■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていませんか。特に長文のメールから要点だけを抜き出してまとめる作業は、時間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとして、AIが自動で本文を要約しSmartsheetに行として追加します。GmailとSmartsheet間の情報連携を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した問い合わせや連絡をSmartsheetで管理しているチームの方
• GmailとSmartsheet間の手作業による情報転記や要約を効率化したい方
• AIを活用して、メールの内容把握からデータ入力までを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からSmartsheetへの記録までが自動化され、これまで手作業での転記や要約に費やしていた時間を削減します
• 人の手を介さずに処理が実行されるため、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールを特定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、トリガーとなったメールの本文を指定した内容で要約します
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。AIが要約したテキストやメールの件名などを指定のシートに追加するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメール本文を要約する際に、出力するテキストの文字数を任意で設定可能です。用途に応じて簡潔にしたり、詳細を残したりと調整してください
• Smartsheetの行に追加する情報は、AIによる要約テキストだけでなく、メールの件名、送信者アドレス、受信日時など、管理に必要な項目を自由に設定できます

■注意事項‍

• GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。