Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする

■概要

Boxに重要なファイルがアップロードされた際、手作業でSPIRALへバックアップする業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるバックアップ漏れや、ファイル管理の煩雑さも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、SPIRALへのファイルバックアップが自動で実行されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとSPIRALを利用し、ファイルバックアップを手作業で行っている担当者
• 重要なファイルのバックアップ作業の効率化や、ミス防止に関心がある方
• Box上のファイル管理とSPIRALでのデータ活用を連携させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実なファイルバックアップを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、ファイル情報を記録するための準備をします。
5. さらに、オペレーションでSPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションを設定します。
6. 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
7. 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、手順4で登録したレコードと手順6でアップロードしたファイルを紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。特定のプロジェクト用フォルダや共有フォルダなど、業務に合わせて柔軟に設定できます。
• SPIRALの各オペレーション設定では、ファイルをバックアップする先のデータベースなどを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で指定してください。

■注意事項

• SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。