■概要
プロジェクト管理ツールWrikeでタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローは、Wrikeで特定の条件に合致するタスクが作成されると、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成するため、こうした手作業をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとMicrosoft SharePointを併用しており、手作業での連携に手間を感じている方
- プロジェクト管理におけるドキュメント整理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- WrikeとSharePoint間の情報連携を正確に行い、ヒューマンエラーを削減したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでのタスク作成を起点に、Microsoft SharePointへのフォルダ作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、作成漏れやタスク名とフォルダ名の不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションで任意の場所にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件の設定では、フォルダ作成の対象としたいWrikeタスクの条件を任意で指定してください。例えば、特定のステータスや担当者が設定されたタスクのみを対象とすることが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトやドキュメントライブラリ、またフォルダの命名規則（例：Wrikeのタスク名を利用する等）を任意で設定してください。
■注意事項
- WrikeとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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