Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、添付ファイルをBoxに格納する

■概要

Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書などのファイルを、手作業でBoxに整理している方
• 定期的にメールボックスをチェックし、添付ファイルを整理する定型業務の効率化を目指すチームの方
• GmailとBox間でのファイル転記作業において、保存漏れなどのミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したキーワードに合致するメールをGmailが受信すると、添付ファイルが自動でBoxに格納されるため、手作業によるファイル管理の時間を短縮します。
• 人の手を介さずに処理が完了するため、ファイルのダウンロード忘れやBoxへの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したメールに添付ファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに含まれるキーワード（例：「請求書在中」「レポート」など）を任意で設定してください。
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件（例：添付ファイルの有無など）を任意で設定できます。
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定可能です。トリガーで取得したメールの件名を変数としてファイル名に利用することもできます。

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。