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「SPIRALに新しい顧客情報が登録されたら、関連する契約書をBoxにも保存したい」
「SPIRALのレコードを更新するたびに、Box上のファイルも手動で差し替えていて、手間がかかるしミスも怖い…」
このように、SPIRALとクラウドストレージのBoxを併用する中で、手作業によるデータやファイルの連携に限界を感じていませんか？
<span class="mark-yellow">SPIRALでのレコード作成や更新をきっかけに、関連するファイルを自動的にBoxへアップロードする仕組み</span>があれば、情報の正確性を保ちながら、安心してコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能！
導入に多くの手間や時間はかからないので、ぜひこの機会に業務プロセスを見直し、作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SPIRALとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SPIRALとBoxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル転送やバックアップ作業を自動化できます。
作業工数の削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止やリアルタイムでの情報共有が可能になり、業務全体の質とスピードが向上するはずです。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
アカウント登録はわずか30秒で完了！
「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにでも実際の連携を体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
SPIRALに新しいレコードが作成されるたびに、<span class="mark-yellow">そのレコードに関連するファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダにアップロードします。</span>
手作業でのファイルアップロードの手間や対応漏れといったミスを削減し、常に正確な情報がBoxに保管されている状態を維持できます。
SPIRAL内の既存レコード情報が更新された際に、<span class="mark-yellow">更新後の情報に紐づく関連ファイルを自動でBoxにアップロードし直します。</span>
この連携は、情報が変更された際のファイル差し替え作業を自動化し、Box上に古い情報が残り続けるのを防ぐため、常に最新かつ正確なファイル管理を実現できます。
それでは、さっそく実際にSPIRALとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSPIRALとBoxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【SPIRALのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。
検索窓にSPIRALと入力し、表示された候補からSPIRALを選択しましょう。
次の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意の名称に設定します。
続いて、「アクセストークン」は、こちらを参照して入力をしてください。
入力を終えたら、「追加」をクリックしましょう！
以上で、SPIRALのマイアプリ連携が完了です！
【Boxのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたあと、検索窓にBOXと入力し、検索結果からBOXを選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。
次に進みましょう！
これから、いよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
最初の設定です。
ここからは、「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローの設定をしていきます！
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動間隔」を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「アプリID」と「データベースID」を設定しましょう！入力欄をクリックして表示される「候補」から選択可能です。
ここでSPIRALにレコードを追加してください。
フローボットに戻りテストし、成功すると、「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用します。
以上で、SPIRALのトリガー設定は完了です！
次に「ファイルをダウンロード」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
続いて、API接続設定の画面で、必須項目を設定していきます。
「ファイルキー」を指定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功し、「アウトプット」にファイルがダウンロードされているか確認します。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
最後の設定です。ここでは、Boxにアップロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「ファイル名」を任意で設定します。
手動で設定する場合は、必ず「.pdf」のように拡張子を含めるようにしましょう。
続いて、以下の項目を確認してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実行します。
設定したBoxのフォルダを開いて、実際にファイルがアップロードされているか確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はSPIRALからBoxへデータを連携する方法をご紹介しました！
逆にBoxからSPIRALへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
重要なファイルの証跡管理やバックアップ作成を自動化できます。
Boxに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーとして、<span class="mark-yellow">そのファイル情報をSPIRALのデータベースにレコードとして自動で登録します。</span>
この連携により、手動での記録作業をなくし、どのファイルが・いつ・誰によってアップロードされたかといった証跡をSPIRAL上で一元管理することが可能になります。
Boxにアップロードされたファイルの中から、<span class="mark-yellow">ファイル名や保存先フォルダなど、あらかじめ設定した特定の条件に合致するものだけを抽出し、その情報のみをSPIRALにバックアップします。</span>
これにより、本当に重要なファイルの情報だけを効率的にSPIRALに蓄積し、管理できるようになるでしょう。
今回ご紹介したフロー以外にもSPIRALやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
登録情報を同期したり、登録した内容をもとにフォルダを自動で作成することもできます。
また、予定情報をカレンダーアプリに自動登録できるので、重要なアポイントメント情報を失念してしまうこともなくなるはずです。
ファイル情報を共有したり、ツールの情報をもとにフォルダを自動作成することも可能です。
スケジュールトリガーを活用して定期的にファイル情報を確認できるようになるため、万が一の対応漏れも減りそうです。
SPIRALとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSPIRALのレコード情報に基づくBoxへのファイル転送作業や、その逆のバックアップ作業の手間を削減できます。</span>
ファイルのアップロード漏れやバージョン管理のミスといった心配から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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