■概要
Googleカレンダーで管理している予定が更新された際、都度確認したり関係者に連絡したりするのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に複数のカレンダーを運用していたり、共有メンバーが多い場合、情報の伝達漏れや遅延が発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定更新をトリガーに、Gmailで指定した宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定更新を関係者へ確実に通知したいと考えている方
- 手作業でのGmail通知に手間や時間を取られ、非効率を感じている方
- 重要な予定の変更を見逃さず、迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーの予定が更新されると、自動でGmailへ通知が送信されるため、手作業による連絡の手間を削減し、情報共有の迅速化が図れます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、予定の更新情報を記載したメールを指定した宛先に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象としたいカレンダーのIDや、特定の種別、検索キーワードなどを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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