「Zoomウェビナーの開催が決まったけど、Outlookに届く参加申し込みメールを一件ずつ確認して、Zoomに手動で登録するのが面倒…」
「Outlookで管理している出欠情報をZoomに転記する際に、入力ミスや登録漏れがないかいつも不安…」
このように、ZoomとOutlook間での出欠情報の管理や連携作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Outlookで受信した出欠連絡メールの内容を基に、自動でZoomウェビナーへ参加者を登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるYoomを活用します。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信した出欠メールに基づきZoomウェビナーへ参加者を自動登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
「Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する」ワークフローを利用すると、参加者登録作業を自動化できます。
メール受信に連動してウェビナー登録が可能になり、運営の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して社内外の出欠連絡をメールで受け取っている方
・Zoomウェビナーを活用したオンラインイベントやセミナーを開催している担当者
・出欠メールを確認し参加者リストへ手動で登録する作業に負担を感じている方
・ウェビナーの登録作業を自動化し、スタッフの業務効率化を目指したい方
・確実かつスピーディに参加希望者の情報をZoomへ反映させたい方
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ZoomとOutlookを連携する自動化の方法
ZoomとOutlook間での出欠情報のやり取りは、手作業では時間もかかり、ミスも起こりがちです。
そこでZoomとOutlook連携し、自動化することで、ウェビナー運営の効率を大幅に向上させ、参加者管理の手間を削減できます。
具体的な自動化の例をテンプレートを使って紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookの出欠メールを基にZoomウェビナーへ参加者を自動で登録する
Outlookで受信した出欠連絡メールをトリガーとして、Zoomウェビナーへ自動的に参加者を登録したり、登録後に確認メールを送信したりする基本的な連携フローです。
手作業による登録漏れや遅延を防ぎ、スムーズなウェビナー準備を実現できます！
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
「Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する」ワークフローを利用すると、参加者登録作業を自動化できます。
メール受信に連動してウェビナー登録が可能になり、運営の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して社内外の出欠連絡をメールで受け取っている方
・Zoomウェビナーを活用したオンラインイベントやセミナーを開催している担当者
・出欠メールを確認し参加者リストへ手動で登録する作業に負担を感じている方
・ウェビナーの登録作業を自動化し、スタッフの業務効率化を目指したい方
・確実かつスピーディに参加希望者の情報をZoomへ反映させたい方
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
特定条件のOutlook出欠メールを基にZoomウェビナーへ参加者を自動で登録する
Outlookで受信したメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合など、条件に合致する出欠連絡のみを抽出し、Zoomウェビナーへ参加者を自動登録するフローです。
関連性の高い参加者だけを効率的に管理し、不要な登録作業を削減できます！
Outlookで特定条件に合う出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
「Outlookで特定条件に合う出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する」ワークフローを利用すると、出欠メールの内容をもとにウェビナーへの登録が自動化されます。
手動で参加者を追加する必要がなくなり、作業の手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して社内外からの出欠確認メールを受信している方
・ウェビナーやセミナーなどで参加者管理を行う業務を担当されている方
・Zoomウェビナーの登録作業を効率化・自動化したいと感じている方
・Outlookで特定条件に合致したメールを、スピーディにZoomウェビナー登録へ反映させたい方
・複雑なIT操作が苦手でも、参加者登録業務の負担を減らしたい方
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの出欠メールからZoomウェビナーへ参加者を自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとZoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とZoomのアクション設定
- トリガーをONにして、フローボットが起動するかを確認
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
「Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する」ワークフローを利用すると、参加者登録作業を自動化できます。
メール受信に連動してウェビナー登録が可能になり、運営の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して社内外の出欠連絡をメールで受け取っている方
・Zoomウェビナーを活用したオンラインイベントやセミナーを開催している担当者
・出欠メールを確認し参加者リストへ手動で登録する作業に負担を感じている方
・ウェビナーの登録作業を自動化し、スタッフの業務効率化を目指したい方
・確実かつスピーディに参加希望者の情報をZoomへ反映させたい方
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとZoomのマイアプリ登録をしよう
フローボットを設定する前に、各アプリをYoomと連携する作業を行います。
Outlookのマイアプリ登録手順
Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログイン後、マイアプリをクリックし、新規接続を選択します。
アプリ一覧は検索窓を使い、Outlookを選択します。
連携するアカウントを選択してください。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました！
Zoomのマイアプリ登録手順
先ほどの手順と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Zoom（OAuth）を選択します。
Client ID、Client secret、Secret TokenをZoomの管理画面から取得し、入力しましょう。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらを確認しながら設定するとスムーズです！
これでZoomのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
Yoomでは、テンプレートを使わずに自由に設定することもできますが、今回はより簡単に設定ができるテンプレートを使った設定手順をご紹介します。
下記バナーの「詳細を見る」をクリックしてください。
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
「Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する」ワークフローを利用すると、参加者登録作業を自動化できます。
メール受信に連動してウェビナー登録が可能になり、運営の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して社内外の出欠連絡をメールで受け取っている方
・Zoomウェビナーを活用したオンラインイベントやセミナーを開催している担当者
・出欠メールを確認し参加者リストへ手動で登録する作業に負担を感じている方
・ウェビナーの登録作業を自動化し、スタッフの業務効率化を目指したい方
・確実かつスピーディに参加希望者の情報をZoomへ反映させたい方
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートの詳細が開きます。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Outlookのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルはコピーした時に入力されていますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションは変更せずに次に進みましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できまが、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違います。
メールフォルダIDは候補から選択します。
キーワードを設定しましょう。
設定後、添付画像のように設定したキーワードを件名に入力し、本文はZoomのウェビナー登録に必要な「姓」「名」「メールアドレス」を記載したメールをOutlookのアドレスに送信しましょう。
送信したら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Outlookのメール情報が取得できたら保存しましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定をしよう
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
アクションを選択
タイトルは変更可能です。
アクションは「3500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されていますが、文字数に応じて変更してください。
設定確認後、次へをクリックしましょう。
詳細を設定
対象のテキストはOutlookの取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を使用せずに入力してしまうと、同じ内容をからデータを抽出し続けることになりますので注意してください。
詳細はこちらを確認しましょう。
抽出したい項目を設定しましょう。
ここでは、Zoomのウェビナーを登録するアクションで必要な「姓」「名」「メールアドレス」を設定しました。
ここまで設定したら、テストをクリックします。
テストが成功し、抽出したい項目が取得できたら保存しましょう。
ステップ5：Zoomで登録者を追加する設定しよう
次に「ウェビナーに登録者を追加」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択
これまで同様に、タイトルやアクションの確認をして次に進んでください。
API接続設定
Zoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
ウェビナーIDは候補から選択しましょう。
「名」「姓」「メールアドレス」は「テキストからデータを抽出」の取得した値から選択してください。
設定後、テストを実行し、ウェビナー登録ができたら保存しましょう。
ステップ6：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONをクリックして動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
ZoomとOutlookを使用したその他の自動化例
今回紹介したテンプレートとの連携以外でも、Zoomで会議URLを自動発行したり、Outlookに届いたデータを他のアプリに転送することも可能です。
このように、ZoomとOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Zoomを活用した自動化例
Zoomを活用したミーティング管理やアフターフォローも、Yoomのテンプレートを使えばすべて自動化できます。
たとえば、フォーム送信をきっかけにZoom会議を作成したり、ミーティング終了後に録画データを自動保存・通知したりと、会議前後の業務を効率化。会議準備や情報共有の手間を減らして、コア業務に集中しませんか？
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Outlookを活用した自動化例
Outlookの予定表やメールをトリガーに、ファイル保存や通知送信、タスク管理などを自動化できます。
たとえば、届いたファイルを自動でOneDriveにアップロードしたり、予定と連動してNotionやAirtableにデータを送信したりと、転記作業をなくすテンプレートが豊富に揃っています。日々のルーチンを減らし、ミスのない情報管理を実現しましょう！
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有をスピーディにします。
自動で通知されるため、通知漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソン
・チームでOutlookのカレンダーを共有しているが、予定の見落としが発生しやすい方
・カレンダーに登録されたイベントの情報を迅速に共有し、スムーズな業務を行いたいと考える方
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用している方
・イベントや会議の最新情報を迅速に把握したい方
・チームリーダーとして、メンバーのスケジュールを効率的に管理したい方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
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Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
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Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、Typeformで収集したデータを自動的にOutlookのタスクとして登録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに連携させ、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、効率的な業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで顧客アンケートやフィードバックを収集している方
・Outlookを使用してタスク管理を行っているビジネスプロフェッショナルの方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・フォームから直接タスクを生成し、管理業務をシンプルにしたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
まとめ
ZoomとOutlookを用いた出欠管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール確認からZoomへの登録といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、ウェビナー担当者は煩雑な事務作業から解放され、コンテンツの準備や参加者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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