「Zoomウェビナーの開催が決まったけど、Outlookに届く参加申し込みメールを一件ずつ確認して、Zoomに手動で登録するのが面倒…」
「Outlookで管理している出欠情報をZoomに転記する際に、入力ミスや登録漏れがないかいつも不安…」
このように、ZoomとOutlook間での出欠情報の管理や連携作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Outlookで受信した出欠連絡メールの内容を基に、自動でZoomウェビナーへ参加者を登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるYoomを活用します。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信した出欠メールに基づきZoomウェビナーへ参加者を自動登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
ウェビナー開催時の出欠メール確認や、その情報を基にしたZoomへの参加者登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか。特に件数が多い場合、手作業では入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の出欠メールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、これらの課題を解消し、スムーズなウェビナー運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでウェビナーの出欠連絡を受け取り、手動でZoomに登録している方
- ウェビナーの申し込み者情報を、正確かつ迅速にZoomへ反映させたい方
- 繰り返し発生する登録作業の時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールからAIが自動で情報を抽出しZoomへ登録するため、手作業による登録時間を削減できます。
- メール内容の転記ミスやZoomへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なウェビナー登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定した件名のメールがOutlookに届いたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定します。前のステップで抽出した参加者情報を利用し、特定のZoomウェビナーへ自動で登録者を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Outlookのメール本文から抽出したい情報項目（例えば、氏名、会社名など）を任意で設定できます。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、AI機能で抽出した各情報を変数として利用し、Zoomの登録者情報における任意の項目（氏名、メールアドレスなど）に対応付けて設定できます。また、登録するウェビナーIDなど、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ZoomとOutlookを連携する自動化の方法
ZoomとOutlook間での出欠情報のやり取りは、手作業では時間もかかり、ミスも起こりがちです。
そこでZoomとOutlook連携し、自動化することで、ウェビナー運営の効率を大幅に向上させ、参加者管理の手間を削減できます。
具体的な自動化の例をテンプレートを使って紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookの出欠メールを基にZoomウェビナーへ参加者を自動で登録する
Outlookで受信した出欠連絡メールをトリガーとして、Zoomウェビナーへ自動的に参加者を登録したり、登録後に確認メールを送信したりする基本的な連携フローです。
手作業による登録漏れや遅延を防ぎ、スムーズなウェビナー準備を実現できます！
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
ウェビナー開催時の出欠メール確認や、その情報を基にしたZoomへの参加者登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか。特に件数が多い場合、手作業では入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の出欠メールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、これらの課題を解消し、スムーズなウェビナー運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでウェビナーの出欠連絡を受け取り、手動でZoomに登録している方
- ウェビナーの申し込み者情報を、正確かつ迅速にZoomへ反映させたい方
- 繰り返し発生する登録作業の時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールからAIが自動で情報を抽出しZoomへ登録するため、手作業による登録時間を削減できます。
- メール内容の転記ミスやZoomへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なウェビナー登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定した件名のメールがOutlookに届いたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定します。前のステップで抽出した参加者情報を利用し、特定のZoomウェビナーへ自動で登録者を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Outlookのメール本文から抽出したい情報項目（例えば、氏名、会社名など）を任意で設定できます。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、AI機能で抽出した各情報を変数として利用し、Zoomの登録者情報における任意の項目（氏名、メールアドレスなど）に対応付けて設定できます。また、登録するウェビナーIDなど、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
特定条件のOutlook出欠メールを基にZoomウェビナーへ参加者を自動で登録する
Outlookで受信したメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合など、条件に合致する出欠連絡のみを抽出し、Zoomウェビナーへ参加者を自動登録するフローです。
関連性の高い参加者だけを効率的に管理し、不要な登録作業を削減できます！
Outlookで特定条件に合う出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
ウェビナー開催時の参加者管理、特にOutlookで受け付けた出欠メールからZoomへ手動で登録する作業は、時間のかかるものではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定条件のメールを受信した際に、自動で内容を読み取りZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、よりスムーズなイベント運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの出欠確認メールからZoomへの手動登録に手間を感じている方
- ウェビナー運営の効率化と、登録作業におけるヒューマンエラー削減を目指している方
- OutlookとZoomを日常的に利用し、これらの連携による業務自動化に関心のある方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した出欠メールの情報に基づき、Zoomウェビナーへ自動で登録するため、手作業による時間と手間を削減できます。
- メールの見落としやZoomへの登録情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な参加者管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- トリガーとして、Outlookで「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定し、ウェビナーの出欠確認メールを特定するための件名や条件を指定します。
- 次に、「分岐機能」を設定し、例えばメール本文の内容（「出席」「参加」など）に応じて、後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から参加者の氏名やメールアドレスなどの必要な情報を抽出します。
- 最後に、Zoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、抽出した情報を利用して該当のウェビナーへ参加者を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、受信するメールの件名や本文に含まれるキーワードなどを任意に設定し、自動化の対象とするメールを正確に特定してください。
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるか、実際の運用に合わせて任意に設定・追加が可能です。
- 「テキストからデータを抽出する」でメール本文から情報を抽出する際、前段のアクションで取得したメッセージ内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
- 「ウェビナーに登録者を追加」では、前段のオペレーションで抽出した氏名やメールアドレスなどの情報を、Zoomの対応する項目へ変数としてマッピングすることが重要です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの出欠メールからZoomウェビナーへ参加者を自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとZoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とZoomのアクション設定
- トリガーをONにして、フローボットが起動するかを確認
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
ウェビナー開催時の出欠メール確認や、その情報を基にしたZoomへの参加者登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか。特に件数が多い場合、手作業では入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の出欠メールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、これらの課題を解消し、スムーズなウェビナー運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでウェビナーの出欠連絡を受け取り、手動でZoomに登録している方
- ウェビナーの申し込み者情報を、正確かつ迅速にZoomへ反映させたい方
- 繰り返し発生する登録作業の時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールからAIが自動で情報を抽出しZoomへ登録するため、手作業による登録時間を削減できます。
- メール内容の転記ミスやZoomへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なウェビナー登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定した件名のメールがOutlookに届いたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定します。前のステップで抽出した参加者情報を利用し、特定のZoomウェビナーへ自動で登録者を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Outlookのメール本文から抽出したい情報項目（例えば、氏名、会社名など）を任意で設定できます。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、AI機能で抽出した各情報を変数として利用し、Zoomの登録者情報における任意の項目（氏名、メールアドレスなど）に対応付けて設定できます。また、登録するウェビナーIDなど、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとZoomのマイアプリ登録をしよう
フローボットを設定する前に、各アプリをYoomと連携する作業を行います。
Outlookのマイアプリ登録手順
Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログイン後、マイアプリをクリックし、新規接続を選択します。
アプリ一覧は検索窓を使い、Outlookを選択します。
連携するアカウントを選択してください。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました！
Zoomのマイアプリ登録手順
先ほどの手順と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Zoom（OAuth）を選択します。
Client ID、Client secret、Secret TokenをZoomの管理画面から取得し、入力しましょう。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらを確認しながら設定するとスムーズです！
これでZoomのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
Yoomでは、テンプレートを使わずに自由に設定することもできますが、今回はより簡単に設定ができるテンプレートを使った設定手順をご紹介します。
下記バナーの「詳細を見る」をクリックしてください。
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
ウェビナー開催時の出欠メール確認や、その情報を基にしたZoomへの参加者登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか。特に件数が多い場合、手作業では入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の出欠メールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、これらの課題を解消し、スムーズなウェビナー運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでウェビナーの出欠連絡を受け取り、手動でZoomに登録している方
- ウェビナーの申し込み者情報を、正確かつ迅速にZoomへ反映させたい方
- 繰り返し発生する登録作業の時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールからAIが自動で情報を抽出しZoomへ登録するため、手作業による登録時間を削減できます。
- メール内容の転記ミスやZoomへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なウェビナー登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定した件名のメールがOutlookに届いたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定します。前のステップで抽出した参加者情報を利用し、特定のZoomウェビナーへ自動で登録者を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Outlookのメール本文から抽出したい情報項目（例えば、氏名、会社名など）を任意で設定できます。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、AI機能で抽出した各情報を変数として利用し、Zoomの登録者情報における任意の項目（氏名、メールアドレスなど）に対応付けて設定できます。また、登録するウェビナーIDなど、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートの詳細が開きます。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Outlookのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルはコピーした時に入力されていますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションは変更せずに次に進みましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できまが、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違います。
メールフォルダIDは候補から選択します。
キーワードを設定しましょう。
設定後、添付画像のように設定したキーワードを件名に入力し、本文はZoomのウェビナー登録に必要な「姓」「名」「メールアドレス」を記載したメールをOutlookのアドレスに送信しましょう。
送信したら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Outlookのメール情報が取得できたら保存しましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定をしよう
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
アクションを選択
タイトルは変更可能です。
アクションは「3500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されていますが、文字数に応じて変更してください。
設定確認後、次へをクリックしましょう。
詳細を設定
対象のテキストはOutlookの取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を使用せずに入力してしまうと、同じ内容をからデータを抽出し続けることになりますので注意してください。
詳細はこちらを確認しましょう。
抽出したい項目を設定しましょう。
ここでは、Zoomのウェビナーを登録するアクションで必要な「姓」「名」「メールアドレス」を設定しました。
ここまで設定したら、テストをクリックします。
テストが成功し、抽出したい項目が取得できたら保存しましょう。
ステップ5：Zoomで登録者を追加する設定しよう
次に「ウェビナーに登録者を追加」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択
これまで同様に、タイトルやアクションの確認をして次に進んでください。
API接続設定
Zoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
ウェビナーIDは候補から選択しましょう。
「名」「姓」「メールアドレス」は「テキストからデータを抽出」の取得した値から選択してください。
設定後、テストを実行し、ウェビナー登録ができたら保存しましょう。
ステップ6：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONをクリックして動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
ZoomとOutlookを使用したその他の自動化例
今回紹介したテンプレートとの連携以外でも、Zoomで会議URLを自動発行したり、Outlookに届いたデータを他のアプリに転送することも可能です。
このように、ZoomとOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Zoomを活用した自動化例
Zoomを活用したミーティング管理やアフターフォローも、Yoomのテンプレートを使えばすべて自動化できます。
たとえば、フォーム送信をきっかけにZoom会議を作成したり、ミーティング終了後に録画データを自動保存・通知したりと、会議前後の業務を効率化。会議準備や情報共有の手間を減らして、コア業務に集中しませんか？
[[111597,134082,72145,95335,160811,]]
Outlookを活用した自動化例
Outlookの予定表やメールをトリガーに、ファイル保存や通知送信、タスク管理などを自動化できます。
たとえば、届いたファイルを自動でOneDriveにアップロードしたり、予定と連動してNotionやAirtableにデータを送信したりと、転記作業をなくすテンプレートが豊富に揃っています。日々のルーチンを減らし、ミスのない情報管理を実現しましょう！
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
試してみる
■概要
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローボットです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを用いて予定の登録をされている方
・Microsoft365サービスを契約しており、会社でOutlookのカレンダーを使用している
・商談や社内ミーティング含め包括的にOutlookを用いて予定管理している
2.Notionでデータベース管理をされている方
・Outlookでの予定情報をNotionに一覧化し、チーム内のスケジュールを管理されている方
・手作業でOutlookの予定情報をNotionに記録しており、手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
OutlookはMicrosoft365のサービスの中でもメール利用やスケジュール管理など様々な活用が可能です。Notionをデータベースとして使用している場合、Outlook内の予定をNotionに記録し、チーム内の情報を一元管理するといったこともできます。
しかし、このような流れを手作業で行う場合、転記に伴う手間やミスによる情報不備といったリスクが発生する恐れがあります。このテンプレートは、Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加することができます。
手動による転記とは違い、自動で情報が更新されるため手間の削減やヒューマンエラーの防止につながります。
■注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
2.Airtableを利用してデータ管理を行っている企業
・Airtableを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをAirtableに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でAirtableに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
■注意事項
・AirtableとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
ZoomとOutlookを用いた出欠管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール確認からZoomへの登録といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、ウェビナー担当者は煩雑な事務作業から解放され、コンテンツの準備や参加者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
