■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていませんか。特に長文のメールから要点だけを抜き出してまとめる作業は、時間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとして、AIが自動で本文を要約しSmartsheetに行として追加します。GmailとSmartsheet間の情報連携を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせや連絡をSmartsheetで管理しているチームの方
- GmailとSmartsheet間の手作業による情報転記や要約を効率化したい方
- AIを活用して、メールの内容把握からデータ入力までを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からSmartsheetへの記録までが自動化され、これまで手作業での転記や要約に費やしていた時間を削減します
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールを特定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、トリガーとなったメールの本文を指定した内容で要約します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。AIが要約したテキストやメールの件名などを指定のシートに追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でメール本文を要約する際に、出力するテキストの文字数を任意で設定可能です。用途に応じて簡潔にしたり、詳細を残したりと調整してください
- Smartsheetの行に追加する情報は、AIによる要約テキストだけでなく、メールの件名、送信者アドレス、受信日時など、管理に必要な項目を自由に設定できます
■注意事項
- GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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