Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する

■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Smartsheetへ自動で行を追加する処理を実現します。定型的な転記作業を自動化し、データの正確性を保ちながら業務の効率化を進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方
• Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方
• GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください
• Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください

■注意事項‍

• GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。