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「SPIRALに新しい顧客情報が登録されたら、関連する契約書をBoxにも保存したい」
「SPIRALのレコードを更新するたびに、Box上のファイルも手動で差し替えていて、手間がかかるしミスも怖い…」
このように、SPIRALとクラウドストレージのBoxを併用する中で、手作業によるデータやファイルの連携に限界を感じていませんか？
SPIRALでのレコード作成や更新をきっかけに、関連するファイルを自動的にBoxへアップロードする仕組みがあれば、情報の正確性を保ちながら、安心してコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能！
導入に多くの手間や時間はかからないので、ぜひこの機会に業務プロセスを見直し、作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSPIRALとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「SPIRALでレコードが作成されたら、関連ファイルをBoxにアップロードする」フローは、SPIRALの更新をトリガーにBox保存までの処理を自動化し、手間や漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SPIRALで取引先や申込データを管理していて、関連資料をBoxに手動アップロードしている方
・フォルダ構成の違いやファイル名の不一致で検索ミスが絶えず、作業効率化を図りたいチームリーダーの方
・手作業のミスや作業時間の削減、管理の見える化を同時に実現したい情報システム部門の方
・Box上でファイル保存状況やエラーを自動でチェックして、トラブルを未然に防ぎたい方
■注意事項
・SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
SPIRALとBoxを連携してできること
SPIRALとBoxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル転送やバックアップ作業を自動化できます。
作業工数の削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止やリアルタイムでの情報共有が可能になり、業務全体の質とスピードが向上するはずです。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
アカウント登録はわずか30秒で完了！
「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにでも実際の連携を体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
SPIRALに新しいレコードが作成されるたびに、そのレコードに関連するファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダにアップロードします。
手作業でのファイルアップロードの手間や対応漏れといったミスを削減し、常に正確な情報がBoxに保管されている状態を維持できます。
■概要
「SPIRALでレコードが作成されたら、関連ファイルをBoxにアップロードする」フローは、SPIRALの更新をトリガーにBox保存までの処理を自動化し、手間や漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SPIRALで取引先や申込データを管理していて、関連資料をBoxに手動アップロードしている方
・フォルダ構成の違いやファイル名の不一致で検索ミスが絶えず、作業効率化を図りたいチームリーダーの方
・手作業のミスや作業時間の削減、管理の見える化を同時に実現したい情報システム部門の方
・Box上でファイル保存状況やエラーを自動でチェックして、トラブルを未然に防ぎたい方
■注意事項
・SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
SPIRALでレコードが更新されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
SPIRAL内の既存レコード情報が更新された際に、更新後の情報に紐づく関連ファイルを自動でBoxにアップロードし直します。
この連携は、情報が変更された際のファイル差し替え作業を自動化し、Box上に古い情報が残り続けるのを防ぐため、常に最新かつ正確なファイル管理を実現できます。
■概要
「SPIRALでレコードが更新されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」ワークフローは、SPIRALでレコードが更新されたタイミングで、データベースに紐づく関連ファイルを自動的にBoxへアップロードします。
■このテンプレートをおすすめする方
・SPIRALでファイル管理していて、更新のたびにBoxへ手動アップロードしている方
・社内外の関係者とBoxで共有するファイルを常に最新の状態に保ちたい方
・Yoomを使ってSPIRALとBoxの連携を簡単に始めたいフロー構築初心者の方
■注意事項
・SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SPIRALとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSPIRALとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSPIRALとBoxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「SPIRALでレコードが作成されたら、関連ファイルをBoxにアップロードする」フローは、SPIRALの更新をトリガーにBox保存までの処理を自動化し、手間や漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SPIRALで取引先や申込データを管理していて、関連資料をBoxに手動アップロードしている方
・フォルダ構成の違いやファイル名の不一致で検索ミスが絶えず、作業効率化を図りたいチームリーダーの方
・手作業のミスや作業時間の削減、管理の見える化を同時に実現したい情報システム部門の方
・Box上でファイル保存状況やエラーを自動でチェックして、トラブルを未然に防ぎたい方
■注意事項
・SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：SPIRALとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【SPIRALのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。
検索窓にSPIRALと入力し、表示された候補からSPIRALを選択しましょう。
次の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意の名称に設定します。
続いて、「アクセストークン」は、こちらを参照して入力をしてください。
入力を終えたら、「追加」をクリックしましょう！
以上で、SPIRALのマイアプリ連携が完了です！
【Boxのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたあと、検索窓にBOXと入力し、検索結果からBOXを選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。
次に進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これから、いよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「SPIRALでレコードが作成されたら、関連ファイルをBoxにアップロードする」フローは、SPIRALの更新をトリガーにBox保存までの処理を自動化し、手間や漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SPIRALで取引先や申込データを管理していて、関連資料をBoxに手動アップロードしている方
・フォルダ構成の違いやファイル名の不一致で検索ミスが絶えず、作業効率化を図りたいチームリーダーの方
・手作業のミスや作業時間の削減、管理の見える化を同時に実現したい情報システム部門の方
・Box上でファイル保存状況やエラーを自動でチェックして、トラブルを未然に防ぎたい方
■注意事項
・SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：SPIRALのトリガー設定
最初の設定です。
ここからは、「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローの設定をしていきます！
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動間隔」を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「アプリID」と「データベースID」を設定しましょう！入力欄をクリックして表示される「候補」から選択可能です。
ここでSPIRALにレコードを追加してください。
フローボットに戻りテストし、成功すると、「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用します。
以上で、SPIRALのトリガー設定は完了です！
ステップ4：SPIRALのアクション設定
次に「ファイルをダウンロード」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
続いて、API接続設定の画面で、必須項目を設定していきます。
「ファイルキー」を指定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功し、「アウトプット」にファイルがダウンロードされているか確認します。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：Boxのアクション設定
最後の設定です。ここでは、Boxにアップロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「ファイル名」を任意で設定します。
手動で設定する場合は、必ず「.pdf」のように拡張子を含めるようにしましょう。
続いて、以下の項目を確認してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実行します。
設定したBoxのフォルダを開いて、実際にファイルがアップロードされているか確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする」フローの完成です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
BoxのデータをSPIRALに連携したい場合
今回はSPIRALからBoxへデータを連携する方法をご紹介しました！
逆にBoxからSPIRALへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
重要なファイルの証跡管理やバックアップ作成を自動化できます。
Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
Boxに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーとして、そのファイル情報をSPIRALのデータベースにレコードとして自動で登録します。
この連携により、手動での記録作業をなくし、どのファイルが・いつ・誰によってアップロードされたかといった証跡をSPIRAL上で一元管理することが可能になります。
■概要
「Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」フローは、Boxに保存されたファイルを自動でSPIRALへ複製し、安全に保管する業務ワークフローです。
手動バックアップの手間や漏れを減らし、万が一のデータ損失にもすぐに対応できる安心感をご提供します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxのアップロード後に毎回手動でバックアップ作業をしている方
・データ管理が分散し、ファイルの所在や履歴把握に手間を感じている情報システム担当の方
・コンプライアンスや内部監査で確実なバックアップが求められる総務・経営企画部の方
・RPAやAPI連携を活用して業務ワークフローを効率化したい方
■注意事項
・SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxで特定のファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
Boxにアップロードされたファイルの中から、ファイル名や保存先フォルダなど、あらかじめ設定した特定の条件に合致するものだけを抽出し、その情報のみをSPIRALにバックアップします。
これにより、本当に重要なファイルの情報だけを効率的にSPIRALに蓄積し、管理できるようになるでしょう。
■概要
「Boxで特定のファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」ワークフローは、Boxに届いたファイルを自動でSPIRALへコピーし、データ蓄積を安心・簡単にする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Box上の重要データをSPIRALへ自動バックアップし、確実に保存したい情報管理担当者の方
・アップロード後の手動移行や確認作業の手間・ミスを減らしたいチームリーダーの方
・データ保存フローを業務ワークフローで標準化し、共有しやすくしたいマネージャーの方
■注意事項
・SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SPIRALやBoxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもSPIRALやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
SPIRALを使った自動化例
登録情報を同期したり、登録した内容をもとにフォルダを自動で作成することもできます。
また、予定情報をカレンダーアプリに自動登録できるので、重要なアポイントメント情報を失念してしまうこともなくなるはずです。
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。
SPIRALでレコードが登録されたらSlackに通知するフローです。
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Shopifyで注文が発生したらSPIRALに追加するフローです。
Boxを使ったその他の自動化例
ファイル情報を共有したり、ツールの情報をもとにフォルダを自動作成することも可能です。
スケジュールトリガーを活用して定期的にファイル情報を確認できるようになるため、万が一の対応漏れも減りそうです。
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
まとめ
SPIRALとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSPIRALのレコード情報に基づくBoxへのファイル転送作業や、その逆のバックアップ作業の手間を削減できます。
ファイルのアップロード漏れやバージョン管理のミスといった心配から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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