■概要

Googleカレンダーで管理している会議やイベントの予定を、別途Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行が追加されるため、こうした課題を解消し、正確な記録管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定をMicrosoft Excelで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• 会議やイベントの記録をチームで共有するため、入力作業の自動化を検討しているマネージャーの方
• 手作業によるデータの入力ミスや更新漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が作成されると自動でMicrosoft Excelに記録され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動でデータを追加するため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、予定の情報を追加する処理を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDの指定や、特定の予定種別、検索キーワードなどを任意で設定することが可能です。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルやシートを指定し、各列にどの情報を入力するかを設定します。Googleカレンダーから取得したデータを動的に割り当てるだけでなく、固定の値を入力することもできます。

■注意事項

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081