Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方 二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetへの情報追加をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボット起動の対象としたいシートのIDを任意で設定してください HubSpotのコンタクト作成オペレーションで、氏名やメールアドレスなどの各項目にSmartsheetのどの列の情報を紐付けるかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクト情報を、営業担当者が使うHubSpotに手作業で転記している…」
このように、プロジェクト管理ツールのSmartsheetとCRMのHubSpotを併用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Smartsheetに新しい行が追加されたら、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして登録される仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能で、設定にかかる手間や時間もわずかです。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetとHubSpotを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方 二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetへの情報追加をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボット起動の対象としたいシートのIDを任意で設定してください HubSpotのコンタクト作成オペレーションで、氏名やメールアドレスなどの各項目にSmartsheetのどの列の情報を紐付けるかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartsheetとHubSpotを連携してできること
SmartsheetとHubSpotのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
Smartsheetで管理しているプロジェクトやリードリストに新しい行が追加された際に、その情報を自動で抽出し、HubSpotに新しいコンタクトとして登録します。
この連携により、手作業によるデータ転記の手間と時間を削減し、入力ミスや登録漏れのリスクも防ぐ ことができます。最新の情報を素早く営業チームに共有できるため、迅速な顧客対応が可能になります。
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方 二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetへの情報追加をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボット起動の対象としたいシートのIDを任意で設定してください HubSpotのコンタクト作成オペレーションで、氏名やメールアドレスなどの各項目にSmartsheetのどの列の情報を紐付けるかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
Smartsheetに追加された行の中から、例えば「ステータス」が「新規」であるなど、特定の条件を満たす行だけをHubSpotに連携する自動化です。
このフローは、条件に応じて処理を分ける分岐処理を含むため、対応が必要なリード情報だけを自動で抽出し、営業担当者に効率的に共有する ことが可能になります。これにより、不要な情報の通知を防ぎ、担当者は重要なコンタクトに集中できます。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで顧客情報やタスクを管理し、HubSpotで顧客関係管理を行っている場合、双方のデータを手作業で同期させるのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、特定の条件を満たす重要なデータをHubSpotへ迅速に反映させる際には、入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、SmartsheetとHubSpotの連携を自動化し、Smartsheetに特定の条件で新しい行が追加されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速かつ正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetのシート情報を基に、HubSpotへ手作業でコンタクト情報を登録している営業担当の方 SmartsheetとHubSpot間のデータ連携を自動化し、入力の手間やミスをなくしたいと考えている方 リード情報や顧客情報をSmartsheetで管理しており、HubSpotへの迅速な反映を求めているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに特定の行が追加されると自動でHubSpotにコンタクトが作成され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータ入力が不要になるため、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetで追加された行が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をマッピングしてコンタクトを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定で、どのような条件の行が追加された場合にHubSpotへコンタクトを作成するのか、その分岐条件を任意で設定してください HubSpotでコンタクトを作成する際に、Smartsheetから取得したどの情報を、コンタクトのどの項目（氏名、メールアドレス、会社名など）に反映させるか、マッピング内容を任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetとHubSpotの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSmartsheetとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する 」フローを作成していきます！
SmartsheetとHubSpotをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Smartsheetのトリガー設定およびHubSpotのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方 二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetへの情報追加をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボット起動の対象としたいシートのIDを任意で設定してください HubSpotのコンタクト作成オペレーションで、氏名やメールアドレスなどの各項目にSmartsheetのどの列の情報を紐付けるかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携 まず、HubSpotをマイアプリに登録するには権限を追加する必要があります。ヘルプページ
権限の確認ができたら、
Yoomと連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方 二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetへの情報追加をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボット起動の対象としたいシートのIDを任意で設定してください HubSpotのコンタクト作成オペレーションで、氏名やメールアドレスなどの各項目にSmartsheetのどの列の情報を紐付けるかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Smartsheetのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。プラン
シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されるので、先ほど作成したシートを選択してください。
作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、作成日時を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプット
ステップ4：HubSpotのコンタクト作成設定
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、HubSpotでコンタクトを作成する設定をしましょう。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
次にAPI接続設定を行いましょう。
今回は、下記のように会社名とメールアドレスだけ入力しました。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、HubSpotにコンタクトが作成されることを確認しましょう。下記のように、設定した内容が反映していればOKです。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
HubSpotのデータをSmartsheetに連携したい場合
今回はSmartsheetからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
営業活動の成果をプロジェクト管理へスムーズに反映させることが可能です。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、その情報をSmartsheetの指定したシートに自動で新しい行として追加します。
営業チームが獲得した最新の顧客情報を、手動作業なしにプロジェクト管理チームへ素早くで共有 できるため、部門間のスムーズな情報連携が実現します。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
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■概要
HubSpotで管理している顧客情報をSmartsheetに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが追加されるだけで、Smartsheetへの行追加が自動で完了します。SmartsheetとHubSpotの連携をスムーズにし、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetで管理しており、手入力に課題を感じている方 SmartsheetとHubSpotを用いた顧客データ管理の二重入力をなくしたいと考えている営業担当者の方 HubSpotからSmartsheetへのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SmartsheetとHubSpot間のデータ整合性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。この設定で、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに追加するよう指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションで、どのシートに行を追加するかを任意で設定してください HubSpotから取得した情報のうち、Smartsheetのどの列にどの情報を追加するかを任意でマッピングしてください。例えば、コンタクトの名前、会社名、メールアドレスなど、必要なデータ項目を選択して設定が可能です ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
HubSpotで作成されたコンタクトの中から、「ライフサイクルステージ」が「顧客」になった場合など、特定の条件を満たすコンタクト情報のみをSmartsheetに自動で連携します。
成約済みのお客様情報だけをキックオフミーティング用のシートに自動でリストアップする といった運用が可能になり、プロジェクトの立ち上げを迅速かつ正確に進めることができます。
HubSpotで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Smartsheetで行を追加する
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■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、プロジェクト管理ツールのSmartsheetへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした繰り返し行う作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、HubSpotで特定の条件に合致するコンタクトが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加します。smartsheet hubspot間のデータ連携を自動化することで、手作業による負担やミスを減らし、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をSmartsheetに手動で入力しているご担当者様 smartsheetとhubspotを連携させ、データ入力の自動化を実現したい方 SaaS間の連携によって、定型業務の工数を削減したいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでのコンタクト作成をトリガーにSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます smartsheetとhubspotのデータ連携をシステムが実行することで、手作業による入力ミスや情報更新の漏れといったリスクの低減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションでHubSpotから取得した情報を追加するよう設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Smartsheetに行を追加したいコンタクトの条件を任意で設定してください Smartsheetの「行を追加」アクションでは、HubSpotから取得した情報のうち、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetやHubSpotを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやHubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetを使った便利な自動化例
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方 フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。 Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。 ■注意事項
Smartsheetで行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、分析やレポート作成のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうしたデータ連携に伴う課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に課題を感じている方 Smartsheetのデータを元に、Microsoft Excelで定期的なレポート作成を行っている方 プロジェクトやタスクのデータ連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されるとMicrosoft Excelへ自動でデータが追加され、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelにレコードを追加する際、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。 特定の担当者のタスクのみを追加するなど、Smartsheetから取得した情報に基づいて条件を設定し、対象のレコードのみを追加することも可能です。 ■注意事項
Smartsheet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方 Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方 チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。 システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。 Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。 ■注意事項
Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotを使った便利な自動化例
フォーム送信や新規コンタクト登録をトリガーに、チャットツールへの通知、メールの自動送信、オンラインミーティングの作成などを自動で行います。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する
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■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム
・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム
・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門
3.マーケティング部門
・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム
・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する
試してみる
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方 Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方 新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方 手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方 HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知する
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■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。 HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
Salesforceにリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Salesforceにリードオブジェクトにレコードが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Salesforceで管理しているリードをHubSpotにも自動で反映させ、営業活動を効率化したいチーム
・リード情報を一元管理し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
2.マーケティングチーム
・Salesforceで取得したリード情報をHubSpotで活用し、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングを強化したいチーム
・リードの行動履歴を基に、パーソナライズされたマーケティング戦略を実施したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Salesforceのリード情報をHubSpotにも共有し、顧客対応の一貫性を保ちたいチーム
・リードから顧客への変換プロセスをスムーズに管理したいチーム
■このテンプレートを使う
・リードデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・Salesforceにリードが登録されるたびに自動でHubSpotにコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
SmartsheetとHubSpotの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができそうです。
これにより、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、定型業務から解放されるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」 を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
