■概要
ウェビナー開催時の参加者管理、特にOutlookで受け付けた出欠メールからZoomへ手動で登録する作業は、時間のかかるものではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定条件のメールを受信した際に、自動で内容を読み取りZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、よりスムーズなイベント運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの出欠確認メールからZoomへの手動登録に手間を感じている方
- ウェビナー運営の効率化と、登録作業におけるヒューマンエラー削減を目指している方
- OutlookとZoomを日常的に利用し、これらの連携による業務自動化に関心のある方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した出欠メールの情報に基づき、Zoomウェビナーへ自動で登録するため、手作業による時間と手間を削減できます。
- メールの見落としやZoomへの登録情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な参加者管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- トリガーとして、Outlookで「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定し、ウェビナーの出欠確認メールを特定するための件名や条件を指定します。
- 次に、「分岐機能」を設定し、例えばメール本文の内容（「出席」「参加」など）に応じて、後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から参加者の氏名やメールアドレスなどの必要な情報を抽出します。
- 最後に、Zoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、抽出した情報を利用して該当のウェビナーへ参加者を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、受信するメールの件名や本文に含まれるキーワードなどを任意に設定し、自動化の対象とするメールを正確に特定してください。
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるか、実際の運用に合わせて任意に設定・追加が可能です。
- 「テキストからデータを抽出する」でメール本文から情報を抽出する際、前段のアクションで取得したメッセージ内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
- 「ウェビナーに登録者を追加」では、前段のオペレーションで抽出した氏名やメールアドレスなどの情報を、Zoomの対応する項目へ変数としてマッピングすることが重要です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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