SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする

■概要

SPIRALで新しいレコードが作成されるたびに、関連するファイルを都度検索し、手動でBoxにアップロードする作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか？
特に複数のデータベースやファイルを扱う場合、その手間はさらに大きくなります。
このワークフローを活用すれば、SPIRALでのレコード作成をトリガーとして、該当データベースの関連ファイルを自動でBoxにアップロードでき、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SPIRALとBoxを利用し、レコードに紐づくファイルの管理を手作業で行っている方
• 手動でのファイル転送作業に時間的な制約やヒューマンエラーのリスクを感じている方
• SPIRALとBox間のデータ連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SPIRALでのレコード作成後、関連ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SPIRALとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるアプリIDやデータベースIDを指定します。
3. 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、作成されたレコードに関連するファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SPIRALのトリガー設定では、レコード作成を検知する対象のアプリIDおよびデータベースIDを、お使いの環境に合わせて候補から選択してください。
• SPIRALのファイルダウンロードアクションでは、ダウンロード対象ファイルのフィールドIDを候補から選択し、レコードIDやファイルキーを適切に設定してください。
• Boxのファイルアップロードアクションでは、アップロードするファイル名や、格納先のフォルダを示すコンテンツIDなどを、実際の運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。