な項目を自由に設定できます
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartsheetやGmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetを使った便利な自動化例
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方
- Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方
- チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。
- Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、分析やレポート作成のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうしたデータ連携に伴う課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に課題を感じている方
- Smartsheetのデータを元に、Microsoft Excelで定期的なレポート作成を行っている方
- プロジェクトやタスクのデータ連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されるとMicrosoft Excelへ自動でデータが追加され、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 特定の担当者のタスクのみを追加するなど、Smartsheetから取得した情報に基づいて条件を設定し、対象のレコードのみを追加することも可能です。
■注意事項
- Smartsheet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方
- 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方
- 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方
- フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方
- 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
- 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。
- 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。
- 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方
- Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方
- チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。
- Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、分析やレポート作成のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうしたデータ連携に伴う課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に課題を感じている方
- Smartsheetのデータを元に、Microsoft Excelで定期的なレポート作成を行っている方
- プロジェクトやタスクのデータ連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されるとMicrosoft Excelへ自動でデータが追加され、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 特定の担当者のタスクのみを追加するなど、Smartsheetから取得した情報に基づいて条件を設定し、対象のレコードのみを追加することも可能です。
■注意事項
- Smartsheet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方
- 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方
- 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方
- フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方
- 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
- 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。
- 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。
- 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailを使った便利な自動化例
受信したメールからファイルを各種クラウドストレージへ自動で整理したり、特定のメール内容をタスク管理ツールに連携したりすることが可能です。
さらに、AIを活用した返信文の自動生成や、イベント後のフォローアップメールの自動送信により、メール処理にかかる時間と労力を削減します。
これにより、コミュニケーションの効率と質を向上させ、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■概要Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Gmailで管理している問い合わせや依頼メールなどを、Asanaでタスク化して管理しているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか？重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすることで、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの内容を、自動でAsanaのタスクとして登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
- Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
- 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
- タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
- Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
- 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方
- Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
- タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
まとめ
Smartsheetで行が追加された際にGmailで通知するフローを自動化することで、これまで手作業で行っていた報告連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は報告業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいてプロジェクトを進行させることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで簡単かつ直感的に構築できます。
もしSmartsheetとGmailの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
