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「Smartsheetで管理しているタスクやリリース情報を、WordPressのブログ記事として公開したい」
「Smartsheetのシートにまとめた情報をWordPressに一つひとつ手作業でコピー＆ペーストしており、時間がかかりすぎている…」
このように、SmartsheetとWordPressの間でのデータ連携に、非効率さや手間を感じていませんか？
特に、定期的に発生する更新作業では、単純な転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されたタイミングで、その内容を自動的にWordPressの投稿として作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、コンテンツの企画やプロジェクトの推進といった、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間をかけずに日々の業務を効率化できます。ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとWordPressを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとWordPressのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ転記作業を自動化できます。
例えば、Smartsheetで管理している情報を基に、WordPressの投稿を自動で作成したり、特定の条件下でのみデータを連携させたりすることが可能になり、業務の正確性とスピードを向上させられます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで管理しているタスクやコンテンツのアイデア、イベント情報などを行として追加するだけで、その内容を基にWordPressの新規投稿（下書き）を自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">コンテンツ作成の初動を完全に自動化し、記事作成にかかる時間と手作業による転記ミスを削減</span>できます。
Smartsheetの行に特定のステータス（例：「公開承認済み」）が付与された場合など、あらかじめ設定した条件を満たした時にだけ、WordPressへ新規投稿を自動で作成します。
<span class="mark-yellow">承認プロセスとコンテンツ公開作業をシームレスに繋ぎ、手動での確認や選別作業の手間を省きながら公開管理を効率化</span>します。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとWordPressを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとWordPressの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、WordPressで新規投稿を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押しましょう。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
WordPressの連携
検索ボックスにWordPressと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記画面になるので赤線を確認の上、アカウント名、ドメイン、ユーザー名、パスワードを入力し「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作のために、カラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。
(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、WordPressに新規投稿する設定をしましょう。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
「API接続設定」画面になるので、Smartsheetで先ほど取得した値を入力しましょう。
ここでアウトプットを活用することで、新しいWordPressのブログを動的に反映できます。最新のIssueIDを反映可能です。
なお、手入力してしまうと毎回同じ内容が反映されるので注意しましょう。
今回は、上記3項目のみ設定しましたが、運用内容に合わせて他の項目もカスタマイズしてください。
設定が完了したら、ページ下のテストを実行してみましょう。
成功すると、アウトプットが表示されます。
(テスト操作のため下記画像のアウトプットにはデータが反映していませんが、実際にはこちらにデータが反映している想定です)
また、WordPressで新規投稿がされているはずなので、反映を確認できればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからWordPressへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWordPressからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
WordPressで新しい投稿が公開されたタイミングで、その投稿タイトルやURL、公開日といった情報をSmartsheetの指定したシートに自動で行として追加します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">公開したコンテンツの実績を自動でリスト化し、手作業による記録漏れや管理の手間をなくす</span>ことができます。
WordPressで特定のカテゴリ（例：「プレスリリース」）に属する投稿が公開された時だけ、その情報をSmartsheetに行として追加します。
この連携は分岐処理を含むパターンであり、<span class="mark-yellow">管理したい重要なコンテンツ情報のみをSmartsheetに自動集約し、プロジェクト管理や効果測定の精度を高めます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやWordPressのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
新規投稿を作成したら、その内容をSNSやチャットツールに自動で通知したり、メールを送信したりすることが可能です。
また、フォームから送信された内容をもとに、ユーザーを自動作成したり、画像ファイルを読み取って新規投稿を作成したりすることも可能です。
手動での情報転記や投稿作業の手間を削減し、コンテンツ管理やユーザー管理を効率化できます。
SmartsheetとWordPressの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetとWordPress間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、コンテンツの公開プロセスが迅速かつ正確になり、担当者は情報の手入力といった単純作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この連携にかかるYoomの料金プランを教えてください。
A：SmartsheetとWordPressはYoomのフリープランで使用できるアプリです。
ただし、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、プランによって割り当てられたタスクの上限が異なります。
無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
多くのデータを処理する場合、上限に達してしまう可能性があるため有料プランにすることをおすすめします。
Yoomの料金プランの詳細
「タスク実行数」のカウント方法について
Q：一度に大量の行を追加した場合でも、すべて処理されますか？
A：Smartsheetのトリガーの起動間隔によって反映するタイミングが変わります。
また、料金プランによって使用可能なタスクの上限が異なります。
大量の行を追加した場合、現在のプランによってはタスク上限を超えてしまう場合があるため注意が必要です。
Q：Smartsheetの行を更新した場合、WordPressの新規作成ではなく投稿の更新はできますか？
A：はい、可能です。
今回の解説ではWordPressの「新規投稿を作成」アクションでしたが、他にも「投稿を更新」アクションがあります。こちらに変更することで投稿の更新をするフロー作成ができます。
マイプロジェクト画面の右上にある「新規作成」から新たにフローを作成するか、今回作成したフローの画面上にある「＋」マークをクリックすることでアクションの追加が可能です。
なお、アクションを追加した後には、不要な「新規投稿を作成」アクションを削除してください。
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