Boxで特定のファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする

■概要

重要なファイルをBoxにアップロードした後、手作業でSPIRALにバックアップする際に手間を感じることや、バックアップ漏れといった課題はありませんか？ このワークフローを活用すれば、Boxで特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップ処理が実行されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとSPIRALを利用し、手作業でのファイルバックアップに時間を要している方
• 重要なファイルのバックアップ作業における、人的ミスを未然に防ぎたいと考えている方
• 定型的なバックアップ業務から解放され、コア業務へ集中したい情報システム担当者

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを検知し、SPIRALへのバックアップが自動で実行されるため、手作業による時間と手間を削減できます。
• 手作業によるファイルの選択ミスやコピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの名前など、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
5. 続けて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、バックアップ先のデータベースに新しいレコードを作成します。
6. さらに、SPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションと「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
7. 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、アップロードしたファイルと作成したレコードを紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• 分岐機能では、Boxから取得したファイル名をもとに、SPIRALへの処理を分岐させる条件を任意で設定することが可能です。例えば、特定のキーワードをファイル名に含むファイルのみバックアップ処理を進める、といった設定ができます。
• SPIRALの各アクション（レコード登録、ファイルアップロードトークン発行、ファイルアップロード、レコードへのファイル関連付け）では、ファイルを保存する対象のデータベースなどを、ユーザーの環境に合わせて任意で指定してください。

■注意事項

• SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。