Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する

■概要

Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
• 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
• フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
• 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。

■注意事項

• Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。