■概要
プロジェクト管理などでSmartsheetをご利用の際に、特定の更新があった場合に都度Gmailで関係者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。特に、SmartsheetとGmailを連携させる方法を探している方にとっては、手作業での運用が大きな負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されたことを検知し、自動でGmailからメールを送信できるため、こうした通知業務の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの情報更新時に、Gmailを使った手動での通知業務に手間を感じている方
- SmartsheetとGmailを連携させ、プロジェクトの進捗共有を自動化したいと考えている方
- 定型的な通知業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetで条件に合う行が追加されるとGmailから自動でメールが送信されるため、手作業での通知にかかっていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成時に発生しがちな、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetの特定の列の値などをもとに、後続のGmailでのメール送信アクションを実行するかどうかの条件を設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、Smartsheetのどの列がどのような値になった場合にメールを送信するのか、といった条件を任意で設定してください
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由にカスタマイズしてください。本文にはSmartsheetから取得した情報を差し込むことも可能です
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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