「Googleカレンダーで管理しているチームの予定が急遽変更になったのに、関係者への連絡が漏れてしまい、トラブルに発展してしまった…」
「重要な会議の時間が変わったのに気づかず、ダブルブッキングしてしまった…」
このように、カレンダーの更新情報の共有に課題を感じていませんか？
そんな課題の解消にオススメなのが、Googleカレンダーで予定が更新されたら、その内容を関係者へ自動で通知できる仕組みの活用！
こうした連絡漏れや確認の手間から解放され、スムーズな情報共有を実現することで、より安心して本来の業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーの予定更新を検知し、社内共有など後続の業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailに通知する」フローは、GoogleカレンダーとGmailの連携を活用した業務ワークフローです。
予定の変更があると、自動的にGmailへ通知が送信されるため、スケジュール管理がより効率的になります。
このワークフローを導入することで、重要な予定を見逃すことなく、スムーズな業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しているビジネスユーザー
・Gmailを活用してスケジュール管理を強化したい方
・チーム内でのスケジュール共有を円滑に行いたいリーダー
・予定の変更をスムーズに把握したいプロジェクトマネージャー
・効率的な業務ワークフローを構築したいIT担当者
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーの予定更新をGmailに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーで予定が更新された際に、その内容をGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleカレンダーとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleカレンダーのトリガー設定とGmailのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailに通知する」フローは、GoogleカレンダーとGmailの連携を活用した業務ワークフローです。
予定の変更があると、自動的にGmailへ通知が送信されるため、スケジュール管理がより効率的になります。
このワークフローを導入することで、重要な予定を見逃すことなく、スムーズな業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しているビジネスユーザー
・Gmailを活用してスケジュール管理を強化したい方
・チーム内でのスケジュール共有を円滑に行いたいリーダー
・予定の変更をスムーズに把握したいプロジェクトマネージャー
・効率的な業務ワークフローを構築したいIT担当者
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GoogleカレンダーとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
GoogleカレンダーとGmailのマイアプリ連携方法は、以下のナビで解説しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法と同様の手順で行えます。
ナビ内のGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考に、GoogleカレンダーとGmailのマイアプリ連携を行なってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailに通知する」フローは、GoogleカレンダーとGmailの連携を活用した業務ワークフローです。
予定の変更があると、自動的にGmailへ通知が送信されるため、スケジュール管理がより効率的になります。
このワークフローを導入することで、重要な予定を見逃すことなく、スムーズな業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しているビジネスユーザー
・Gmailを活用してスケジュール管理を強化したい方
・チーム内でのスケジュール共有を円滑に行いたいリーダー
・予定の変更をスムーズに把握したいプロジェクトマネージャー
・効率的な業務ワークフローを構築したいIT担当者
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガー設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleカレンダーで予定が更新されるとトリガーが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報を確認しましょう。
タイトルを任意で編集し、トリガーアクションはそのままにして次に進みましょう！
ここで、Googleカレンダーの画面に移動して、予定を更新しましょう。
今回は時間を更新しました。
Yoomの画面に戻り、必須項目を設定していきましょう！
まずは「トリガーの起動間隔」を設定します。
- 5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
基本的には、ご契約プランの最短起動間隔を設定することをおすすめします。
プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
他の項目を任意で設定したら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
以上で、Googleカレンダーのトリガー設定は完了です！
ステップ4：Gmailに通知する設定
最後の設定です！
ここでは、Googleカレンダーで予定が更新されたことをGmailで通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
-
To：通知先となるメールアドレスを入力
-
CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
-
差出人の名前：差出人の名前を設定
-
件名：通知するメールの件名を設定
-
本文：任意の文章を設定
Googleカレンダーの情報を引用する部分は「取得した値」を引用し、「予定が更新されました。」など、毎回同じテキストを使用する定型文は直接入力（固定値）しましょう。
「取得した値」と「固定値」を組み合わせて、自由に設定してみてくださいね！
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
この時、「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
通知されましたね。
以上で【Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailで通知する】フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
Yoomの豊富なテンプレートで、Googleカレンダーを中心とした予定管理や情報共有の自動化を実現！
たとえば、Googleカレンダーから取得した予定をチャットツールに通知したり、データベースへ登録することもできます。また、他のツールに登録された期日やイベントを、Googleカレンダーに自動登録することも可能です。
自動化を取り入れることで、予定管理のミスを削減し、チーム連携の強化に期待できます。
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに予定を連携する
試してみる
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している会議やイベントの予定を、別途Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行が追加されるため、こうした課題を解消し、正確な記録管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーの予定をMicrosoft Excelで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・会議やイベントの記録をチームで共有するため、入力作業の自動化を検討しているマネージャーの方
・手作業によるデータの入力ミスや更新漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ClickUpで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
ClickUpで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ClickUpでタスク管理を行っている方
・管理業務を行っているプロジェクトマネージャーの方
・他のツールにもClickUpの情報を連携している方
2. 業務でGoogleカレンダーを導入しているプロジェクト
・タスクの期日をGoogleカレンダーで管理している方
・チーム内のタスク共有をGoogleカレンダーで行っている方
■注意事項
・ClickUp、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
このフローでは、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成することが可能です。この自動化によって、ミーティング設定の手間を減らし、時間を有効に活用することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとZoomを頻繁に利用しているビジネスパーソンの方
・スケジュール管理とオンラインミーティングの設定作業を自動化したい方
・業務効率化を図り、手動作業を減らしたい企業のIT担当者の方
・チームのミーティング設定にかかる時間を削減したいリーダーの方
■注意事項
・GoogleカレンダーとZoomをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、LINE WORKSに通知する」ワークフローは、予定の共有を効率化します。
カレンダーに予定が登録されると同時に通知されるので、予定の把握漏れ防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っている方
・Googleカレンダーに登録された予定を迅速に把握したい方
・LINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用している企業
・スケジュールの変更や追加情報をスピーディに全員に共有したい方
・手動でスケジュールの変更を通知する手間を削減したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーに予定が登録されたら、Notionにレコードを追加
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が登録されたら、Notionにレコードを追加」ワークフローは、スケジュール情報をNotionでの業務管理に活用するための仕組みです。
Googleカレンダーに新たな予定が追加されると、その内容が自動でNotionのデータベースに反映されます。
これにより、予定の管理と業務タスクの連携がスムーズになり、作業の記録や進行状況の把握が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを使用して予定管理をしているが、Notionへの転記に手間を感じている方
・タスクや予定をNotionで一括管理したい方
・スケジュールに基づいて業務を可視化・整理したいプロジェクト担当者
・日々の予定を自動で記録に残していきたい方
・情報の抜け漏れを防ぎつつ、効率よく管理したいチーム
■注意事項
・Googleカレンダー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
試してみる
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
毎日、Googleカレンダーから本日の予定を取得して、Slackにリマインド通知する
試してみる
■概要
「毎日、Googleカレンダーから本日の予定を取得して、Slackにリマインド通知する」ワークフローを利用すると、毎朝の予定確認がスムーズに行えます。
手動での確認が不要なため、時間を有効に使うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・Googleカレンダーの予定を頭に入れておきたいが、時間を取るのが難しい方
・予定の漏れや忘れを防ぎ、日々の業務をスムーズに進めたいと考える方
・日常的にSlackを利用してコミュニケーションを取っている方
・Slackを使用して予定やタスクの進行状況を毎日把握しておきたい方
・チームリーダーやマネージャーとしてメンバーの予定をしっかり把握し、調整を行いたい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Googleカレンダーの予定更新通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた関係者への連絡の手間を削減し、情報共有の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーは常に最新のスケジュールを把握でき、スムーズな連携が実現することで、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウント登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の予定の更新だけを通知できますか？
A：
はい、できます。
例えば、件名に「会議」と含む予定だけを対象にするなど、条件で絞り込むことが可能です。
「分岐条件」を設定することで、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：SlackやChatworkにも通知できますか？
A：
はい、フローボットの最後にSlackなどのオペレーションを追加することで実現できます。
オペレーションを追加する場合は、フロー最後の「＋」をクリックしましょう。
Yoomと連携できるアプリ一覧は以下のリンクをご参照ください。
Q：どの「更新」を検知できますか？
A：
Yoomでは、Googleカレンダーの予定内容が変更された際にトリガーとして検知できます。
例えば、以下のような変更が行われた場合にフローが実行されます。
- 予定のタイトルを変更したとき
- 開始時刻・終了時刻を変更したとき
- 説明欄の内容を編集したとき
- 場所を変更したとき
- ゲストを追加・削除したとき
- 予定自体が更新（再保存）されたとき
このように、予定の内容に何らかの変更があればトリガーとして反応します。
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