■概要
ウェビナー開催時の出欠メール確認や、その情報を基にしたZoomへの参加者登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか。特に件数が多い場合、手作業では入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の出欠メールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、これらの課題を解消し、スムーズなウェビナー運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでウェビナーの出欠連絡を受け取り、手動でZoomに登録している方
- ウェビナーの申し込み者情報を、正確かつ迅速にZoomへ反映させたい方
- 繰り返し発生する登録作業の時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールからAIが自動で情報を抽出しZoomへ登録するため、手作業による登録時間を削減できます。
- メール内容の転記ミスやZoomへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なウェビナー登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定した件名のメールがOutlookに届いたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定します。前のステップで抽出した参加者情報を利用し、特定のZoomウェビナーへ自動で登録者を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Outlookのメール本文から抽出したい情報項目（例えば、氏名、会社名など）を任意で設定できます。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、AI機能で抽出した各情報を変数として利用し、Zoomの登録者情報における任意の項目（氏名、メールアドレスなど）に対応付けて設定できます。また、登録するウェビナーIDなど、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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