Smartsheetで行が追加されたら、Gmailでメールを送信する

‍■概要

Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。

このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
• SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
• 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。

■注意事項‍

• GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。