Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

■概要

Microsoft SharePointへのファイル格納後、都度Wrikeでタスクを作成する作業に手間を感じていませんか？この手作業による連携は、タスクの作成漏れや遅延を引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに特定のファイルが追加されると自動でWrikeにタスクが作成されます。WrikeとSharePointの連携を自動化し、プロジェクト管理の効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• WrikeとSharePointを併用し、ファイルとタスクの連携を手作業で行っている方
• プロジェクト関連ファイルの格納漏れや、タスク作成の遅延を防止したいチームリーダーの方
• WrikeとMicrosoft SharePoint間の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーにタスクが自動作成されるため、Wrikeでの手動起票にかかる時間を短縮することができます
• 手作業によるタスクの作成漏れや、関連情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクト管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとWrikeをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成された場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
4. 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報をもとにタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Wrikeで作成するタスクのタイトルや説明欄を任意の内容に設定できます。Microsoft SharePointから取得したファイル名やURLを埋め込むことも可能です
• タスクを割り当てる担当者や、タスクを追加するフォルダ・プロジェクトを任意に指定できます

■注意事項‍

• Microsoft SharePointとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。