■概要
Outlookで受信する大量のメールを確認し、重要なものをSlackに手動で通知する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析して重要度を振り分け、Slackへ通知できます。さらに、Microsoft Excelへの記録まで一連の流れを自動化するため、煩雑なメール対応業務を効率化し、重要な連絡の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとSlackを連携させ、毎日のメール対応業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、問い合わせメールの重要度判断や返信文の作成を自動化したい方
- 手作業による情報共有や記録作業での通知漏れや転記ミスをなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信からSlackへの通知、記録までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- AIによる自動判断と通知によって、重要なメールの見落としや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Slack、Microsoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文をもとに重要度を判定するためのテキストを生成します
- 次に、分岐機能を設定し、AIが判定した重要度に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Outlookで受信した本文などを指定のチャンネルに送信します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメール情報などを記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です
- AI機能のオペレーションでは、重要度の判定や返信文を生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、メールの件名や本文などの情報を変数として組み込めます
- 分岐機能では、AIが生成した重要度（例：「高」「中」「低」など）をもとに、後続のオペレーションを切り替えるための条件を任意で設定できます
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズでき、前段のオペレーションで取得した情報を変数としてメッセージに含めることも可能です
- Microsoft Excelへの書き込み設定では、記録先となるファイル、シート、およびテーブル範囲などを任意で指定できます
■注意事項
- Outlook、Slack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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