Googleフォームで申し込みされたらMicrosoft Excelに自動転記してSlackに通知

■概要

イベント申し込みや問い合わせなどをGoogleフォームで受け付けた後、Microsoft Excelへの転記や関係者へのSlack通知を手作業で行っていませんか？この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでMicrosoft Excelへのデータ追加とSlackへの通知が自動で完了し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelへ手動で転記している方
• フォームの回答があるたびにSlackで関係部署へ通知連絡を行っている方
• 申し込みや問い合わせ対応のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からExcel転記、Slack通知までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容を転記するよう指定します
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャンネルへ通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackへの通知設定では、通知を送りたいチャンネルを任意で指定できます
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで受け付けた回答内容を変数として埋め込むことも可能です例えば、「〇〇様よりお申し込みがありました。」のように、回答者の名前を自動で挿入できます

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081