■概要
SPIRALで新しいレコードが作成されるたびに、関連するファイルを都度検索し、手動でBoxにアップロードする作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか？
特に複数のデータベースやファイルを扱う場合、その手間はさらに大きくなります。
このワークフローを活用すれば、SPIRALでのレコード作成をトリガーとして、該当データベースの関連ファイルを自動でBoxにアップロードでき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALとBoxを利用し、レコードに紐づくファイルの管理を手作業で行っている方
- 手動でのファイル転送作業に時間的な制約やヒューマンエラーのリスクを感じている方
- SPIRALとBox間のデータ連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALでのレコード作成後、関連ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRALとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるアプリIDやデータベースIDを指定します。
- 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、作成されたレコードに関連するファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALのトリガー設定では、レコード作成を検知する対象のアプリIDおよびデータベースIDを、お使いの環境に合わせて候補から選択してください。
- SPIRALのファイルダウンロードアクションでは、ダウンロード対象ファイルのフィールドIDを候補から選択し、レコードIDやファイルキーを適切に設定してください。
- Boxのファイルアップロードアクションでは、アップロードするファイル名や、格納先のフォルダを示すコンテンツIDなどを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
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