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「SPIRALに新しい顧客情報が登録されたら、関連する契約書をBoxにも保存したい」
「SPIRALのレコードを更新するたびに、Box上のファイルも手動で差し替えていて、手間がかかるしミスも怖い…」
このように、SPIRALとクラウドストレージのBoxを併用する中で、手作業によるデータやファイルの連携に限界を感じていませんか？
SPIRALでのレコード作成や更新をきっかけに、関連するファイルを自動的にBoxへアップロードする仕組みがあれば、情報の正確性を保ちながら、安心してコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能！
導入に多くの手間や時間はかからないので、ぜひこの機会に業務プロセスを見直し、作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSPIRALとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 SPIRALで新しいレコードが作成されるたびに、関連するファイルを都度検索し、手動でBoxにアップロードする作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に複数のデータベースやファイルを扱う場合、その手間はさらに大きくなります。
このワークフローを活用すれば、SPIRALでのレコード作成をトリガーとして、該当データベースの関連ファイルを自動でBoxにアップロードでき、これらの課題を効率的に解決します。
SPIRALとBoxを連携してできること
SPIRALとBoxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル転送やバックアップ作業を自動化できます。
作業工数の削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止やリアルタイムでの情報共有が可能になり、業務全体の質とスピードが向上するはずです。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
アカウント登録はわずか30秒で完了！
「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにでも実際の連携を体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
SPIRALに新しいレコードが作成されるたびに、そのレコードに関連するファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダにアップロードします。
手作業でのファイルアップロードの手間や対応漏れといったミスを削減し、常に正確な情報がBoxに保管されている状態を維持できます。
■概要 SPIRALで新しいレコードが作成されるたびに、関連するファイルを都度検索し、手動でBoxにアップロードする作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に複数のデータベースやファイルを扱う場合、その手間はさらに大きくなります。
このワークフローを活用すれば、SPIRALでのレコード作成をトリガーとして、該当データベースの関連ファイルを自動でBoxにアップロードでき、これらの課題を効率的に解決します。
SPIRALでレコードが更新されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
SPIRAL内の既存レコード情報が更新された際に、更新後の情報に紐づく関連ファイルを自動でBoxにアップロードし直します。
この連携は、情報が変更された際のファイル差し替え作業を自動化し、Box上に古い情報が残り続けるのを防ぐため、常に最新かつ正確なファイル管理を実現できます。
■概要 SPIRALでレコードが更新されるたびに、関連ファイルを一つひとつBoxへ手動でアップロードする作業は、手間がかかり、時には誤りの原因にもなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SPIRALのレコード更新をきっかけに、対象データベースの関連ファイルが自動でBoxの指定フォルダへアップロードされるため、ファイル管理における手作業の負担を軽減し、業務の正確性向上に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
SPIRALとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSPIRALとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSPIRALとBoxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 SPIRALで新しいレコードが作成されるたびに、関連するファイルを都度検索し、手動でBoxにアップロードする作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に複数のデータベースやファイルを扱う場合、その手間はさらに大きくなります。
このワークフローを活用すれば、SPIRALでのレコード作成をトリガーとして、該当データベースの関連ファイルを自動でBoxにアップロードでき、これらの課題を効率的に解決します。
ステップ1：SPIRALとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【SPIRALのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。
検索窓にSPIRALと入力し、表示された候補からSPIRALを選択しましょう。
次の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意の名称に設定します。
続いて、「アクセストークン」は、こちらを参照して入力をしてください。
入力を終えたら、「追加」をクリックしましょう！
以上で、SPIRALのマイアプリ連携が完了です！
【Boxのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたあと、検索窓にBOXと入力し、検索結果からBOXを選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。
次に進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これから、いよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 SPIRALで新しいレコードが作成されるたびに、関連するファイルを都度検索し、手動でBoxにアップロードする作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に複数のデータベースやファイルを扱う場合、その手間はさらに大きくなります。
このワークフローを活用すれば、SPIRALでのレコード作成をトリガーとして、該当データベースの関連ファイルを自動でBoxにアップロードでき、これらの課題を効率的に解決します。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：SPIRALのトリガー設定
最初の設定です。
ここからは、「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローの設定をしていきます！
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動間隔」を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「アプリID」と「データベースID」を設定しましょう！入力欄をクリックして表示される「候補」から選択可能です。
ここでSPIRALにレコードを追加してください。
フローボットに戻りテストし、成功すると、「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用します。
以上で、SPIRALのトリガー設定は完了です！
ステップ4：SPIRALのアクション設定
次に「ファイルをダウンロード」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
続いて、API接続設定の画面で、必須項目を設定していきます。
「ファイルキー」を指定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功し、「アウトプット」にファイルがダウンロードされているか確認します。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：Boxのアクション設定
最後の設定です。ここでは、Boxにアップロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「ファイル名」を任意で設定します。
手動で設定する場合は、必ず「.pdf」のように拡張子を含めるようにしましょう。
続いて、以下の項目を確認してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実行します。
設定したBoxのフォルダを開いて、実際にファイルがアップロードされているか確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローの完成です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
BoxのデータをSPIRALに連携したい場合
今回はSPIRALからBoxへデータを連携する方法をご紹介しました！
逆にBoxからSPIRALへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
重要なファイルの証跡管理やバックアップ作成を自動化できます。
Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
Boxに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーとして、そのファイル情報をSPIRALのデータベースにレコードとして自動で登録します。
この連携により、手動での記録作業をなくし、どのファイルが・いつ・誰によってアップロードされたかといった証跡をSPIRAL上で一元管理することが可能になります。
■概要 Boxに重要なファイルがアップロードされた際、手作業でSPIRALへバックアップする業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるバックアップ漏れや、ファイル管理の煩雑さも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、SPIRALへのファイルバックアップが自動で実行されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Boxで特定のファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
Boxにアップロードされたファイルの中から、ファイル名や保存先フォルダなど、あらかじめ設定した特定の条件に合致するものだけを抽出し、その情報のみをSPIRALにバックアップします。
これにより、本当に重要なファイルの情報だけを効率的にSPIRALに蓄積し、管理できるようになるでしょう。
■概要 重要なファイルをBoxにアップロードした後、手作業でSPIRALにバックアップする際に手間を感じることや、バックアップ漏れといった課題はありませんか？ このワークフローを活用すれば、Boxで特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップ処理が実行されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
SPIRALやBoxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもSPIRALやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
SPIRALを使った自動化例
登録情報を同期したり、登録した内容をもとにフォルダを自動で作成することもできます。
また、予定情報をカレンダーアプリに自動登録できるので、重要なアポイントメント情報を失念してしまうこともなくなるはずです。
■概要 SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.顧客管理でSPIRALを活用している方 ・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方 ・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方 2.業務でDocuSignを活用している方 ・定期的な契約書の送付業務を担当している方 ・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。 このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。 また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。 ■注意事項 ・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 SPIRALで管理する顧客との会議を設定する際、Googleカレンダーへの予定登録やGmailでの案内メール作成を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SPIRALの画面上での操作を起点に、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの会議URLの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 SPIRALでレコードが登録されたらSlackに通知するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. SPIRALをデータベースとして利用している方 ・顧客や案件、商品などの情報管理をSPIRALで行っている方 ・登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方 ・Slackでチーム内のコミュニケーションをとっている方 ・他のアプリの情報をSlackで受け取りたい方 このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをスムーズにSlackで共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。 通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。 ■注意事項 ・SPIRAL、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業 ・取引先ごと情報管理を行う業務担当 ・リード管理を行う営業アシスタント 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやすく共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Shopifyで注文が発生したらSPIRALに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務でShopifyを活用している方 ・Shopifyで自社サイトの運営や管理を担当している方 2.SPIRALで注文データの管理をしている方 ・ShopifyとSPIRALを連携して業務を効率化したい方 Shopifyは商品管理や注文処理といったマーケティング機能を提供するプラットフォームで、オンラインストアの運営に役立つツールです。 このテンプレートは、Shopifyで注文が発生すると自動でSPIRALに注文データを追加できるため、業務効率を向上させることができます。 ■注意事項 ・Shopify、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
2. 業務でSlackを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
同時にSPIRALを使用して顧客情報を登録することで、Google Driveで管理するファイルと関連付けて管理を行うことができます。
しかし、SPIRALへ取引先が登録されるたびにGoogle Driveに手作業でフォルダを作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。
■このテンプレートを使うメリット
しかし、Shopifyから発生する注文データを手動でSPIRALに連携して管理業務を行っている場合、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
SPIRALのデータの正確性が向上するため、データ管理や分析業務をスムーズに行うことが可能です。
Boxを使ったその他の自動化例
ファイル情報を共有したり、ツールの情報をもとにフォルダを自動作成することも可能です。
スケジュールトリガーを活用して定期的にファイル情報を確認できるようになるため、万が一の対応漏れも減りそうです。
■概要 BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。 BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。 ■注意事項 ・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。 ■概要 「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。 ■概要 DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。 ◼️概要 SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ ローボットです。 フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。 Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
まとめ
SPIRALとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSPIRALのレコード情報に基づくBoxへのファイル転送作業や、その逆のバックアップ作業の手間を削減できます。
ファイルのアップロード漏れやバージョン管理のミスといった心配から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
