■概要
Todoistで個人やチームのタスクを管理し、Smartsheetでプロジェクト全体の進捗を管理しているものの、情報の二重入力に手間を感じていませんか。特にTodoistで期限が過ぎたタスクを手作業でSmartsheetに転記するのは、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、指定した日時にTodoistの期限切れタスクを自動で取得し、Smartsheetに新しい行として追加することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとTodoistを併用し、タスク管理の二重入力に手間を感じている方
- Todoistで発生した期限切れタスクの対応漏れを防ぎたいプロジェクト管理者の方
- Smartsheetへの手動でのタスク転記を自動化し、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にTodoistの期限切れタスクを自動で取得し、Smartsheetへ追加するため、手作業での転記時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、TodoistとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでTodoistを選択し、「期限切れのタスク一覧取得」アクションを設定します
- 取得したタスク一覧の各タスクに対して処理を行うため、繰り返し処理機能を追加します
- 最後に、繰り返し処理の中でSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Todoistから取得したタスク情報をSmartsheetの指定シートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールのトリガー設定では、フローを起動する頻度（毎日、毎週など）や日時を任意で設定してください
- Smartsheetに行を追加する際、Todoistから取得したどの情報（タスク名、期限日など）をSmartsheetのどの列に追加するかを任意で設定できます
■注意事項
- SmartsheetとTodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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