SPIRALでレコードが更新されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする

■概要

SPIRALでレコードが更新されるたびに、関連ファイルを一つひとつBoxへ手動でアップロードする作業は、手間がかかり、時には誤りの原因にもなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SPIRALのレコード更新をきっかけに、対象データベースの関連ファイルが自動でBoxの指定フォルダへアップロードされるため、ファイル管理における手作業の負担を軽減し、業務の正確性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SPIRALのレコード更新後、手作業でBoxへファイルをアップロードしている方
• SPIRALとBoxを利用したファイル管理業務の効率化、自動化を検討している担当者
• 定型的なファイル転送作業の時間を削減し、コア業務に注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SPIRALのレコード更新からBoxへのファイルアップロードまでの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を削減し、より創造的な業務へ集中できます。
• 手作業に伴うファイルのアップロード忘れや、誤ったファイルを選択するといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の信頼性を高めることが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの管理画面からSPIRALアカウントとBoxアカウントを連携させます。
2. 次に、フローボットのトリガーとしてSPIRALを選択し、「レコードが作成・更新されたら」というイベントを設定することで、指定したデータベースの変更を検知します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、更新の場合のみ後続のファイル処理に進むといった制御を加えます。
4. その後、オペレーションにおいてSPIRALの「ファイルをダウンロード」アクションを利用し、更新されたレコードに紐づくファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルをあらかじめ指定したBox内のフォルダへ自動的に保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SPIRALをトリガーとして設定する際、自動化の対象としたいデータベースを、ユーザー自身のSPIRAL環境に合わせて任意で設定してください。
• Boxへファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルの保存先となるBox内のフォルダを、運用ルールに合わせて任意に指定することが可能です。

■注意事項

• SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。