【ノーコードで実現】ZoomとOutlookを連携して出欠管理を自動化する方法

特定条件のOutlook出欠メールを基にZoomウェビナーへ参加者を自動で登録する

<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合など、条件に合致する出欠連絡のみを抽出し、Zoomウェビナーへ参加者を自動登録する</span>フローです。

関連性の高い参加者だけを効率的に管理し、不要な登録作業を削減できます！

 Outlookの出欠メールからZoomウェビナーへ参加者を自動登録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加するフロー</span>を解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OutlookとZoomのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Outlookのトリガー設定とZoomのアクション設定
• トリガーをONにして、フローボットが起動するかを確認

ステップ1：OutlookとZoomのマイアプリ登録をしよう

フローボットを設定する前に、各アプリをYoomと連携する作業を行います。

Outlookのマイアプリ登録手順

Outlookの注意事項

Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Yoomにログイン後、マイアプリをクリックし、新規接続を選択します。

アプリ一覧は検索窓を使い、Outlookを選択します。

連携するアカウントを選択してください。

パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。

これでOutlookのマイアプリ登録ができました！

Zoomのマイアプリ登録手順

先ほどの手順と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。

アプリ一覧は検索窓を活用し、Zoom（OAuth）を選択します。

Client ID、Client secret、Secret TokenをZoomの管理画面から取得し、入力しましょう。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらを確認しながら設定するとスムーズです！

これでZoomのマイアプリ登録ができました。

ステップ2：テンプレートをコピーしよう

Yoomでは、テンプレートを使わずに自由に設定することもできますが、今回はより簡単に設定ができるテンプレートを使った設定手順をご紹介します。

下記バナーの「詳細を見る」をクリックしてください。

テンプレートの詳細が開きます。

「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートをコピーできました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。

ステップ3：Outlookのトリガーを設定しよう

次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルはコピーした時に入力されていますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションは変更せずに次に進みましょう。

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アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できまが、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違います。

メールフォルダIDは候補から選択します。

キーワードを設定しましょう。

設定後、<span class="mark-yellow">添付画像のように設定したキーワードを件名に入力し、本文はZoomのウェビナー登録に必要な「姓」「名」「メールアドレス」を記載したメールをOutlookのアドレスに送信しましょう。</span>

送信したら、テストをクリックしてください。

テストが成功し、Outlookのメール情報が取得できたら保存しましょう。

ステップ4：テキストからデータを抽出する設定をしよう

次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。

アクションを選択

タイトルは変更可能です。
アクションは「3500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されていまが、文字数に応じて変更してください。

設定確認後、次へをクリックしましょう。

詳細を設定

対象のテキストはOutlookの取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を使用せずに入力してしまうと、同じ内容をからデータを抽出し続けることになりますので注意してください。

詳細はこちらを確認しましょう。

抽出したい項目を設定しましょう。
ここでは、Zoomのウェビナーを登録するアクションで必要な「姓」「名」「メールアドレス」を設定しました。

ここまで設定したら、テストをクリックします。

テストが成功し、抽出したい項目が取得できたら保存しましょう。

ステップ5：Zoomで登録者を追加する設定しよう

次に「ウェビナーに登録者を追加」をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択

これまで同様に、タイトルやアクションの確認をして次に進んでください。

API接続設定

Zoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
ウェビナーIDは候補から選択しましょう。

「名」「姓」「メールアドレス」は「テキストからデータを抽出」の取得した値から選択してください。
設定後、テストを実行し、ウェビナー登録ができたら保存しましょう。

ステップ6：動作をチェックしよう

最後にトリガーをONをクリックして動作をチェックしてください。

これでフローボットの設定ができました。

まとめ

ZoomとOutlookを用いた出欠管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール確認からZoomへの登録といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、ウェビナー担当者は煩雑な事務作業から解放され、コンテンツの準備や参加者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単操作で業務フローを構築できます。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！