Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

■概要

WrikeとMicrosoft SharePointを併用する中で、ファイルの確認漏れやタスク作成の遅れといった課題を感じていませんか。特に、SharePointに格納されたファイルをもとにWrikeでタスクを手作業で作成するのは、手間がかかりヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されると、自動でWrikeにタスクを作成するため、こうした連携業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• WrikeとMicrosoft SharePointを活用したファイル管理業務をされている方
• SharePointへのファイル格納後、Wrikeへのタスク起票を手作業で行っている方
• ファイルの種類に応じたタスク作成など、業務のルール化や自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに自動でWrikeへタスクが作成されるため、手作業でのタスク起票業務にかかる時間を短縮できます。
• 手動での対応によるタスク作成の漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとWrikeをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能で作成された場合のみ後続のアクションに進むよう設定します。
4. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルが特定の条件に合致するかを判定させます。
5. 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてWrikeの「タスクを作成」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 格納されたファイルの情報（ファイル名、種類など）をもとに、後続の処理を分けるための分岐条件を任意で設定してください。
• Wrikeで作成するタスクのタイトルや説明、担当者、期限などを、フローの中で取得した情報を用いて自由に設定できます。

■注意事項‍

• Microsoft SharePointとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。