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「Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクト情報を、営業担当者が使うHubSpotに手作業で転記している…」
「情報の二重入力は時間がかかるし、入力ミスや共有漏れが心配…」
このように、プロジェクト管理ツールのSmartsheetとCRMのHubSpotを併用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されたら、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能で、設定にかかる手間や時間もわずかです。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとHubSpotを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとHubSpotのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を完全に自動化できます。
例えば、Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクの行が追加されると、その情報を基にHubSpotに新しいコンタクトを自動で作成するといったことが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで管理しているプロジェクトやリードリストに新しい行が追加された際に、その情報を自動で抽出し、HubSpotに新しいコンタクトとして登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業によるデータ転記の手間と時間を完全に削減し、入力ミスや登録漏れのリスクも防ぐ</span>ことができます。最新の情報を素早く営業チームに共有できるため、迅速な顧客対応が可能になります。
Smartsheetに追加された行の中から、例えば「ステータス」が「新規」であるなど、特定の条件を満たす行だけをHubSpotに連携する自動化です。
このフローは、条件に応じて処理を分ける分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">対応が必要なリード情報だけを自動で抽出し、営業担当者に効率的に共有する</span>ことが可能になります。これにより、不要な情報の通知を防ぎ、担当者は重要なコンタクトに集中できます。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
まず、HubSpotをマイアプリに登録するには権限を追加する必要があります。
権限追加方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
※権限の追加は、「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は管理者の方に権限追加について確認してください。
権限の確認ができたら、検索ボックスにHubSpotと入力し対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、赤枠をクリックしてください。
画面が遷移するのでIDとパスワードを入力しサインインします。
Yoomと連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作のためにカラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。
(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。
テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、HubSpotでコンタクトを作成する設定をしましょう。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
次にAPI接続設定を行いましょう。
ここでは「会社名」や「メールアドレス」など、HubSpotにコンタクトを作成する際に必要な各項目の情報を、アウトプットを使って設定していきます！
それぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、それぞれに適切なアウトプットを設定してみてください。
今回は、下記のように会社名とメールアドレスだけ入力しました。
運用内容に合わせて、他の項目の入力が必要であればカスタマイズしてください。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、HubSpotにコンタクトが作成されることを確認しましょう。下記のように、設定した内容が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次へ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
営業活動の成果をプロジェクト管理へスムーズに反映させることが可能です。
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、その情報をSmartsheetの指定したシートに自動で新しい行として追加します。
<span class="mark-yellow">営業チームが獲得した最新の顧客情報を、手動作業なしにプロジェクト管理チームへ素早くで共有</span>できるため、部門間のスムーズな情報連携が実現します。
HubSpotで作成されたコンタクトの中から、「ライフサイクルステージ」が「顧客」になった場合など、特定の条件を満たすコンタクト情報のみをSmartsheetに自動で連携します。
<span class="mark-yellow">成約済みのお客様情報だけをキックオフミーティング用のシートに自動でリストアップする</span>といった運用が可能になり、プロジェクトの立ち上げを迅速かつ正確に進めることができます。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやHubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
フォーム送信や新規コンタクト登録をトリガーに、チャットツールへの通知、メールの自動送信、オンラインミーティングの作成などを自動で行います。
また、メール内容をメモとして追加したり、別の顧客管理ツールからのリード情報をコンタクトとして自動作成することで、情報連携をスムーズにして顧客対応を効率化します。
SmartsheetとHubSpotの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができそうです。</span>
これにより、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、定型業務から解放されるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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