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「Smartsheetでタスクを更新するたびに、関係者にGmailで報告するのが面倒…」
「手作業での情報共有だと、どうしても連絡漏れや転記ミスが発生してしまう…」
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetを、コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方の中には、このように手作業でのデータ連携に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで新しい行が追加されたり、情報が更新されたりした際に、その内容を自動でGmailから関係者に通知する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を格段に向上させることができます。
また、報告作業に費やしていた時間をコア業務に充てられるようになり、チーム全体の生産性向上にも繋がります。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても設定できるため、どなたでも簡単にSmartsheetとGmailの連携自動化を実現できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報共有プロセスを完全に自動化できます。
例えば、Smartsheetに新しいタスク（行）が追加された瞬間に、その詳細をGmailで担当者や関係者に自動で送信するといったことが可能になります。
これにより、報告漏れや遅延を防ぎ、常に最新の情報をチーム全体で共有できるため、プロジェクトをよりスムーズに進行させることができます。
これから紹介する具体的な自動化例の中から、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Smartsheetの特定のシートに新しい行が追加されたことをトリガーとして、指定した内容のメールをGmailから自動で送信します。
<span class="mark-yellow">新しいタスクの割り当てや重要な更新があった際に、関係者へ素早く通知できる</span>ため、手動での連絡漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
Smartsheetに新しい行が追加された際、その行のデータが「優先度：高」や「ステータス：要確認」など、特定の条件に合致する場合にのみ、Gmailでメールを自動送信する連携です。
すべての更新ではなく、<span class="mark-yellow">特に重要度の高い情報だけを絞って通知できる</span>ため、受け手は本当に必要な情報だけを確認でき、無駄な通知による混乱を防ぎます。
それでは、実際にSmartsheetとGmailを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても直感的に業務フローを構築できるノーコードツール「Yoom」を使用します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Gmailでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにGmailと入力し、対象のアイコンをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作のために、カラムに日付を作成してテスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Gmailでメールを送る設定をしましょう。下記赤枠をクリックしてください。
画面が切り替わるので、送信するメールの内容を具体的に設定していきます。タイトルは先ほどと同様に、お好きな名前に変更してOKです。
ページを下に進み、メール内容を入力しましょう。
今回は必須項目のみ入力しますが、運用内容に合わせて他の項目をカスタマイズしてください。
まず、「To」項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されるので、Smartsheetで取得したメールアドレスを選びましょう。
続いて「件名」を入力します。
今回は下記のように入力しましたが、前述のようにアウトプットを活用してもOKです!
最後に、「本文」を設定しましょう。こちらも、入力欄をクリックすることでアウトプットが表示されるので、お好きなように組み合わせて入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
画面が切り替わると、先ほど設定したメール内容が反映した画面が表示されているので、内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!下記のように、設定したメール内容が届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailで受信した情報をSmartsheetに自動で登録することも可能です。
問い合わせ管理や情報集約を効率化したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定の条件（送信元アドレスや件名など）に合致するメールをGmailで受信した際に、そのメールの情報をSmartsheetの指定したシートに新しい行として自動で追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">問い合わせメールや各種申請メールなどを自動でタスク化し、Smartsheet上で一元管理できる</span>ため、対応漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくします。
Gmailで受信したメールの本文をAIが自動で要約し、その要約結果をSmartsheetの行として追加する、より高度な連携です。
長文の報告メールや問い合わせ内容も、<span class="mark-yellow">AIが要点をまとめてくれるため、内容把握にかかる時間を大幅に短縮</span>し、迅速な状況判断と次のアクションに繋げることができます。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
受信したメールからファイルを各種クラウドストレージへ自動で整理したり、特定のメール内容をタスク管理ツールに連携したりすることが可能です。
さらに、AIを活用した返信文の自動生成や、イベント後のフォローアップメールの自動送信により、メール処理にかかる時間と労力を削減します。
これにより、コミュニケーションの効率と質を向上させ、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
Smartsheetで行が追加された際にGmailで通知するフローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた報告連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は報告業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいてプロジェクトを進行させることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで簡単かつ直感的に構築できます。
もしSmartsheetとGmailの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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